artikel

Patrick van der Pijl: elk traject begint met voorbereiding

Procesmanagement

Of je nu een onderzoekstraject gaat doorlopen om je klant te begrijpen, of om nieuwe businessmodellen voor de toekomst te ontwerpen: voorbereiding is cruciaal. Je zou nooit ten strijde trekken zonder je eerst voor te bereiden. En zo zul je je ook moeten voorbereiden, voordat je een (her)ontwerpinitiatief lanceert.

Patrick van der Pijl: elk traject begint met voorbereiding

Design draait om voorbereiding
Om het designproces goed te laten verlopen, is voorbereiding noodzakelijk. Je moet je voorbereiden op het observeren en begrijpen van je klanten, business en context. Je moet je voorbereiden op ideevorming, prototyping en validatie. Waar het op neerkomt is dat je, om de kans op succes voor jou en je team te vergroten, het team moet voorbereiden op het komende traject, je omgeving moet voorbereiden op het werk dat daaruit voortkomt en je tools moet voorbereiden zodat je de beste resultaten van iedereen zult krijgen.

Ga voor succes
Het designproces kan weleens heel anders zijn dan de processen die je gewend bent. Om te beginnen verloopt het niet echt lineair: het is cyclisch en iteratief. Het draait om het omarmen van onzekerheid. Niet alles is te plannen of te controleren. Het is ook een full-contactteamsport. Teams die de tijd nemen om zich voor te bereiden, bereiken vaak veel betere resultaten en uitkomsten. Ontwerpen vereist ook een fysieke ruimte om in te werken. En dan niet alleen gebogen over de computer. De mensen die de betere businesses ontwerpen, hebben ruimte nodig om ideeën te bedenken, prototypes te maken en te valideren. Je zult ook nieuwe tools moeten gebruiken, wat ook voorbereiding vereist om de beste resultaten te bereiken. En last but not least vereist ontwerpen dat je went aan een nieuwe manier van werken en een nieuwe projectstructuur. Het gaat niet om planning.

Het gaat erom de kans op een positieve uitkomst te maximaliseren en anderen de bevoegdheid te geven (te empoweren) om echte verandering door te voeren. Er zijn dingen die je wel en dingen die je niet kunt controleren. Maak jezelf en je team op voor succes door te controleren wat je wél in de hand hebt; laat niks aan het toeval over.

Bereid je team voor
Johan Cruijff heeft ooit gezegd: ‘Als je voor elke positie de beste speler kiest, heb je nog geen sterk elftal maar een team dat als los zand uiteenvalt.’ Hetzelfde kun je zeggen over het ontwerpen van geweldige businesses: de beste businesses zijn producten van geweldige teams.

Maar het is ook weer niet zo dat willekeurig welk team volstaat. Een team dat de meest bruikbare ideeën genereert uit de belangrijkste bevindingen, en dat die ideeën het meest zorgvuldig vertaalt in prototypes en valideert, bestaat uit een diverse groep van de unusual suspects (meer zoals in het A-Team dan als in Friends). Ze vinden ruwe diamanten waar niemand ze ontdekte. Ze dagen elkaar uit. En, dankzij hun diversiteit brengen ze een netwerk van andere mensen en resources mee, dat goed van pas komt als de tijd daar is om echt aan de bak te gaan.

Op zoek naar de rebel
Als het gaat om grote gedurfde vraagstukken en initiatieven, zijn de meesten van ons niet bereid de sprong te wagen en iets nieuws te proberen om de uitkomsten waarvan we dromen te bereiken.

Daarvoor hebben we een rebel nodig. Een rebel is iemand die op durft te staan om te verkondigen dat de tijd rijp is voor een nieuwe aanpak om een probleem op te lossen of een vraag te beantwoorden. Hij of zij heeft het vermogen om tijd vrij te maken en resources voor het designtraject te regelen. De rebel is degene die zich hard zal maken om te zorgen dat je iets nieuws kunt proberen, voordat wordt teruggegrepen op de oude manieren van werken.

Bereid je omgeving, je ruimte voor
Je weet inmiddels dat ontwerpen niet lineair verloopt. Het is een iteratief proces, waarin je continu zult moeten teruggrijpen op artefacten die onderweg zijn ontwikkeld. Als je die elke dag weer door het gebouw moet meeslepen en steeds opnieuw op andere plekken moet ophangen, is dat niet alleen irritant maar het beperkt ook de tijd dat je echt met design bezig kunt zijn. Daardoor neemt de totale productiviteit af. Een eigen war room waarin het team bij elkaar kan komen en de voortgang ziet, betekent een enorme boost voor de productiviteit en efficiency.

Bereid voor hoe je (samen)werkt
Tools, zoals het Script – later in dit hoofdstuk geïntroduceerd – helpen je om meetings (of ontwerpsprints) te ontwerpen waarmee je het maximale haalt uit de tijd die je samen hebt. Visuele artefacten, zoals het Customer Journey Canvas en het Businessmodel Canvas helpen je team meer gefocuste, strategische gesprekken te voeren. Even de tijd nemen om na te denken hoe je deze tools gaat gebruiken, helpt je de waarde ervan te maximaliseren. Het is niet moeilijk – maar wel heel erg belangrijk.

Dus, waar moet je beginnen?
Denk groot, maar wees bereid om klein te beginnen! De meeste mensen pakken grote projecten en nieuwe processen aan door commitment te zoeken bij de raad van bestuur of de directie.

Dat is prima en kan soms goed werken. Ontwerpen vereist niet een bepaalde uitkomst. Het gaat daarentegen om het traject, de bevindingen die je onderweg opdoet, en de opties die je genereert en valideert. Met dat in gedachten volgen hier wat manieren waarop anderen hun designtraject zijn gestart.

Natuurlijk, je kunt ook groot beginnen en meteen naar de raad van bestuur stappen. Als je besluit die route te nemen, vraag dan om budget om je team te trainen in designdenken voor strategie en innovatie. Want of je organisatie nou wel of geen zin heeft in design, je collega’s zullen absoluut vaardigheden ontwikkelen en trajecten doorlopen die tot betere businessresultaten leiden, hoe klein of incrementeel ook.

  1. Zoek de vonk
    Verandering begint met een vonk. Iets in de wereld verschuift en iemand reageert op die verschuiving. Of het nu voor jezelf is of voor je bedrijf: om je designtraject te starten, zul je allereerst een reden moeten hebben om het traject in te gaan.
  2. Zoek ambassadeurs
    Business as usual laat weinig ruimte voor het designproces als je geen ambassadeurs aan jouw kant hebt staan. Bespreek en deel je idee met een paar potentiële ambassadeurs. Als je ze aan boord krijgt, zal je traject een stuk soepeler verlopen.
  3. Werf het juiste team
    Ontwerpen is geen traject om alleen te doorlopen. Ontwerpsucces ontstaat als een team van mensen er samen voor gaat en zich collectief geroepen voelt om het tot een goed einde te brengen. Je hebt verschillende points of view, vaardigheden en een goed netwerk nodig om op terug te vallen. Bouw je team op met dit in gedachten en het kan eigenlijk niet misgaan.
  4. Neem iedereen mee
    Organiseer een doelgerichte (niet generieke) training of schakel een thought leader in om de interesse in businessmodelinnovatie of strategieontwerp te wekken. Cursussen en masterclasses zijn een perfecte manier om nieuwe manieren van werken te leren en vertrouwd te raken met een nieuwe reeks tools, vaardigheden en mindsets. Vaak leer je over andere organisaties die design met succes hebben ingezet. Gebruik deze inzichten om te bepalen waar en hoe je design verder in jouw organisatie zou kunnen introduceren.
  5. Designworkshop
    Organiseer een designworkshop gericht op businessmodelinnovatie of strategie om je helemaal onder te dompelen in het designproces, waarbij het doel voor jou en je team is om samen een concreet resultaat te boeken. Bijvoorbeeld het ontwerp van een visie, een businessmodel of een waardepropositie voor een nieuw concept.
  6. Zoek naar achterblijvers
    Kies een bestaand product dat, of dienst die het moeilijk heeft inkomsten (of winst) te genereren. Hou een workshop met een divers team om nieuwe ideeën voor businessmodellen te genereren.
  7. Ga eropuit
    Ga de deur uit en praat met klanten om te begrijpen wat zij belangrijk vinden. Wat zeggen ze? Wat denken ze? Presenteer wat je geleerd hebt aan anderen in jouw organisatie.

Door Patrick van der Pijl, auteur van Ontwerp Betere Business, dat op de longlist voor Managementboek van het Jaar staat.

Het boek: Ontwerp Betere BusinessOntwerp_Betere_Business
In Ontwerp Betere Business vind je de tools, zoals het Businessmodel Canvas, het Context Canvas en het 5 Bold Steps Vision Canvas, die nodig zijn om de strategie en innovatie van de business van vandaag te ontwerpen. Het leert je de vaardigheden die teams tot snellere en betere inzichten brengen en het zorgt voor een frisse mindset die je helpt je klanten echt te begrijpen en je business daarop te baseren.

Andere relevante artikelen:

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels