Executives staan meer onder tijdsdruk dan ooit. Waar besteden zij hun tijd aan? En waar zouden zij hun tijd aan moeten besteden?
Een paar cijfers. Ceo’s besteden 60 procent van hun tijd aan meetings en 25 procent aan telefoongesprekken. Slechts 15 procent van hun tijd werken zij in hun eentje. Managers spenderen tot 2 uur per dag aan het zoeken van informatie – en de helft van de info die zij vinden is naar hun gevoel nutteloos. Ze zijn 2 tot 3 uur per dag kwijt aan het lezen, versturen en reageren op e-mail. Afhankelijk van de bedrijfstak spenderen managers 30 tot 60 procent van hun tijd aan administratief werk, 10 tot 50 procent aan niet-managementtaken en slechts 10 tot 40 procent aan het managen van medewerkers. Gemiddeld besteden managers 11,6 uur per week aan papierwerk. En senior managers nóg meer.
Hoe zouden executives hun tijd in het ideale geval moeten besteden? In het special report‘What a day looks like’kijkt Business Strategy Review wat de realiteit is en wat executives kunnen doen om effectiever te worden. Hoe ontwikkel je je eigen manier om je tijd en energie zo goed mogelijk te gebruiken? Dat is namelijk wat succesvolle managers doen.
Je ontdekt je weg door antwoord te vinden op een paar volgende cruciale vragen:
- Hoeveel tijd besteed ik aan nadenken over de toekomst?
Feit is dat de meeste executives hier te weinig tijd aan besteden, terwijl dit een essentïële taak voor ze is. Het modelvoorbeeld is Bill Gates, die geregeld een paar ‘denkweken’ weg was om over de toekomst van Microsoft na te denken. - Hoeveel tijd besteed ik aan meetings?
Effectieve leiders hebben strategieën om meetings zo productief – en dus ook kort – mogelijk te maken. Veel meetings zijn een drama: ze beginnen te laat, verkeerde mensen zijn aanwezig, het doel van de meeting is onduidelijk, mensen dwalen van het onderwerp af en herhalen dingen die al zijn gezegd, niemand weet precies wat er wordt afgesproken, er wordt niet altijd genotuleerd, en mensen verlaten de meeting met uiteenlopende verwachtingen van wat er gaat gebeuren. - Hoeveel tijd breng ik door met klanten?
Veel te weinig waarschijnlijk. Iemand als Kazuo Ishida, directeur bij Fujitsu, brengt de helft van zijn tijd door met klanten. Zoals een andere Fujitsu-topman zegt: ‘Je geeft de toekomst niet vorm door simpelweg technologie te verkopen. Er moet een dynamische, proactieve uitwisseling met klanten zijn.’ - Hoeveel tijd breng ik door met medewerkers en collega’s?
Dit is even belangrijk als tijd doorbrengen met klanten. Hun inzichten, kennis, ervaringen, signaleringen en feedback zijn van levensbelang.
Bron: Special report: What a day looks like in: Business Strategy Review 2011-4.
