De programma-aanpak kan een organisatie strategisch als veranderinstrument inzetten om haar doelen te realiseren. Meestal wordt eerst de programmamanager aangesteld die het programma gaat inrichten. Effectiever is het echter om dit andersom te doen: de inrichting en besturing van het programma zijn bepalend voor het functieprofiel van de programmamanager.
Steeds vaker kiezen organisaties voor de programma-aanpak bij het doorvoeren van complexe veranderingen. Met het aanstellen van een programmamanager denken de meeste bedrijven het lastigste stuk al achter de rug te hebben. Niets is minder waar. De keuze voor de programmamanager met de juiste competenties is cruciaal voor het welslagen van het programma.
Eerst zal dus helder moeten zijn wat de strategische redenen zijn om het programma te starten en de te realiseren doelen. Deze moeten nauw op elkaar aansluiten. Dit verkleint namelijk de kans dat een programmamanager het programma gaat inrichten naar de eigen competenties.
Verband strategische redenen en type programma
Verzeker u ervan dat u om de juiste redenen een programma start. Elk van deze strategische redenen leiden tot een bepaald type programma:
- Inzichtelijke complexiteit
Er is behoefte aan inzicht en monitoring van samenhang tussen projecten en veranderactiviteiten met een gemeenschappelijk doel. (thema-programma, zie onder) - Bestuurlijke complexiteit
Er is behoefte aan het samenbrengen en coördineren van verschillende partijen of organisaties (intern en extern) bij verwachte complexe besluitvorming. (regie-programma, zie onder) - Inhoudelijke complexiteit
Er is behoefte aan het bundelen van specialistische kennis. (expert-programma, zie onder) - Veranderkundige complexiteit
Door middel van een tijdelijke organisatievorm, los van de lijnorganisatie, wordt een omvangrijk verandertraject uitgevoerd. (integraal programma, zie onder)
Rollen en competentieprofielen
Nadat het type programma is vastgesteld, is de volgende stap het uitwerken van de rol van de programmamanager en zijn vereiste competenties. Op basis van de rolbeschrijving kan het functieprofiel worden opgesteld. Hierbij kunt u gebruikmaken van het competentiemodel van de Nederlandse Competence Baseline (NCB, versie 3). De NCB heeft dertig competentieprofielen gedefinieerd, die zijn beschreven in drie competentiegebieden: technisch (kennis), gedragsmatig (houding), contextueel (vaardigheden).
Functieprofiel programmamanager
Een realistisch functieprofiel voor de programmamanager dient te zijn toegesneden op het type programmaorganisatie:
- Reden programma:
Inzichtelijke complexiteit – Bestuurlijke compleciteit Inhoudelijke complexiteit – Veranderkundige complexiteit - Type programma:
Aanpak van het programma – Inrichting van het programma – Besturing van het programma - Rol programmamanager:
Houding programmamanager – Kennis programmamanager – Gedrag programmamanager - Competenties programmamanager:
Functies programmamanager – Taken programmamanager – Verantwoordelijkheden
Rollen programmamanager en soort programma
Thema-programma
Ondersteunende rol; meer gericht op structuur dan inhoudelijke doelen. Beoordeling op inbreng projectmatig werken, planvorming, risicobeheersing, rapportage. Aansturing programmabureau en communicatie. Advisering lijnmanagement.
Regie-programma
Onafhankelijke rol; bruggenbouwer, dialoog op gang brengen en houden ondanks tegenstrijdige belangen, vertrouwen winnen, senioriteit uitstralen, knelpunten signaleren, autoriteit in besluitvorming, geen probleemeigenaar.
Expert-programma
Autonome rol; aansturing programma-organisatie binnen kaders opgedragen door lijnmanagement. Ontwikkelen, draagvlak creëren. Uitvoerend leiderschap, lijnmanagement implementeert resultaten. Vergelijkbaar met een projectmanager van een groot project.
Integraal programma
Leiding en inrichting tijdelijke organisatie, realisatie programmadoelen, boegbeeld programma. Ook inhoudelijke rol: aanpak, resultaten en effecten rapporteren en waar nodig verdedigen.
(Bron: I.H. Ritzema en E.J.C. Schoonhoven in IPMA Projectie Magazine)
