Georganiseerde mensen worden niet geboren, ze worden gemaakt.
Iedereen kent er wel eentje, zo’n collega die alles jaloersmakend efficiënt aanpakt. Hij is punctueel. Hij rondt projecten al voor de deadline af. Hij weet precies waar hij vindt wat hij nodig heeft als hij het nodig heeft. Haat hem niet. Kijk liever de kunst af.
Dit doen efficiënte mensen vaker dan anderen:
• Ze gebruiken tools. Pop-ups met reminders op de smartphone bijvoorbeeld. Of timers.
• Ze stellen prioriteiten. Ze weten wat wanneer (en nu) moet gebeuren en wat uitstel verdraagt. Ze beginnen hun dag met het inventariseren van bd’s – belangrijkste dingen – en stellen die zo nodig in de loop van de dag bij.
• Ze vermijden redundantie. Hoe minder er te organiseren valt, hoe makkelijker. Efficiënte mensen bepalen wat de kern is van hun professionele en persoonlijke missie en lozen de rest.
• Ze kiezen eenvoudige oplossingen. Denk aan een bakje voor nog te betalen rekeningen, een haak aan de deur voor jassen en tassen, een schaal bij de entree voor je sleutels en portemonnee.
• Ze doen aan onderhoud. Georganiseerde mensen besteden elke dag een moment aan dingen op de juiste plaats opbergen. Ze archiveren bijvoorbeeld een paar mails, of bergen documenten op. Ze gooien dingen niet op de grote komt-later-wel-stapel. Het kost meer tijd om het achteraf allemaal in één keer te organiseren.
• Ze houden grote schoonmaak. Dingen die ooit belangrijk waren, worden soms overbodig. Efficiënte mensen filteren hun kastinhoud als de deur niet meer dicht gaat – in plaats van een nieuwe kast te kopen.
• Ze kijken vooruit. Als ze iets moeten voorbereiden of meenemen naar een afspraak, plannen ze dat in en zetten het op hun takenlijst.
Bron: Fast Company, 2 februari 2015
