Wie moet er niet geregeld aanschuiven, bij die vergaderingen met (te) veel mensen maar zonder agenda of duidelijke doelen. En na de bijeenkomst met z’n allen klagen hoe die twee uur veel effectiever hadden kunnen worden besteed. 'Als ik een dubbeltje had gekregen voor iedere volkomen onnodige vergadering die ik heb bijgewoond, zou ik nu zwemmen in het geld', schrijft Jessica Kleiman in haar blog op Forbes.com. Maar ze heeft ook een oplossing.
Een recent onderzoek van wervingsbureau Robert Half toonde aan dat 28 procent van de vergaderingen wordt gezien als onnodig of onproductief. Leidinggevenden beschouwen de tijd die de voorbereiding, de vergadering zelf en de follow-up goeddeels als verloren. Er zijn dan ook mensen die vinden dat vergaderen verboden moet worden.
Het kan ook anders. Mits goed opgezet kunnen de vergaderingen de ideale manier zijn om ideeën en gedachten uit te wisselen, te brainstormen en met anderen te communiceren. De mensen aan tafel zijn geboeid, iedereen heeft een doel voor ogen en staat open voor discussie. Helaas weten sommige mensen niet hoe ze deel moeten nemen aan vergaderingen, waardoor zij het hele proces kunnen laten ontsporen.
Hier zijn de vier types die je keer op keer tegenkomt in vergaderingen en die je daar liever helemaal niet ziet:
- De Stomme.
Deze persoon zit aan de tafel, maar kan net zo goed onzichtbaar zijn omdat er gedurende de hele vergadering geen enkel geluid uit komt. Vaak is de oorzaak dat ‘de stomme’ bang is om iets stoms of verkeerds te zeggen en dus maar beter helemaal niet praat. Dat werkt echt niet, Als je niets zegt, zal niemand je waarderen. Niet ieder idee zal een schot in de roos zijn, maar iets is beter dan niets. En iemand die nog nooit een woord zegt, wordt zeer waarschijnlijk niet gezien als kandidaat voor een geweldige baan, promotie of opdracht. - De Monopolist.
Dit type is het tegenovergestelde van De Stomme. Hij praat aan een stuk door en gunt niemand anders het woord. Hij wil zo graag dat iedereen zijn ideeën hoort, dat hij blind is voor het feit dat andere mensen best zouden willen deelnemen aan het gesprek. Hoewel het geen kwaad kan om een stem als een klok te hebben: een vergadering is een groepsactiviteit en niemand moet daar het alleenrecht om te praten voor zich opeisen, ook al is hij de voorzitter. Luisteren naar de ideeën van anderen is net zo belangrijk als het spuien van je eigen ideeën. Je toont respect en je laat zien dat je een teamplayer bent in plaats van een zelfingenomen onaangenaam persoon. Die zijn niet geliefd bij collega’s, bazen en klanten. - De Tijdverspiller.
De persoon die een vergadering belegt alleen maar omwille van het houden van een vergadering, zonder echte agenda in zijn hoofd. Ik heb een leidinggevende gehad die me verplichtte een wekelijkse vergadering bij te wonen. Ik haatte die dinsdagochtenden, en hoe vaak ik ook vooraf om een agenda vroeg, die kwam nooit. Hij kwam ook nog eens iedere week te laat, zodat de aanwezigen hem moesten bijpraten. Als straf voor zijn traagheid kregen wij met z’n allen dezelfde informatie twee keer te horen. Het was pijnlijk en een enorme verspilling van tijd voor iedereen. Uiteindelijk heb ik verteld dat ik op dezelfde ochtend ook een andere vergadering had (maar niet heus, natuurlijk…) en maar dertig minuten had om de zijne bij te wonen. Ik deed mijn verhaal aan het begin van de vergadering, en verliet de bijeenkomst na klokslag een half uur, met verontschuldigingen en de belofte dat ik later het verslag zou krijgen. De waarheid: Ik heb nooit iets belangrijks gemist en nog beter: ik kreeg er iedere dinsdag dertig minuten bij om andere dingen te bereiken. - De Multitasker.
Deze persoon lukt het absoluut niet om zijn of haar aandacht op één ding tegelijk te richten. Typend op de BlackBerry of iPhone onder de tafel (alsof niemand merkt!), pratend met collega’s of iets lezend dat niets met de vergadering te maken heeft. Nu kan multitasking best nuttig zijn, maar vergaderingen zijn niet de plaats om te proberen veel dingen tegelijk te doen. Allereerst is het onbeschoft. Ten tweede zorgt het ervoor dat je hersenen onvoldoende bij het onderwerp zijn zodat je weinig zinnigs hebt bij te dragen. En ten derde, je stuurt een duidelijke boodschap naar anderen in de kamer dat ze niet zo belangrijk als de e-mail of het artikel dat je aan het lezen bent. Ik heb onlangs een regel ingesteld: Geen Smartphone’s tijdens vergaderingen. Wie kent nog het leven vóór de pda’s, smartphones en iPhones? Mensen moesten gewoon wachten tot je weer achter het bureau zat voor ze contact met je konden opnemen. En op de een of andere manier hebben we dat prima overleefd. Tegenwoordig hebben mensen het gevoel dat er een ledemaat is afgehakt als ze vijf minuten van hun Smartphone zijn gescheiden. Maar soms is het echt nodig om jezelf toe te staan om attent te zijn en creatief zonder te worden onderbroken door e-mails of sms-jes.
Gewoon niet naar vergadering gaan
Het punt? Je wilt niet als een van de bovenstaande vier zijn. Maar meer nog: je wilt vergaderingen vermijden waar zij wel verschijnen. Dus, hoe kan je dat doen?
- Bezoek geen enkele vergadering zonder agenda.
- Zorg dat je jouw inbreng al ergens halverwege hebt laten horen, zodat je hem makkelijker kunt smeren als dat nodig is.
- Verlaat nooit een vergadering zonder dat er met iedereen aan tafel afspraken zijn gemaakt over de volgende stappen.
- En, tenslotte, als je geacht wordt in zoveel vruchteloze vergaderingen te verschijnen dat je niet in staat bent om je werk te doen, sla de bijeenkomsten over die echt zonder jou kunnen. Stel voor achteraf de zaken bijvoorbeeld in een conference call te bespreken (op die manier kun je een aantal e-mails beantwoorden, terwijl je luistert. Maar houd je aandacht wel bij het gesprek, anders is het net zo verkeerd als die BlackBerry in de vergadering).
Een laatste tip: maak iedereen duidelijk dat er bepaalde dagen of uren in de week zijn waarop je beschikbaar bent voor vergaderingen en woon alleen de bijeenkomsten bij die zijn gepland in die tijd.
