artikel

Hoe woorden onze communicatie beïnvloeden

Persoonlijke groei

Goede financiële professionals kennen hun vakgebied en hebben financieel inzicht. Net zo belangrijk is dat zij ook goede communicatieve vaardigheden bezitten. Vaardigheden om de financiële cijfers en informatie effectief te communiceren naar alle belanghebbenden. Bij deze communicatie kan er van alles mis gaan en conflicten als gevolg daarvan komen regelmatig voor. Open communicatie kan helpen om deze conflicten de baas te blijven.

Hoe woorden onze communicatie beïnvloeden

Financials zijn stafmedewerkers. Dit betekent dat ze financiële kennis door middel van beïnvloeden, enthousiasmeren en communiceren moeten ‘verkopen’ binnen de organisatie. Door een verkeerde woordkeuze kunnen daarbij conflicten ontstaan. Of door wederzijds onbegrip. Of door een verkeerde keuze van het communicatiekanaal. Discussies kunnen nu eenmaal beter niet via de email worden gevoerd en meningsverschillen kunnen beter worden uitgepraat in een persoonlijk gesprek.

Conflicten, groot of klein, willen we liever uit de weg gaan. Tegelijkertijd weten we dat dat eigenlijk niet de beste strategie is. Het niet bespreekbaar maken of onderdrukken kan gemakkelijk leiden tot escalatie van het probleem en de persoonlijke verhoudingen. Iedereen kent in zijn werk wel collega’s waar hij of zij een moeizame relatie mee heeft. Liever uit de weg gaat. Business unit managers waar je gemakkelijker mee door een deur kunt, en zij waar je tegen op ziet om naar toe te gaan om de maandcijfers toe te lichten.

Iedereen kent wel situaties waarin je jezelf zit op te winden en kleine problemen groot worden. Je bent op weg naar je werk en onderweg snijdt een wegpiraat je af. Je moppert en windt je op. Dat gevoel kan blijven sluimeren, voor een goed deel van de rest van de dag.

Of je krijgt kritiek van je leidinggevende en als reactie ga je in de verdediging, of misschien zelfs wel in de aanval, wat de situatie alleen maar erger maakt. Het blijft je bezighouden en kan de verhoudingen verzieken.

Het heeft vaak te maken met hoe we zelf denken. En of we denken dat we iets aan de situatie kunnen doen. Dus zelf ‘in control’ zijn. Als je jezelf hoort denken ‘ik heb geen keus’ of ‘er verandert toch niets’ zegt dat iets over de (negatieve) mindset waarmee je de buitenwereld tegemoet treedt.

George Kohlrieser heeft hierover een fascinerend boek geschreven, ‘Hostage at the table’, waarbij hij een parallel trekt met gijzelingssituaties. Want wat we in essentie doen is onszelf gijzelen met onze gedachten, of anderen gijzelen met onze woorden.

Kohlrieser beschrijft zeven vaardigheden om conflicten te vermijden of op te lossen. Of het nu om iets kleins gaat als kritiek van een collega, of een groter probleem als een vervelende relatie met je leidinggevende. Kern is dat we ons realiseren dat we altijd een keus hebben hoe we denken, ons voelen en acteren. Afhankelijk van hoe we ons voelen en hoe we denken, zal de wereld er anders uitzien.

Vaardigheid 1. Positieve mindset
Het begint bij jezelf. Het begint met een positieve mindset. Denk niet in problemen, maar in mogelijkheden en kansen. Oplossingsgericht dus. Effectieve professionals zijn in staat om na een tegenslag en bijbehorend verdriet, frustratie of teleurstelling, weer hun hoofd leeg te maken om met een positieve instelling verder te gaan. Als we ons vervolgens ook bewust zijn van de mindset van de ander kunnen we die ander beïnvloeden en gemeenschappelijke doelen behalen.

Vaardigheid 2. Verbinding maken
Verbinding maken helpt ons om onszelf en anderen te begrijpen. Waarom doen we de dingen die we doen? Om conflicten te voorkómen of op te lossen helpt het als je een band met collega’s hebt opgebouwd. Je hoeft geen vrienden te zijn, maar een gemeenschappelijk doel is wel belangrijk. Met een collega waarmee je iets gemeenschappelijks hebt werk je prettiger. Je accepteert ook meer van hem.

Vaardigheid 3. Veilige basis
In ons functioneren is zelfvertrouwen een belangrijke randvoorwaarde. We krijgen zelfvertrouwen als we ons waardevol voelen voor de organisatie en gewaardeerd voelen door onze collega’s. Een veilige basis waarop je kunt terugvallen is daarbij belangrijk. Op zo’n veilige basis kun je terugvallen in moeilijke tijden. Als er conflicten zijn of dreigen. Als je even een luisterend oor nodig hebt of tot jezelf wilt komen. Zo’n veilige basis kan een persoon zijn (een collega, je partner), maar ook een plaats (je geboortestad) of geloof. Iemand die van huis uit geen veilige basis heeft meegekregen zal het moeilijker vinden om verbinding te maken.

Vaardigheid 4. Bespreekbaar maken
De weg van de minste weerstand is om conflicten te negeren en onbespreekbaar te laten. Het opkroppen van je negatieve gevoelens zal echter leiden tot het vergroten van het (gevoelde) probleem. Je gijzelt jezelf met je eigen gedachten. En wellicht dat de andere persoon niet eens weet dat hij iets fout doet! Als je wilt dat een persoon iets gaat veranderen in zijn gedrag dan zal je dit bespreekbaar moeten maken.

Vaardigheid 5. Effectieve dialoog
Ga in dialoog met je collega’s. Dit betekent niet alleen praten en zeggen wat je zelf vindt, maar ook goed luisteren naar de mening van een ander. Conflicten ontstaan vaak als er niet goed geluisterd wordt en verkeerde conclusies worden getrokken. En het gaat daarbij niet alleen om de woorden die worden gebruikt, maar ook om de lichaamstaal.

Vaardigheid 6. De macht van onderhandelen
Onderhandelen is een krachtig instrument om conflicten te voorkómen. Niet alleen op het werk. Iedereen die kinderen heeft maakt het thuis bijna dagelijks mee. Tot een gezamenlijke oplossing komen door te onderhandelen. Als je een goede band met je collega’s hebt en naar ze luistert, weet je ook wat hun belangen zijn en waar ze waarde aan hechten. Maak meningsverschillen bespreekbaar met een positieve mindset en je kunt op een goede manier tot een gezamenlijke oplossing komen.

Vaardigheid 7. Het beheersen van emoties
Emoties hebben een grote invloed op onze communicatie met anderen. Emoties kunnen je eigen gedachten gijzelen en tot conflicten met anderen leiden. Leer je emoties te beheersen. Gebruik ze op een positieve manier. Het helpt om conflicten te voorkomen.

Belangrijkste les is dat we zelf de keuze hebben om vrij te denken. Om positief de wereld tegemoet te treden en conflicten te beheersen. Dit betekent uiteraard niet dat we nooit problemen zullen ondervinden in ons werk. Maar wel dat we problemen met een positieve mindset tegemoet treden en zonder een gevoel van machteloosheid.

Als we ons hierin oefenen, kunnen we de situaties herkennen waarin we defensief of offensief reageren en daardoor onszelf gijzelen in gedachten, of anderen met onze woorden. We kunnen dan zelf kiezen hoe we reageren. We kunnen ons dan focussen op de woorden die we gebruiken en de relaties die we met collega’s hebben. We kunnen als financial effectiever worden in ons werk.

Door: Drs. Hanneke Ester

Dit artikel werd eerder geplaatst op CMweb

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels