Diagnose van je fair process leadership-communicatie

Fair process leadership (FPL) houdt in dat teamleden het gevoel hebben dat de besluitvorming op een eerlijke manier is verlopen. Daardoor krijgen zij meer vertrouwen in de leiding en gaan als gevolg daarvan de uitvoering van beslissingen dragen. Hoe goed leiders communiceren, is een cruciaal element van FPL.

Ian Woodward, Ludo van der Heyden (beiden Insead) en Elizabeth More (Australian Institute of Management) hebben in dat kader INVOLVE ontwikkeld: een tool die een kernprincipe en drie communicatiepraktijken identificeert om leiders, teams en organisaties te helpen om fair process in te bouwen in hun besluitvorming en werkcultuur. Geloof delen Het kernprincipe voor effectieve FPL-communicatie is: medewerkers continu betrekken bij het identificeren en communiceren van gedeeld geloof in het team of de organisatie en in de doelen waar naartoe wordt gewerkt. Ter ondersteuning van de implementatie van FPL moeten organisaties drie communicatiepraktijken adopteren:

• actief luisteren en constructieve dialoog
• overeengekomen communicatieprotocollen: gezamenlijk ontwikkelde en transparante communicatieregels en -follow-up
• toegankelijke connectie: nuttige, gemeenschappelijke en meteen beschikbare communicatieactiviteiten, -formats en -media om vergaande participatie en betrokkenheid te faciliteren

Het advies aan fair process-leiders is: wees respectvol, open en objectief; luister actief, vraag meer en vertel minder; bespreek en beslis constructief en helder; ontwikkel en volg onderling overeengekomen protocollen; verbind op voor alle betrokkenen toegankelijke manieren. Involve FPL-communicatiediagnose Hoe ver ben je als individu, leiderschapsteam en/of organisatie in FPL-communicatie? Geef op elke vraag een antwoord in de vorm van een score van 1 tot 10. Voer de diagnose uit in diverse fasen van de FPL-implementatie om de voortgang te monitoren.    

Vraag	Individu/zelf	Team	Organisatie
1. Helderheid van doelen en doelstellingen: als ik/we werk(en) met anderen, is de context dan helder gespecificeerd, inclusief de nagestreefde doelen en doelstellingen?
2. Gedeelde waarden: presente(e)r(en) ik/we mij-/onszelf op een manier die ervoor zorgt dat we te allen tijde staan voor respect, integriteit, vertrouwen en inclusie?
3. Vertrouwde en beschikbare leiders: Ben ik als senior leider, of is ons senior team of zijn onze topmensen, (een) open, betrouwbare en actieve luisteraar(s) die beschikbaar is/zijn voor de mensen in het team of voor de organisatie als ik/zij nodig ben/zijn?
4. Actief luisteren in een inclusieve omgeving: Spreid(en) ik/wij effectieve interpersoonlijke communicatiestijlen tentoon waarin de nadruk ligt op actief luisteren, inclusie en bewustzijn van individuele verschillen? Als ik/we werk(en) met anderen, is de gecreëerde omgeving dan open en participatief?
5. Constructieve dialoog. Geef ik/geven we blijk van communicatie die is gebaseerd op constructieve dialoog en interactie als we met elkaar communiceren? Dat wil zeggen: luister(en) ik/we meer dan ik/we vertel(len)?
6. Tijd en respect geven: Beto(o)n(en) ik/we altijd wederzijds respect, geef/geven ik/we altijd tijd aan anderen om hun mening te uiten  en ne(e)m(en) ik/we er altijd ruim voor om beslissingen uit te leggen?
7. Protocollen en procedures: Ma(a)k(en) ik/we gebruik van overeengekomen en heldere protocollen, procedures en regels rond verplichtingen ter ondersteuning van effectieve communicatie in mijn/onze organisatiegroepen of –teams?
8. Processen: Gebruik(en) ik/we gestructureerde en goed begrepen processen om ervoor te zorgen dat ik/we ideeën genere(e)r(en), het informeren van anderen over mijn/onze beslissingen plan(nen) en op tijdige en relevante wijze debrief(en) over de voortgang?
9. Systemen: Heb(ben) ik/we communicatiesystemen en -technologieën bij de hand die makkelijk toegankelijk zijn voor iedereen die op tijd op de hoogte moet zijn van informatie?
10. Evaluatie: Gebruik(en) ik/we open en transparante evaluatie-informatieprocessen en -systemen en belo(o)n(en) ik/we individuen en teams op basis van objectieve maatstaven en overeengekomen bedrijfsaanpakken of -uitkomsten?
Segmenttotaal X/100
Tel de drie segmentkolommen op – elk met een totaal van maximaal 100 – en deel dat door 3 om de totaalscore voor jezelf, je team en je organisatie te berekenen.

Interpretatie van de scores 80-100%: sterk Individuen, teams en de organisatie zijn er in hoge mate op georiënteerd FPL in de communicatiepraktijk te implementeren. Er is aantoonbaar sprake van een cultuur en praktijken van open, inclusieve en heldere communicatie, die worden gereflecteerd in gedrag en waarden. 60 tot 80%: matig tot sterk Individuen, teams en de organisatie verkeren in een goede positie om FPL in de praktijk te implementeren. Er zijn aantoonbaar een cultuur en praktijken van open, inclusieve en heldere communicatie aan het ontstaan. Implementatie van FPL zou deze capaciteiten versterken. 30 tot 60%: laag tot matig Individuen, teams en de organisatie zullen moeilijkheden ondervinden om FPL in de praktijk te implementeren. Er moet substantieel worden geïnvesteerd in het opbouwen van een cultuur en praktijken van open, inclusieve en heldere communicatie als leiderschaps- en managementcapaciteiten. Implementatie van aspecten van FPL (vooral op teamniveau) kan daarbij een positief katalyserend effect hebben. 0 tot 30%: zeer laag Individuen, teams en de organisatie zullen aanzienlijke moeilijkheden ondervinden om FPL in de praktijk te implementeren. Implementatie van FPL moet worden voorafgegaan door fundamentele investeringen in het opbouwen van open, inclusieve en heldere communicatie. Door: Eduard Kerkman – redacteur Management Executive