Iedereen wordt bedolven onder de e-mail. Het meeste gaat half gelezen de prullenbak in.
Zo vergroot je volgens de Amerikaanse schrijfexpert Bryan A. Garner de kans dat je e-mails de aandacht krijgen die ze nodig hebben:- Houd je zorgvuldig aan het standaard hoofdlettergebruik en de standaard interpunctie. N.B.: ook als je mailt met het touchscreen toetsenbordje van je iPhone of Galaxy (waar de meeste 12-plussers al te dikke vingers voor hebben). Mails zonder hoofdletters en correcte interpunctie zijn lastig leesbaar en onduidelijk, dus haakt menig lezer prematuur af.
- Kom meteen ter zake (wel op beleefde wijze natuurlijk). Als je een verzoek hebt, wees dan direct, zonder intro met strooplikkerij. Een complimentje kan natuurlijk wel helpen: ‘Mooi interview, dank voor het toesturen. Mag ik je iets vragen?'
- Wees bondig – maar niet té bondig. Te lange mails, zeker als mensen moeten scrollen, worden haastig gescand en niet goed gelezen. Snijd het vet uit de mail maar laat het vlees zitten: zorg dat alle noodzakelijke info in de mail staat.
- Beschrijf wat er is gebeurd, en wanneer. Als het kan chronologisch, is lekker overzichtelijk. Een boeiend verhaal heeft een duidelijk begin, midden en eind.
- Maak een korte, beschrijvende onderwerpsregel. Als die generiek of leeg is, gaat de mail verloren in de overvolle inbox van de ontvanger(s). Zorg dat de ontvanger aan de onderwerpsregel ziet wat de essentie van de mail is.
- Ga verstandig om met cc'en. Stuur een mail alleen cc aan degenen die meteen snappen waarom ze in de cc zitten. Klik nooit op ‘Allen beantwoorden' – alleen als dat écht noodzakelijk is (en dat is het zelden of nooit). Gebruik bcc (blind carbon copy: een cc die onzichtbaar is voor de ontvanger van je mail) alleen als dat echt noodzakelijk is.
