Het schrijfproces voor de manager in vijf stappen

Veel managers en leidinggevenden moeten geregeld stukken schrijven. In het meest ideale geval worden die stukken ook nog gelezen en begrepen. En om dat voor elkaar te krijgen, kun je het beste een goed schrijfproces volgen.

In schrijfcursussen en in boeken over schrijven wordt meestal aangeraden om het schrijfproces te faseren. Het idee daarachter is dat schrijven uit verschillende soorten handelingen bestaat, die beter gescheiden uitgevoerd kunnen worden. De schrijver kan dan steeds zijn volle aandacht op een deeltaak richten, waardoor de uiteindelijke tekst niet alleen beter wordt, maar ook sneller tot stand komt. Een veelgemaakte indeling in fasen is de volgende:

1. Vaststellen doel, centrale vraag en publiek

Vóór u gaat schrijven moet duidelijk zijn wat u wilt bereiken met uw tekst. Moet de lezer iets weten, iets doen, iets vinden? Verder wordt vaak aangeraden om al in het begin van uw schrijfproces een centrale vraag te formuleren. Die centrale vraag is de hoofdvraag van uw tekst, de vraag waarop de tekst het antwoord vormt. Deze vraag vloeit veelal voort uit óf de opdrachtformulering óf de invalshoek van uw tekst. Tot slot is het ook belangrijk om te weten voor wie de tekst bestemd is. Iedere goede schrijver streeft ernaar zijn tekst zo goed mogelijk af te stemmen op de lezer. U kunt daarbij denken aan de opleiding, de achtergrondkennis en de belangstelling van de lezer.

2. Afbakening van de inhoud: inventarisatie en selectie

Op basis van de centrale vraag en rekening houdend met uw publiek brengt u vervolgens uw onderwerp in kaart. Dat betekent inventariseren, onderzoeksresultaten bijeenbrengen, deskresearch uitvoeren, gesprekken voeren en aantekeningen maken. Om de zaak overzichtelijk te houden, raden we u aan de (deel)onderwerpen die u wilt behandelen, weer te geven met behulp van trefwoorden. Na de inventarisatie volgt de selectie. Niet al het materiaal dat u verzameld hebt, hoeft in de tekst opgenomen te worden. Zowel de gestelde centrale vraag als de achtergrond en de belangstelling van het publiek kunnen aanleiding vormen om onderwerpen weg te strepen. Het idee is dat u alleen die informatie-eenheden overhoudt die u echt nodig hebt om de gestelde vraag te beantwoorden.

3. Vaststellen van de structuur

In deze fase gaat u proberen om orde aan te brengen in de lijst met trefwoorden. Structureren bestaat uit twee deelhandelingen: bundelen en volgorde bepalen. Eerst bundelt u de punten die samen in een hoofdstuk, paragraaf of alinea behandeld moeten worden. Vervolgens gaat u na in welke volgorde deze ‘bundels’ (hoofdstukken of paragrafen) geplaatst moeten worden. Hierbij moet u weer rekening houden met de lezer; aan welke informatie heeft hij het eerst behoefte, welk onderwerp is tactisch gezien het beste om mee te openen? Het resultaat van deze derde fase is een geannoteerde inhoudsopgave. Met andere woorden: u hebt nu een tekstschema waarin per hoofdstuk of paragraaf in het kort de geplande inhoud vermeld staat.

4. Formuleren

Pas in de vierde fase begint het eigenlijke schrijven. Het idee is dat u in de tweede en derde fase al zo goed over de inhoud hebt nagedacht dat het verhaal nu in uw hoofd zit. U weet wat u wilt vertellen en in welke volgorde het verhaal gepresenteerd zal worden. Daarom kunt u nu in principe de gehele tekst achter elkaar op papier zetten. Toch is het aan te raden om ook in deze vierde fase niet al te veel te letten op zinsbouw en woordkeus, en zeker niet op spelling en interpunctie. Schrijven is een creatieve handeling, en door te veel te letten op allerlei technische details remt u uw eigen schrijfproces. In deze fase zet u uw gedachten op papier; in de volgende fase kunt u de formulering bijschaven en polijsten.

5. Tekstrevisie

In de vijfde fase kunt u tot slot de puntjes op de i zetten. Als u in de vorige fase fouten gemaakt hebt, kunnen die hersteld worden, als er lacunes zijn kunnen die worden opgevuld. Tekstrevisie heeft niet alleen betrekking op spelling en interpunctie; kijk ook naar de begrijpelijkheid en aantrekkelijkheid van de zinnen, naar de indeling van de alinea’s en naar de tussenkopjes die u gebruikt hebt. Laat de tekst een paar dagen liggen en lees hem dan nog eens door. Vraag ook een collega er eens naar te kijken. Passeert de tekst ook deze controles, dan kunt u hem de wereld insturen. Bron: Management Executive Door: Erik van der Spek Boekentips:

• Op de achterkant van een servet
• Creatief zakelijk schrijven