Druk zijn? Lekker makkelijk!

“Spiegeltje, spiegeltje aan de wand, wie is het drukst van ’t land?” – Ik werd onlangs weer eens getriggerd door een ongenadige reflectie op het fenomeen – of liever het modeverschijnsel -, druk zijn. Oké, je hebt mijn aandacht, denk ik hardop.

In de eerste plaats, omdat ik als zelfstandig ondernemer mijn tijd goed moet bewaken, mijn prioriteiten goed moet stellen en omdat focus een vereiste is. Maar het is tegelijkertijd een feest der herkenning. Sommige teams en vele professionals die ik mag trainen, coachen en ondersteunen verschuilen zich namelijk nogal eens achter de woorden: “Ik heb het al zo druk!”. En prik daar maar eens samen doorheen. Deze blog schrijf ik dan ook om de illusie van druk zijn nader onder de loep te nemen. En ik hoop dat we er samen ons voordeel mee kunnen doen. Hoe? Door in uw werk als leider, adviseur, coach en/of trainer deze spiegel stevig voor te houden bij uw doelgroep. Gestoeld op mijn eigen ervaringen en wat leesvoer neem ik u mee in de wereld waarin we allemaal te druk zijn… Wel belangrijk om te vermelden: ik houd absoluut geen pleidooi voor luiheid en nietsdoen, van hard werken is immers nog nooit iemand slechter geworden. En het leven is vandaag de dag gewoon druk. Dus laten we vooral realistisch blijven. Maar ik schrijf wel vanuit de context dat we vaak jachtig en voortdurend gespannen druk zijn met meerdere dingen tegelijk, waardoor we overbelast raken. We verliezen zeggenschap over onze eigen planning, onze doelen en ons welzijn. We staan altijd ‘aan’ en dat leidt uiteindelijk tot concentratieverlies en uitputting. Simpelweg omdat ons menselijk systeem daar niet op is ontwikkeld. En zo voelen de mensen met wie ik werk zich vaak ook. De werkgever verwacht steeds meer in minder tijd, we vergaderen ons suf, en de voortdurende stroom van informatie zwelt via velerlei kanalen dagelijks aan.

Druk zijn, lekker makkelijk

Waarom hebben we het dan zo druk? Om het maar even lullig te brengen, het is lekker makkelijk. Het is de weg van de minste weerstand. Pardon? Ja, echt waar! Als we onze dag namelijk laten bepalen door de manager, “dringende” vragen van collega’s, onze smartphone en onze inbox, dan hoeven we niet zelf na te denken over onze planning en onze prioriteiten. We hoeven alleen maar te reageren, lekker makkelijk dus.

Drukte is gemakzucht, er is moed voor nodig om minder te doen en keuzes te maken.

In mijn werk als adviseur en coach baseer ik mijn ondersteuning onder andere op filosofieën en strategieën uit Agile, Lean en Change management. Al deze ‘moderne’ wijzen van denken en werken hebben met elkaar gemeen dat we willen gaan voor onder andere klantwaarde, kwaliteit, zelflerend vermogen en continu verbeteren. Hiervoor moeten we als individu, team en organisatie keuzes maken, resources managen en rigoureus prioriteren. Dat dit ons op de (middel)lange termijn voordelen biedt en ons wendbaarder en weerbaarder maakt in voortdurend wijzigende omstandigheden op de markt en in de maatschappij geloven we vaak wel. Maar jeetje, wat hebben we het druk. Er ligt zoveel werk op ons te wachten en dan moeten we ook nog eens Agile, Lean of Kanban ‘gaan lopen doen’?! Nee hoor, veel te druk!

Kuddegedrag en ambitie

Druk zijn is stoer en we voelen ons goed als we het drukker hebben dan anderen.

We streven ernaar en kunnen erover opscheppen. Dus we laten ons meeslepen door de sociale norm van druk zijn. Niets is zo vervelend als anderen het drukker hebben dan ons. Nee, we laten ons niet overtroeven, wij kunnen nog drukker dan druk zijn. En zeg eens eerlijk, hoe slecht kan druk zijn nu voor ons zijn. In de juiste dosering niet, luidt het antwoord. Maar ons menselijk systeem is ontworpen om te schakelen tussen activiteit en rust. En als we onszelf niet de kans gunnen om te schakelen tussen ‘aan’ en ‘uit’ dan lopen we tegen chronische overbelasting aan en dit leidt tot vermindering van denkkracht, prestatieverlies en mogelijk tot een heel pallet aan gezondheidsproblemen. Dus wees liever slim dan stoer en zorg voor voldoende rust en ontspanning. Alleen zo kun je boven jezelf uitstijgen. Alleen zo kun je kwaliteit en klantwaarde leveren. En alleen zo heb je energie om een leven lang te leren en continu te verbeteren. Ik kom het zo vaak tegen dat mensen elkaar aftroeven op elkaars druk zijn. En dat managers enkel sturen op getallen, kwantiteit en output. “Werk jij maar vier dagen per week?” “Sport jij in de baas zijn tijd?” “Alweer met vakantie?” “Hmm, KPI niet gehaald, zonde!” Het is een cultuur van druk zijn. Dus we dienen iets aan dié cultuur te doen. Afstand nemen van kwantiteit en output en de focus verleggen naar kwaliteit en duurzaamheid. Hard werken is helemaal prima, maar doe het wel slim. Beste managers, stop met beoordelen op aantallen uren en output. Uw professionals zijn prima in staat goede keuzes te maken en te prioriteren om zo veel mogelijk kwaliteit en klantwaarde te leveren tegen een gezonde inspanning en inzet van resources. Het draait niet om output, maar om outcome. En ja beste manager, u zult voor moeten gaan in deze cultuuromslag. U zult als voorbeeld moeten dienen en de juiste randvoorwaarden en omstandigheden creëren. De mond vol van duurzaamheid? Doe er dan wat mee!

Het valt niet mee

Als we (h)erkennen dat we te druk zijn, storten we ons vaak op timemanagement, gaan we nog efficiënter werken en versmallen we onze focus. Goed bezig toch?! Nou nee! Deze strategieën zorgen juist voor nog meer drukte.  Denk daar eens over na.

We leven in een wereld waarin de verwachtingen stijgen en stijgen, een wereld waarin we steeds meer informatie moeten verwerken, waarin er taken bijkomen in plaats van verdwijnen en waarin de technologische ontwikkelingen nauwelijks zijn te volgen. Timemanagement en effectiever omgaan met uw tijd zorgt dan toch juist alleen maar voor overvollere agenda’s in plaats van rust en ruimte? Is het niet zo dat we door efficiënter te werken nog meer werk kunnen verzetten. En krijgen we het hierdoor niet alleen maar nog drukker? Ik denk het wel! In mijn werk leer ik de mensen dus juist om ‘nee’ te durven zeggen (lees: “Nee, omdat…”), we leren om de hoeveelheid onderhanden werk in balans te brengen met de aanwezige capaciteit en resources (limit work in progress), we focussen ons op kwaliteit en klantwaarde (outcome) en niet op kwantiteit. Bovendien verdient effectiviteit mijns inziens de voorkeur boven efficiëntie. Keuzes maken en prioriteren is moeilijk, maar wel essentieel om kwaliteit en duurzaamheid te realiseren. Minder en beter in plaats van steeds meer en meer. We kunnen onze professionals en teams ondersteunen door een cultuur en context te creëren waarbinnen randvoorwaarden worden geschept om hen op basis van wederzijds vertrouwen de juiste keuzes te laten maken. En dat kunnen ze!

Waar kunnen we dan wel ‘meer’ van gebruiken?

Het gaat niet meer om meer informatie, om meer werk verzetten, om meer geld en spullen.

Het draait niet om druk, drukker, drukst.

Dus laten we niet proberen om nog meer te doen, maar om minder te doen en dit beter te doen. Alleen op die manier bereik je waar we wel meer van nodig hebben: creativiteit, zelflerend vermogen, kwaliteit, aandacht, vertrouwen en onderscheidend vermogen.

Stop!

Sta eens stil, doe zelfs eens een stap terug en ‘do whatever it takes’ om een cultuur en werkomgeving te creëren waarin uw professionals en teams kunnen bloeien, duurzaam kunnen veranderen en continu mogen verbeteren. En misschien doet dit even pijn in uw KPI’s, uw percentages, Euro’s, kleurtjes in Excel en uw cijfertjes. Maar hoe pijnlijk wordt het als uw professionals en teams door alle opgelegde drukdoenerij op een gegeven moment niet eens meer in staat zijn om hun bijdrage te leveren aan uw organisatiedoelstellingen, aan uw gewenste veranderingstraject en het zelflerende vermogen van uw organisatie? Volgens mij gaat de schoen dan pas echt wringen.

Dus sta eens stil, stel uw scope eens bij en geef de mensen tijd en ruimte om te knallen!

Door: Sander Denk Sander Denk is voormalig landmachtofficier. Nu is hij zelfstandig trainer, coach en eigenaar van Thinkable Training | Consulting en  verzorgt hij trainingen op het gebied van Agile, Scrum en Lean. Dit artikel werd eerder gepubliceerd op Inverbinding Works.