artikel

Het projectdoel: beschrijf de gewenste situatie

Procesmanagement

Het bestaansrecht van een project schuilt in wat met het projectresultaat wordt nagestreefd: het
doel of de doelen. Een doel is een gewenste situatie in de toekomst.

Het projectdoel: beschrijf de gewenste situatie

Het formuleren van doelen geeft inzicht in de vraag waarom aan het project begonnen wordt, wat er te zijner tijd mede dankzij het projectresultaat veranderd is. De doelen vormen ook de toetsstenen voor het gewenste projectresultaat, omdat ze de grondslag vormen voor de kwaliteitscriteria. Uiteindelijk bestaat het project om een resultaat tot stand te brengen, doelen te realiseren en daarmee een kans te grijpen of problemen uit de weg te ruimen. Het project zelf zorgt niet voor de realisatie van de doelen, maar draagt daar wel een belangrijke steen aan bij.

Het doel betreft de omschrijving van een gewenste situatie die, waar mogelijk, op een vooraf aangegeven tijdstip bereikt moet zijn. In de praktijk blijkt echter dat veel doelen zodanig zijn geformuleerd, dat achteraf moeilijk te bepalen valt of ze echt behaald zijn. Dit zijn de ‘ER-doelen’, zoals mooiER, vriendelijkER, beweeglijkER, meER macht, meER omzet, hogER rendement, meER status et cetera.

Natuurlijk hebben doelen die zo geformuleerd zijn ook een functie: ze geven een ideaal aan waarop mensen zich kunnen richten.

Willen doelen een zinvolle rol vervullen, dan zullen ze aan de SMART-eisen moeten voldoen. Dat wil zeggen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Hoe concreter geformuleerd des te eenduidiger kan de toetsing van de nieuwe situatie aan de oorspronkelijke doelen plaatsvinden. Dit soort doelen wordt ook wel baten genoemd.

De doelen vormen een belangrijk ijkpunt voor het project. Ze zijn de inspiratie- en motivatiebron en het richtpunt waar mensen samen naartoe gaan en waarvoor ze samen aan de slag gaan. Een doel moet dan wel betekenisvol voor de betrokkenen zijn. Mensen willen toch het liefst met zinvolle dingen bezig zijn en een doel nastreven kan als zinnig ervaren worden.

Ook al zijn doelen uiteindelijk van de opdrachtgever, gecommuniceerde doelen kunnen iets gezamenlijks worden waardoor alle betrokkenen zich er samen voor willen inzetten. Een ambitieus en aantrekkelijk doel creëert zo ook commitment aan het project.

Goede doelen zijn kort en krachtig geformuleerd en daardoor gemakkelijk overdraagbaar. Inspirerend zijn doelen als de teamleden het nut ervan inzien, voor henzelf, de organisatie of de samenleving, en als mensen zich eraan willen en kunnen committeren. Engagement en commitment ontstaan wanneer mensen een aantal eigen, persoonlijke doelen na kunnen streven.

Doelen zijn niet maakbaar of afdwingbaar. Of een doel uiteindelijk behaald wordt, is van allerlei zaken afhankelijk, zoals de bereidheid en mogelijkheid om gedrag te veranderen bij bijvoorbeeld de doelgroep van het project.

Een voorlichtingscampagne voor gezond eten, met als resultaten gedistribueerde brochures en gemaakte en uitgezonden tv-spotjes, kun je projectmatig organiseren. Maar of mensen ook daadwerkelijk gezonder gaan eten na het lezen van de brochure en het zien van de tv-spotjes, is de uitkomst van allerlei processen die maar deels te beïnvloeden zijn. Het inrichten van flexibele werkplekken in een kantoor kan als een project gerealiseerd worden, maar het gewenste effect dat medewerkers efficiënter gaan werken, kun je niet garanderen. Doelen zijn tot op zekere hoogte beïnvloedbaar, omdat je mag aannemen dat de toepassing van behaalde resultaten leidt tot gewenste effecten.

Door: Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak, auteurs van Project Canvas.

Dit is deel 2 van een serie over het neerzetten van een goede basis voor een project, op basis aan het boek Project Canvas. Volgende week deel 3 over het resultaat. Lees ook deel 1: over de harde werkelijkheid van de projectachtergrond.

Het boek: Project Canvas
Beginnen aan een project is vaak spannend, een nieuwe uitdaging met nieuwe mensen. Maar voor je het weet, ben je bezig met ingewikkelde plannenmakerij en met het (her)schrijven van allerlei dikke projectdocumenten. Dat kan ook anders!

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels