artikel

Best practices voor het vragen en geven van advies: vijf fasen

Persoonlijke groei

Als leider en beslisser moet je zowel advies geven als vragen, maar hoe overwin je obstakels? We hebben enkele richtlijnen vastgesteld door wetenschappelijk onderzoek te combineren met praktische wijsheden van experts, die we vanwege hun adviesvaardigheden hebben geïnterviewd.

Best practices voor het vragen en geven van advies: vijf fasen

Ze komen uit verschillende vakgebieden, maar de parallellen in hun gedrag tijdens de vijf adviesfasen zijn opmerkelijk. Hieronder bespreken we per fase voor zowel adviesvragers als adviseurs de belangrijkste richtlijnen.

Fase 1. De juiste fit vinden

Voor adviesvragers:

  • Elke adviesvraag is uniek, maar tijd is vaak essentieel. Zorg daarom dat je altijd beschikt over een bestaande persoonlijke ‘raad’ van diverse, complementaire adviseurs; mensen die je waardeert vanwege hun oordeel, specifieke sterkten, ervaring, die jouw belang vooropstellen en die jou echt willen vertellen wat je niet wilt horen. Zoek minstens één persoon die je in allerlei situaties kunt vragen, zodat hij een gevoel ontwikkelt voor jouw problemen, natuurlijke geneigdheid en (voor)oordelen.
  • Bepaal wat voor advies je zoekt en waarom en selecteer op basis daarvan de adviseur(s). Soms zoek je een klankbord. Soms wil je een voorlopig alternatief toetsen. Soms zoek je iemand met veel ervaring en expertise die jouw referentiekader kan uitbreiden. Soms zoek je iemand die een moeilijk proces kan begeleiden, soms iemand die substantiële ideeën genereert.
  • Kies een of meer adviseurs die passen bij je huidige behoeften. Hoe beter je begrijpt wat je nodig hebt, hoe beter je selectie zal zijn; en hoe beter uitgerust jouw adviseur is om jou te helpen. Je doel is een match te vinden tussen jouw tekortkomingen, beperkingen en onzekerheden en zijn ervaringen, expertise en kennisbasis.

Voor adviseurs:

  • Als je wordt gevraagd voor advies, beoordeel je eigen ‘fit’. Heb je de tijd, juiste expertise, achtergrond en ervaring om te hepen? Zo niet, wijs het verzoek dan af; nee zeggen is ook een dienst.
  • Ook als je de juiste adviseur bent, overweeg anderen aan te bevelen, vanwege hun complementaire of alternatieve inzichten. Zo krijgt de adviesvrager een gestructureerder begrip van uitdagingen en keuzes.

Fase 2. Een gedeeld begrip ontwikkelen

Voor adviesvragers:

  • Verstrek precies genoeg informatie over je probleem, zodat je adviseur het probleem overziet, begrijpt waarom het lastig is en waar je hoopt uit te komen. Schets details, bied context, maar vermijd uitvoerige verhalen over antecedenten, interpretaties en potentiële gevolgen.
  • Geef ongemakkelijke waarheden over je gedrag of zwakten toe en deel cruciale details om een compleet persoonlijk en organisatieportret te schetsen.

Voor adviseurs:

  • Als adviseur wil je in redelijke tijd een compleet beeld krijgen en tegelijk het begrip van de adviesvrager vergroten. Creëer daartoe een setting van openheid en efficiency. Neem voldoende tijd, kies een plaats zonder afleiding, waar privacy gewaarborgd is.
  • Luister actief, onderbreek zo min mogelijk en stel je oordeel en feedback uit.
    Stel eerst brede, open vragen (Hoe voelt dat voor jou?) om het begrip te verbreden, en probeer vervolgens ondersteunende details en de aanvullende context te achterhalen. Bepaal de persoonlijke belangen en doelen van de adviesvrager en vergelijk die met die van de organisatie. Probeer het denken van de vrager te stimuleren en verdiep je eigen begrip door te vragen naar kernoorzaken, potentiële gevolgen enzovoort.
  • Heb je eenmaal een compleet beeld van het probleem, stel dan vast welke rol je moet spelen: klankbord, bevestiging, nieuwe inzichten geven enzovoort.

Fase 3. Alternatieven opstellen

De besluitvorming verbetert enorm, zelfs bij go/no-go beslissingen, als verschillende opties beschikbaar zijn. Adviesvragers en adviseurs moeten samen meerdere opties uitwerken.

Voor adviesvragers:

  • Draag actief bij aan de ontwikkeling van opties, maar luister ook naar suggesties van de adviseur, juist ook suggesties die een heel andere richting inslaan.
  • Stel gerichte vragen om inzicht te krijgen in:
    • de kosten, voordelen en rationale van elke optie;
    • de relevantie en toepasbaarheid van het advies in jouw situatie;
    • de aanpak voor implementatie.

Voor adviseurs:

  • Begrijp en bespreek je rol als begeleider, niet als beslisser. Zie jezelf als rijinstructeur: je biedt toezicht en begeleiding, maar je uiteindelijke doel is de adviesvrager onafhankelijk te laten handelen.
  • Help bij het genereren van verschillende uitvoerbare opties.
  • Licht de rationale, persoonlijke ervaringen met en principes achter je advies zorgvuldig toe. Dat verheldert voor beide partijen hoeverre jouw redenering en kijk aansluiten op deze specifieke situatie.

Fase 4. Richting een beslissing

Voor adviesvragers:

  • Vermijd niet-kritische, onzorgvuldige reflexen, zoals het kiezen voor de makkelijkste of snelste oplossing of de neiging bevestiging te zoeken.
  • Herbeoordeel afgewezen of kort overwogen opties en vraag je adviseur advocaat van de duivel te spelen.
  • Win gerust een tweede of derde mening in, vooral als je onzeker blijft.
  • Ontwikkel hybride oplossingen: combineer aanbevelingen van diverse adviseurs met je eigen inzichten.

Voor adviseurs:

  • Zorg dat alle opties worden onderzocht; trek niet te snel een conclusie.
  • Bespreek de meest waarschijnlijke uitkomsten van elke optie, voors en tegens, zorg dat het gesprek een dialoog blijft, stel hypothetische vragen (Wat als…, hoe zal het er over een jaar uitzien?). Pauzeer regelmatig  om  te kijken of de adviesvrager zich prettig voelt bij het geboden advies en in hoeverre hij de redenering kan volgen.
  • Werk samen om onuitgesproken veronderstellingen, twijfels en onopgeloste vragen boven water te krijgen.
  • Maak duidelijk dat je beschikbaar bent voor verdere toelichting en uitwerking.

Fase 5. Advies omzetten in actie

Voor adviesvragers:

  • Beschouw advies als voorlopig en voorwaardelijk: het is een cyclus van begeleiding, actie, leren en meer begeleiding. Een adviesproces kost tijd, en omstandigheden kunnen veranderd zijn als je klaar bent voor actie.
  • Wees alert op de noodzaak van bijstellingen. Vraag zo nodig om aanvullende begeleiding, bijvoorbeeld als je tijdens de eerste actiestappen nieuwe inzichten opdoet.
  • Hou je adviseur op de hoogte van wat je doet en hoe dat uitpakt; als dank, om de relatie te versterken en de adviseur te helpen leren.

Voor adviseurs:

  • Doe in deze fase een stap terug. Benadruk nogmaals dat de beslissing en de gevolgen de verantwoordelijkheid van de adviesvrager zijn.
  • Maak duidelijk dat je voor verdere begeleiding en ondersteuning beschikbaar blijft. Situaties veranderen en zelfs het beste advies kan snel irrelevant worden.

Advies is samenwerken

Hoewel adviesvragers en adviseurs samenwerken aan probleemoplossingen, hebben ze verschillende invalshoeken. Mensen in een adviesrol focussen op het overkoepelende doel (waarom een actie uitgevoerd moet worden), terwijl adviesontvangers, die vaak met een naderende beslissing te maken hebben, meer bezig zijn met tactiek (hoe iets bewerkstelligd moet worden). Als adviseur denkt een individu eerder idealistisch, als adviesvrager eerder pragmatisch, ook bij eenzelfde probleem.

Onze richtlijnen leiden tot een fundamentele verschuiving in de adviesaanpak. Hoewel mensen veelal focussen op de adviesinhoud, houden de meest bekwame adviseurs zich evenveel bezig met hoe ze adviseren als wat ze adviseren. Advies is geen eenmalige, afgeronde transactie. Adviseren is een creatief, gezamenlijk proces; een kwestie van streven, aan beide kanten, naar het beter begrijpen van problemen en het uitzetten van veelbelovende wegen vooruit. En vaak vereist dat een continu gesprek.

Door: David A. Garvin en Joshua D. Margoli
Bron: Harvard Business Review

Boekentips:

Reageer op dit artikel