Jaarplannen van Nederlandse organisaties worden onvoldoende benut. Slechts 51% wordt gebruikt. Bij meer dan een kwart (26%) van de organisaties blijven de plannen in de kast liggen. Bij nog eens 23% van de respondenten is onduidelijk in hoeverre het jaarplan in de praktijk gebruikt wordt.
Dit blijkt uit Wendbaarheidsonderzoek dat in opdracht van Yacht is uitgevoerd door Market Response. Het onderzoek brengt in kaart hoe overheden en ondernemingen omgaan met de planningscyclus en hoe ze doelen stellen in een wereld die gekenmerkt wordt door een steeds grotere mate aan onvoorspelbaarheid. Zijn hun plannen ‘futureproof’? Houden ze rekening met verschillende scenario’s en positieve of juist negatieve externe ontwikkelingen? Zijn de plannen bekend ‘op de vloer’ en weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht om de gestelde doelen te realiseren?
Slechts 9% krijgt het jaarplan werkend
Uit het onderzoek blijkt dat slechts een luttele 9% van de organisaties over een jaarplan beschikt wat kwaliteit heeft, ‘futureproof’ is, bekend is bij alle medewerkers en de organisatie helpt haar doelen te bereiken, in goede en in slechte tijden. Organisaties hebben blijkbaar moeite een jaarplan werkend te krijgen. Minder dan de helft maakt het plan door zowel top down als bottom up informatie te verzamelen. Daarvan blijft vervolgens 28% over die aangeeft dat het plan ook gebruikt wordt. Slechts 15% daarvan vertaalt het plan door naar de afdelingen. Tot slot beaamt slechts 9% dat de medewerkers weten wat er van hem/haar wordt verwacht op basis van het jaarplan.
Scenarioplanning maakt wendbaar(der)
Peter Hulsbos, algemeen directeur van Yacht: ‘Deze cijfers schetsen een zorgelijk beeld. Ze wijzen op een grote mate aan inefficiëntie bij Nederlandse organisaties. Men besteedt tijd en energie aan jaarplannen, maar in de praktijk worden ze niet ingezet om effectief sturing te geven aan de organisatie. Het zijn papieren tijgers. Uit ons onderzoek blijkt dat de jaarplannencyclus effectiever kan worden door in het jaarplan scenario’s op te nemen. Maar waar vroeger een scenario werd ingezet om de wereld van over 5 -10 jaar te begrijpen, is tegenwoordig een voorspelling van de wereld over een jaar al lastig. Het denken in verschillende kortere termijn scenario’s is een must voor organisaties die in deze onzekere tijden houvast willen krijgen en een succesvolle koers willen varen.’
16% van de organisaties klaar voor veranderingen
Het onderzoek laat ook zien hoe het met de wendbaarheid van organisaties in Nederland is gesteld. Slechts 16% van de organisaties in Nederland is duurzaam wendbaar en klaar voor veranderingen nu, of in de toekomst. 48% van de organisaties voorziet enkel in wendbaarheid op de korte termijn, maar is onvoldoende bedacht op verandering in de toekomst. Ruim een derde (36%) heeft een flinke inhaalslag te maken op het gebied van wendbaarheid.
Verschillen tussen branches
In de branche Industrie zijn processen naar verhouding beter ingericht op toekomstige veranderingen dan bij de overige branches, en ook HR-beleid en kennismanagement zijn hier beter op orde. Daarmee zijn organisaties in de branche Industrie vaker structureel wendbaar. Het houdt echter niet over want het percentage blijft steken op 22%. Na de branche Industrie is de zakelijke en financiële dienstverlening het meest wendbaar, gevolgd door de branche handel/distributie en de branche zorg. Binnen de branche Overheid/non-profit is de grootste inhaalslag nodig. 47% van deze organisaties is onvoldoende wendbaar en is niet ingericht op plotselinge veranderingen. Dit ligt met name aan de inrichting en aansturing van de organisaties, maar ook het HR beleid en kennismanagement zijn onvoldoende wendbaar ingericht.
(Bron: APS en Gids voor personeelsmanagement 2010-nr. 1/2)
