artikel

Advies ontvangen en geven: do’s en dont’s

Organisatie

Advies geven én krijgen (en benutten) zijn essentiële vaardigheden voor leiders. Goed nieuws: je kunt deze vaardigheden leren.

David A. Garvin en Joshua D. Margolis (beiden Harvard) hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar de kunst van het ontvangen en geven van advies. Dit zijn zeer belangrijke maar geen vanzelfsprekende vaardigheden, veel moeilijker dan menigeen denkt. Er gaat dan ook nogal wat mis op dit punt. Hoe zorg je er als leider en beslisser voor dat je op de juiste manier advies geeft én krijgt?

Best practices
Garvin en Margolis hebben de best practices vastgesteld uit onderzoek en interviews met deskundigen op dit gebied. Dit zijn hun richtlijnen, per adviesfase.

Fase 1: de juiste fit vinden. Richtlijnen voor adviesvragers: zorg ervoor dat je een persoonlijke ‘board’ van uiteenlopende, elkaar aanvullende adviseurs hebt; stel vast wat voor soort advies je zoekt; kies een of meer adviseurs die bij je huidige adviesbehoefte passen. Adviesgevers: vraag je af of je de tijd, deskundigheid en ervaring hebt om te kunnen helpen; identificeer andere mogelijke bronnen die van dienst kunnen zijn.

Fase 2: gedeeld begrip ontwikkelen. Adviesvragers: geef precies genoeg info over je probleem; zie onprettige waarheden onder ogen. Adviesgevers: zorg dat je voldoende tijd hebt en kies een plek die rust en privacy biedt; luister actief, zonder meteen al te oordelen; stel open-eindevragen voor breed begrip en ga daarna gedetailleerder op dingen in; heb je het totaalplaatje, kom dan overeen wat voor soort advies nodig is.

Fase 3: alternatieven opstellen. Adviesvragers: draag actief bij aan de ontwikkeling van opties; stel vragen om inzicht te krijgen in de kosten en voordelen van elke optie, de relevantie en toepasbaarheid van het advies en de implementatieaanpak. Adviesgevers: begrijp en expliciteer je rol als gever van richtlijnen (en niet als beslisser); voer druk uit om tot verschillende levensvatbare keuzes te komen; licht de achtergrond, principes en beweegredenen van je advies zeer helder toe.

Fase 4: elkaar vinden in een advies. Richtlijnen voor adviesvragers: hoed je voor onkritische of afwijzende reflexen; overweeg om een tweede of derde mening te vragen; ontwikkel hybride oplossingen. Voor adviesgevers: zorg dat alle opties worden geëvalueerd en kom niet overhaast tot een oplossing; pauzeer geregeld om ruimte voor reacties te geven; maak duidelijk dat je beschikbaar bent voor nadere toelichting en uitwerking.

Fase 5: het advies in actie omzetten. Adviesvragers: blijf alert op veranderingen in de situatie en sta open voor tussentijdse aanpassingen; zorg zo nodig voor follow-up en aanvullende begeleiding. Adviesgevers: bevestig dat de beslissing aan de adviesvrager is en dat hij verantwoordelijk is voor de consequenties; maak duidelijk dat je beschikbaar bent voor eventuele verdere begeleiding en ondersteuning.

Fouten van adviesontvangers
• Denken dat je de antwoorden al weet. Veel mensen kennen hun eigen competenties niet goed en vertrouwen te veel op hun intuïtie. 
• De verkeerde adviseurs kiezen. Soms beïnvloeden beslissers – bewust of onbewust – de uitkomsten door advies te vragen aan gelijkgestemden. Of aan vrienden of anderen die ze aardig vinden. Dat levert niet noodzakelijkerwijs het beste advies op.
• Het probleem slecht definiëren. Dat wil zeggen: te uitvoerig en te gedetailleerd zijn, of juist details weglaten die belangrijk zijn voor het totaalplaatje.
• Advies onderwaarderen of verwerpen. Eén reden is egocentrische bias: ook als mensen ergens niet deskundig in zijn, vertrouwen ze vaak meer op hun eigen mening dan op inzichten van anderen. Nog een reden: adviesvragers begrijpen vaak wel hun eigen logica maar niet de redenering van de adviesgever.
• De kwaliteit van advies verkeerd beoordelen. De meeste adviesvragers hebben er moeite mee het koren van het kaf te scheiden. Ze hechten bijvoorbeeld meer waarde aan een advies als dat uit een vertrouwde bron komt – terwijl dat op zich niets zegt. En ze denken dat een advies niet goed is als het afwijkt van de norm of van iemand komt waarmee ze veel onenigheid hebben gehad.
Bron: Harvard Business Review, januari-februari 2015 (vertaald en bewerkt door Management Trends)

Leestips
Adviseren vanuit het geheel door Paul Kloosterboer e.a.
Adviseren als tweede beroep door Hanna Nathans

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels