artikel

Ken de krachten in een organisatie

Projectmanagement

Projectmanagement is meer dan alleen het volgen van een methodiek. ‘Een goede projectmanager, dat ben je in hart en nieren’, zegt docent Patricia van Amen. ‘Het werkt verslavend. Mensen die deze vaardigheid echt goed beheersen, willen niet anders meer. Zij zien de voordelen en pakken vrijwel elke klus projectmatig aan.’

Ken de krachten in een organisatie

In veel organisaties stroomt het over van de projecten. ‘Ik kom soms in bedrijven waar wel 200 projecten lopen’, vertelt docent Patricia van Amen. ‘Overal wordt het label “project” aangehangen. Als medewerkers het “professioneel” aanpakken, betekent dit meestal dat ze een plan maken, dat vervolgens ergens in een lade verdwijnt. Maar projectmanagent is meer dan het volgen van stappen. Het is een manier van werken, denken en doen. Alleen dan kom je daadwerkelijk tot een goed eindresultaat.’

Denken en doen
Patricia van Amen is eigenaar van het adviesbureau 2innov8 en docent projectmanagement bij Avans+. De kern van projectmatig werken is volgens haar: eerst denken, en dan doen. ‘Goede projectmanagers weten hoe belangrijk het is om eerst stil te staan bij het doel, de bijbehorende eindresultaten en de randvoorwaarden. Dit kost tijd. Maar die tijd verdien je later terug, omdat je tijdens het project minder onverwachte tegenslagen ondervindt.’

Doel
Ze illustreert dit met een voorbeeld uit de praktijk. Voor een grote zorginstelling heeft ze jaren geleden de opdracht gekregen om ‘zorg op afstand’ te implementeren. ‘De zorginstelling was koploper in Nederland’, vertelt Van Amen. ‘Dus niemand wist exact wat “zorg op afstand” inhield. Ik heb veel tijd gestoken in het inzichtelijk maken van het achterliggende doel. Ik sprak hierover met de Raad van Bestuur en de betrokken medewerkers. Daarna zijn we gestart.’

Voelsprieten
Tijdens een project is het de kunst om je voelsprieten te gebruiken. Van Amen: ‘Je moet weten wat er speelt in een organisatie. Je hoort dit tijdens de besprekingen, in de wandelgangen of via via. Zo kom je erachter dat mensen misschien verkeerde verwachtingen hebben, of op een verkeerd spoor zitten.’ Van Amen merkte bij de zorginstelling dat er weerstand ontstond bij de medewerkers. Zij vonden het kil en koud om via een beeldscherm contact te leggen met cliënten. ‘Het is verleidelijk om dit soort signalen te negeren, omdat je zelf ook een deadline hebt. Maar een project heeft meer kans van slagen als medewerkers wel enthousiast zijn. Het loont om hier aandacht aan te besteden en zo het tij te keren.’

Opdracht wijzigt
Ook komt het regelmatig voor dat een opdrachtgever tijdens het project de opdracht wijzigt. ‘Als projectmanager heb je de taak om vervolgens inzichtelijk te maken wat dit voor gevolgen heeft voor het project’, zegt Van Amen. ‘Tijdens een project spelen er drie belangrijke projectvariabelen namelijk kwaliteit, tijd en geld. Dit noem je de duivelsdriehoek. Het draaien aan een van deze knoppen, heeft gevolgen voor de andere twee of voor het gestelde doel en de bijbehorende projectresultaten.’ Bij de zorginstelling kwam de Raad van Bestuur met nieuwe ideeën. Ze vroegen Van Amen om tijdens het project een apparaat te implementeren voor een geautomatiseerde medicijnafgifte. Dit hoorde niet bij de oorspronkelijke opdracht. Van Amen: ‘Het is verleidelijk om toe te geven aan deze vraag, omdat het een mooie uitbreiding is van het op te leveren resultaat. Het gevaar is echter dat het project daardoor uitloopt of meer geld kost. De projectmanager in hart en nieren heeft hier oog voor, en rekent uit welke gevolgen dit verzoek heeft voor het project.’

Softskills
Samenvattend zegt Van Amen dat professioneel projectmanagement bestaat uit een mix van hard- en softskills. ‘Natuurlijk heb je de hardskills, dus de methodieken, nodig. Maar in de praktijk ben je met name bezig met het managen van de krachten in en om je project. Het in huis hebben van die vaardigheid draagt in een belangrijke mate bij aan het succes van jouw project.’

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels