artikel

Het proces van het Organisatie Ontwerp Atelier

Organisatie

Design Thinking gaat uit van een proces van inspireren, ideeën genereren en implementeren. Inspiratie gaat over de aanleiding van het ontwerpproces. Dit kan een bedreiging of een kans zijn. Het levert in ieder geval een wicked problem op bij het Organisatie Ontwerp Atelier.

Het proces van het Organisatie Ontwerp Atelier

De fase van ideeën genereren gaat over het ontwikkelen en testen van ideeën. In de implementatiefase worden de ideeën uit het ontwerpatelier gehaald en in de praktijk gerealiseerd.  Een proces bestaat uit verschillende stappen. Dit geldt ook voor het ontwerpproces in het Organisatie Ontwerp Atelier. De eerste stap is gericht op de fase van inspiratie en leidt tot een ontwerpopdracht. Deze ontwerpopdracht formuleert de opdrachtgever – met jouw hulp – tijdens een intake. Deze intake is niet één gesprek, maar bestaat uit een uitgebreide analyse van de behoeften van de organisatie, de behoeften van de opdrachtgever en de kenmerken van de huidige situatie.

Ideeën genereren

Vervolgens begint het proces van ideeën genereren. Deze ideeën gaan over de ontwerpcriteria, knippen, plakken en knopen doorhakken. Deze onderwerpen vormen samen de organisatiestructuur en de onderbouwing van de keuzes in de organisatiestructuur. En ze zijn geïnspireerd door de ontwerpopdracht. We genereren deze ideeën tijdens vier verschillende ontwerpsessies. Eén sessie voor elk van de onderwerpen. Al moet je dit overigens niet helemaal letterlijk nemen. Het kan namelijk zijn dat je:

  • Voor een bepaald onderwerp meer tijd nodig hebt. Dan plan je gewoon een tweede, derde of vierde bijeenkomst over dezelfde ontwerpsessie. Mijn ervaring is dat je ergens tussen de vier en acht uur per ontwerpsessie nodig hebt. Dus je kunt er ook voor kiezen om per sessie twee bijeenkomsten in te plannen;
  • naar aanleiding van de uitkomsten van een ontwerpsessie terug moet naar de resultaten uit een eerdere ontwerpsessie om aanpassingen te maken of details verder uit te werken. Hoewel we concrete begin- en eindpunten kunnen benoemen voor elke stap, betekent dit niet dat je niet heen en weer kunt. Design Thinking is er juist op gericht om onverwachte ontdekkingen te doen – door de manier waarop de teams zijn samengesteld, de technieken die worden gebruikt (zoals de fysieke ruimte en fysualiseren die we bespreken in het volgende hoofdstuk) en de tijd die je investeert. Het zou zonde zijn om die ontdekkingen niet mee te nemen in je ontwerpproces!

De truc zit in het vinden van de balans en te weten wanneer je genoeg hebt gedaan. Zoals gezegd, heb je naar mijn ervaring tussen de vier en acht uur per onderwerp in de ontwerpsessies nodig. Voorwaarde hierbij is dat je genoeg tijd neemt tussen de verschillende sessies om kwartjes te laten vallen. Daarnaast leert de ervaring dat je in een ideale situatie twee ‘rondes’ langs de vier ontwerpsessies doet. Met name om in de tweede ronde meer in detail te kunnen gaan. Maar ervaring leert ook dat de tijd hiervoor vaak ontbreekt. De praktijk is vaak dat de details dan ofwel ‘achter de tekentafel’ verder uitgewerkt worden, of tijdens de implementatie. Dit kan natuurlijk. Het vraagt van de hoofdontwerper wel dat hij regie houdt op de uitwerking en dat hij de uitwerking nog steeds laat toetsen door het ontwerpteam en aan de praktijk.

Stel oordeel over idee uit

Tijdens de ontwerpsessies proberen we zo veel mogelijk goede ideeën te genereren. Hiervoor is het noodzakelijk om het oordeel over het best passende idee zo lang mogelijk uit te stellen. In Design Thinking staat divergeren en convergeren centraal. Elke ontwerpsessie start met technieken om te verbreden. Hierdoor geef je ruimte voor ideeën en gedachten waarbij het vraagstuk vanuit alle mogelijke hoeken wordt bekeken. Pas wanneer je veel ideeën hebt verzameld, ga je ze beoordelen, categoriseren en keuzes maken. Gedurende dit proces ben je voortdurend aan het analyseren en conclusies aan het trekken. Analyses en conclusies over het vraagstuk. Analyses en conclusies om de mogelijkheden voor ideeën te verbreden. En analyses en conclusies om je best passende keuzes te maken. Het divergeren en convergeren helpt om ideeën te bedenken, het analyseren en concluderen helpt om de kwaliteit van de ideeën zo hoog mogelijk te maken.

Kernprocessen van Design Thinking

Kernprocessen van Design Thinking

Tot slot is experimenteren en testen in de praktijk een prominent kenmerk van de aanpak. Hierbij onderscheiden we twee momenten:

  • Voorafgaand, tijdens en na elke ontwerpsessie kunnen alternatieven getest en keuzes getoetst worden aan de praktijk. Hiervoor geven we in hoofdstuk 10 (van het boek Organisatie Ontwerp Atelier) een aantal technieken die gestoeld zijn op de praktijk van prototyping.
  • Wanneer alle ontwerpsessies zijn afgerond (met voldoende tijd en voldoende bijeenkomsten), ligt er in principe een ontwerp van de organisatiestructuur. In een afrondende testsessie onderwerpen we dit ontwerp aan een stresstest. Deze test biedt input voor eventuele aanpassingen en aandachtspunten voor de implementatie.

De volgende figuurmet de zes vlakken kun je in elkaar vouwen tot een kubus. Het ontwerp van de organisatiestructuur verandert daarmee van een tweedimensionele wereld op papier naar een driedimensionele wereld in de werkelijkheid. Als je het atelier binnenstapt, stap je als het ware een fysieke ruimte binnen. In het Atelier heb je altijd – ongeacht met welke muur je bezig bent – de ontwerpopdracht boven je aan het plafond hangen. Daarnaast sta je voor elke muur stevig met beide benen op de vloer door te testen en te toetsen.

Activiteiten Organisatie Ontwerp Atelier

Activiteiten Organisatie Ontwerp Atelier

Het atelier stap je binnen om – aan de hand van de ontwerpsessies – de vier muren te vullen met ideeën. En de vloer vol te bouwen met prototypes van die ideeën. Dit allemaal om de ontwerpopdracht in te vullen. Met het binnenstappen van het atelier stap je een fysieke ruimte binnen. We gaan nu daadwerkelijk aan de slag om die ruimte in te richten.

Ontwerpsessies in het atelier

Ontwerpsessies in het atelier

Bron: Organisatie Ontwerp Atelier

Door: Mark Nijssen

Het boek: Organisatie Ontwerp Atelier

Het Organisatie Ontwerp Atelier is een praktisch doe-boek voor organisaties die behoefte hebben aan een ‘nieuwe’ structuur. Bijvoorbeeld vanwege groei(krampen) of krimp, verzelfstandiging, fusie of bij het opzetten van een nieuwe afdeling.

Reageer op dit artikel