artikel

‘Organisaties zitten opgesloten in hun hiërarchie, dat moet echt anders’

Procesmanagement

Renco Bakker pleit voor horizontaal georganiseerde bedrijven.

‘Organisaties zitten opgesloten in hun hiërarchie, dat moet echt anders’

Renco Bakker ziet met genoegen dat de laatste tijd meer aandacht is voor procesmanagement, maar het is nog lang niet genoeg. Hij pleit voor horizontaal georganiseerde bedrijven.
Bakker vindt dat de huidige, hiërarchische organisaties te veel problemen opleveren. Voor de kwaliteitsmanager ziet hij een invloedrijke rol weggelegd.
Renco Bakker is oprichter van BPMConsult, een organisatieadviesbureau gespecialiseerd in Business Process Management. Al vele jaren is Bakker actief in procesmanagement. In 2001 verscheen het boek Management van Processen en in 2013 Horizontaal organiseren. Deze boeken schreef hij samen met prof. dr. Teun Hardjono. In ‘Horizontaal organiseren’ doen zij uitgebreid hun visie uit de doeken over horizontaal organiseren.
‘Procesmanagement gaat over het stroomlijnen en besturen van werkprocessen’, zegt Renco Bakker. ‘De meeste van onze organisatie zijn hiërarchisch georganiseerd. In deze klassieke manier van werken, domineren functiespecialisten. Het nadeel van te veel functiespecialisatie is dat iedereen maar een klein stukje van het werkproces doet.’

Drie problemen
Volgens Bakker levert dat drie problemen op.
‘Het eerste probleem is dat er te veel wachttijd ontstaat in het werkproces’, legt hij uit. ‘De een moet wachten op het resultaat van de ander. Dat levert ‘dode’ tijd op, waarin die ander niets kan doen.
Het tweede probleem is te veel uitval. In de keten van functiespecialsiten gaat er te weinig in één keer goed, waardoor er veel verspilling is.
Het derde probleem is het gevolg daarvan: te veel ‘rework’, we noemen dit ook wel ‘de verborgen fabriek’. Mensen zijn te veel bezig met het herstellen van fouten van de ander. De ene helft van de organisatie is bezig in de ‘openbare fabriek’, met het van links naar rechts brengen van werk om een klantvraag om te zetten in het gevraagde product of dienst. De andere helft is bezig met het herstellen van de fouten die tijdens dat transformatieproces hebben plaatsgevonden. Dat kost niet alleen menskracht, maar ook energie, en dat is meestal negatief gerichte  energie.’

Structuur én cultuur moet veranderen
Dat moet echt anders, is Bakkers overtuiging. Het is niet alleen noodzakelijk om de structuur aan te passen, het is ook een kwestie van cultuur. Het perspectief van de sociale relaties moet kantelen, vindt Renco Bakker: ‘We bouwen in organisaties sterke afdelingen met functiespecialisten. Maar we moeten teams smeden, waarin we sociale samenhang creëren, met aandacht voor teamontwikkeling van functiespecialisten. Multidisciplinair dus.’

4 perspectieven
Renco Bakker voorziet in een vierluik om te komen tot horizontaal organiseren.

1. Horizontaal construeren; het ontwerpen van werkstromen
‘De functiehuizen zijn goed ontwikkeld, maar de procesarchitectuur niet. Procesmanagement moet wel de verantwoordelijkheid zijn van de lijn. De kwaliteitsmanager kan hierin ondersteunen, maar moet niet eigenaar worden. Pas dus op dat je als kwaliteitsmanager niet als hobbyist van procesmanagement wordt gezien!’

2. Horizotaal samenwerken
‘Het werkproces moet een sterk sociaal netwerk worden. De mensen in de verschillende afdelingen zijn vaak andere menstypen, de werkvoorbereider is een ander type dan de uitvoerder. Het gevaar bestaat dat afdelingen onderling gaan polariseren. Dit wordt vaak onbedoeld versterkt door het managementteam, dat onvoldoende goede samenwerking in het werkproces stimuleert.’

3. Horizontaal besturen
‘Denk hierbij niet alleen aan kpi’s en PDCA-loops, het gaat hier vooral om de manier van organiseren.  Je ontkomt niet aan een kanteling van de structuur.’

4. Horizontaal denken
‘Creëer een cultuur van gelijkheid. Hiermee bedoel ik te zeggen dat geen functiegroep hoger staat in rang dan een andere. Ieder specialisme mag er zijn en is even belangrijk in het totale proces.’

Kwaliteitsmanager moet drempelvrees overwinnen
Volgens Bakker zijn kwaliteitsmanagers vooral actief in het eerste domein: het beschrijven van de werkprocessen en de procedures. Op het tweede domein, het creëren van sociale samenhang, heeft de kwaliteitsmanager in organisaties vaak drempelvrees, ziet Renco Bakker: ‘Hij of zij vindt het lastig om sociale interactie tot de scope van kwaliteitsmanagement te benoemen. Maar juist kwaliteitsmanagers kunnen goed bijdragen aan het creëren van gelijke rechten in het werkproces, aan onderlinge consistentie.’
Voor kwaliteitsmanagers ziet Renco Bakker dan ook een belangrijke rol weggelegd: ‘Als aanjager van wat nodig is om kwaliteit in de organisatie te realiseren, is de kwaliteitsmanager in de juiste positie om het MT te ondersteunen en te coachen in visievorming. En om iedereen in de organisatie te doordringen van de noodzaak om de organisatie te kantelen naar een horizontale organisatie.’

Tijdens het 18e Nationale Kwaliteitscongres (22 mei 2014, Burgers’ Zoo Arnhem) spreekt Renco Bakker over horizontaal organiseren en relationele kwaliteit.
Tekst: Maud Notten

Reageer op dit artikel