artikel

Digitale transformatie vereist ánders omgaan met risico’s

Procesmanagement

Organisaties worden in rap tempo digitaal werkende organisaties. Hierbij gaat het niet alleen om een andere inrichting van systemen. Hele (werk)processen gaan over de kop, met de bijbehorende competenties. Dit alles brengt volop onzekerheden met zich mee en traditioneel risicomanagement is hiervoor géén oplossing. Hoe ga je wél effectief om met de (nieuwe) onzekerheden en risico’s van digitale werkprocessen?

Digitale transformatie vereist ánders omgaan met risico’s

Waarom is traditioneel risicomanagement écht over de datum?
Je hoort het steeds meer: we leven in een VUCA-wereld. De afkorting VUCA is afkomstig uit het Amerikaanse leger en staat voor volatility, uncertainty, complexity en ambiguity. Ofwel een hedendaagse cocktail van beweeglijkheid, onzekerheid, complexiteit en meerduidigheid, binnen en buiten onze organisaties. Met daarin een glansrol voor het fenomeen digitalisering, dat zich met exponentiele snelheid lijkt te ontwikkelen.

Hoe gaan we effectief om met de vele onzekerheden en risico’s, die hiermee gepaard gaan? Risicomanagement lijkt daarvoor te zijn uitgevonden. Echter, het gangbare risicomanagement is een kloon van Taylor’s Scientific Management, inmiddels zo’n eeuw oud. Het is een instrumentele aanpak met focus op voorspelbaarheid en controle, elementen waar de VUCA-wereld lak aan heeft. Het gangbare risicomanagement werkte wellicht in een voorspelbare wereld, in de VUCA wereld is het passé.

Dit leidt tot de risico-paradox: snel en effectief omgaan met risico’s – onzekerheden die doelen kunnen dwarsbomen – is misschien wel meer dan ooit noodzakelijk om als organisatie het eerstvolgende lustrum te halen. Denk bijvoorbeeld aan dure datalekken, cyberrisico’s of reputatierisico’s, die razendsnel via de sociale media escaleren. Echter, het gebruikelijke risicomanagement is vooral bekend – of berucht – vanwege z’n ellenlange risicolijsten en ingewikkelde rekenmodellen, met als uitkomst veelal schijnzekerheid. Volstrekt ongeschikt in het huidige digitale tijdperk. Hoogste tijd dus voor een nieuwe risico-benadering, die opvallend genoeg niet eens zo ingewikkeld hoeft te zijn.

Van risicomanagement naar risicosturing: lijkt hetzelfde en is toch heel anders
De stap van knellend risicomanagement naar bevrijdende risicosturing is minder groot dan vaak gedacht. In de eerste plaats is het van belang om te onderkennen – sorry vakgenoten – dat alle risicobenaderingen eigenlijk hetzelfde zijn. Met andere woorden, alle risicostappen komen in essentie op hetzelfde neer: wat willen we bereiken, welke onzekerheden – risico’s – komen we daarbij tegen en wat gaan we daaraan doen? Deze stappen worden vaak in wat kleinere opgesplitst, zoals het onderscheid tussen risico’s in kaart brengen en ze classificeren, als groot of klein.

Risicosturing is in feite niets anders dan deze risicostappen expliciet en gestructureerd toepassen in bestaande of nieuwe werkprocessen. Digitale risicosturing is dit doen in de digitale werkprocessen. Eigenlijk hoeft hier niet eens een risicomanager aan te pas te komen. Diegene die verantwoordelijk is voor een proces in een organisatie, digitaal of traditioneel, zou immers ook verantwoordelijk moeten zijn voor het effectief omgaan met de onzekerheden, die in dat proces zitten? En toch is risicosturing ook weer heel anders dan risicomanagement. Dit zit dus niet zozeer in wat de risicostappen zijn, als wel in hoe ze worden uitgevoerd.

Risicogestuurde digitale transformatie: niets minder dan een procesinnovatie
Risicosturing, of risicogestuurd werken, stelt namelijk niet de methoden maar de mens centraal. Risico-methoden en -procedures dienen de mens. Bij het gebruikelijke risicomanagement is dit vaak andersom. Dit betekent wel dat die mens in staat moet worden gesteld om de relevante onzekerheden en risico’s  – die significante impact kunnen hebben op doelen en resultaten – recht in de ogen te kijken. En daar ontbreekt het nog al eens aan.

Risicosturing betekent bijvoorbeeld dat er open over risico’s wordt gesproken. Dit klinkt logisch, maar is het niet in veel organisaties. Angst regeert dan, bijvoorbeeld in de bekende “afrekencultuur”. Die nodigt niet uit om een open risico-gesprek met een leidinggevende aan te gaan, of om een andere risicoperceptie te hebben. Iets wat heel natuurlijk is. Risicogestuurd werken betekent dat zulke verschillen in risicopercepties op tafel komen, zonder ze te labelen als goed of fout. Hierbij helpt het als kristalhelder is welke koers de organisatie vaart, en welke risico’s daardoor al dan niet acceptabel zijn. En niet te vergeten dat er scherpe – vaak lastige – keuzes worden gemaakt in de eventuele beheersing van risico’s. Waarbij bewust niets doen óók een optie is.

Al deze vaak als soft getypeerde kenmerken van omgaan met risico’s, hier komen immers geen harde rekenmodellen aan te pas, zijn in veel organisaties nog geen gemeengoed. Met andere woorden, risicogestuurd werken is dan nieuw. Het kan dus als een procesinnovatie worden beschouwd. Het is immers op een andere, expliciete en gestructureerde wijze omgaan met onzekerheden. Om ondanks dat toch de vaak ambitieuze doelen te kunnen realiseren. Het goede nieuws is dat over procesinnovaties de nodige kennis en ervaring breed beschikbaar is. Die kan dan ook gewoon toegepast worden bij de ontwikkeling van risicogestuurd werken.

Effectief omgaan met de (nieuwe) risico’s van digitale werkprocessen
Tijd om de balans op te maken. We leven in een wereld die zich razendsnel digitaliseert. Dit gaat gepaard met vele soorten (nieuwe) risico’s, die we op dit moment vaak nog niet eens kennen: de onbekende onbekenden. Traditioneel risicomanagement is hier niet op ingesteld en schiet hierbij hopeloos te kort. Het goede nieuws is dat de gangbare risicomanagementstappen wel degelijk bruikbaar blijken en blijven. Mits ze wel volledig worden geïntegreerd in de (digitale) werkprocessen door de direct verantwoordelijken en betrokkenen. Dit vereist een organisatie met leiderschap dat expliciet omgaan met risico’s motiveert en stimuleert. Noem het risicoleiderschap. Hiermee zijn we goed in staat om wendbaar en effectief om te gaan met de vele onzekerheden rondom digitale werkprocessen. En misschien nog belangrijker, om ook alle kansen die er mee samenhangen te benutten.

Martin van Staveren Meer weten? Martin van Staveren is één van de sprekers van het 11e Sigma Jaarcongres Procesmanagement. Of ga naar risicogestuurdwerken.nl, de website van het gelijknamige boek. 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels