Mensen starten graag nieuwe dingen. Maar het is een stuk moeilijker voor ze om bestaande dingen te stoppen.
De meeste managers beklagen zich erover dat ze te veel werk en verantwoordelijkheden op hun bordje hebben. Maar als je ze vraagt welke van hun activiteiten dan stopgezet kunnen worden, is het antwoord: geen enkele. Zo worden organisaties dus steeds complexer: er komt veel meer bij dan eraf gaat. Waarom is het zo moeilijk om activiteiten in organisaties te stoppen?Het is vooral een psychologische dynamiek, zegt Ron Ashkenas (Schaffer Consulting; Haas School of Business). Hij ziet drie drivers. Ten eerste: mensen klagen dat ze het druk hebben maar ondertussen vinden ze het best lekker en zijn ze trots dat ze onmisbaar zijn. Druk-zijn is een statussymbool. Ten tweede: managers aarzelen om dingen te stoppen, omdat ze niet willen toegeven dat ze laagwaardige of nutteloze werkzaamheden verrichten. Vooral in tijden van ontslagen, hoge werkeloosheid en kostenbesparingsinitiatieven willen managers graag geloven (en andere doen geloven) dat wat zij doen kritiek en absoluut onmisbaar is. En: ‘Als ik hiermee ophoud, wat moet ik dán gaan doen?' Ten derde: managers raken emotioneel verknocht aan onnodige taken. Als mensen eenmaal hebben geïnvesteerd in projecten, commissies of processen, is het moeilijk voor ze om die los te laten.
Drie tips
Hoe kun je overmatige activiteiten in je organisatie stopzetten? Ashkenas geeft drie tips:
- Scheid kostenreductie van werkreductie. Je kunt mensen moeilijk vragen om werk te schrappen waarmee zij zichzelf overbodig maken. Dus schrap eerste de onnodige banen, en laat de overlevers vervolgens het onnodige werk schrappen.
- Maak een groepsactiviteit van werkeliminatie. Managers zien meestal weinig schrapmogelijkheden bij zichzelf en veel bij de anderen. Als je ze bij elkaar brengt in een ‘eliminatieteam' – crossbusinessunit en crossfunctioneel – werkt het beter.
- Voeg een ‘zonsondergangclausule' toe aan alle nieuwe commissies, teams, projecten. Als mensen van meet af aan weten dat alle activiteiten een begin én een eind hebben, kunnen managers daarop plannen (ook mentaal) en ze later gemakkelijker stopzetten.
Boekentips
– Managen = Gewoon Doen
– Meesterlijk organiseren. Handreikingen voor ondernemende managers.
