In internationale onderhandelingen stuit je soms op andere communicatienormen dan je gewend bent. Vooral non-verbale signalen worden vaak verkeerd geïnterpreteerd weet Erin Meyer, hoogleraar en programmadirecteur Managing Global Virtual Teams bij Insead. Zij geeft vijf vuistregels voor crosscultureel onderhandelen.
Check hoe onenigheid kenbaar wordt gemaakt
Let op upgraders (’totaal’, ‘volstrekt’, ‘absoluut’) en downgraders (‘een beetje’, ‘misschien’, ‘gedeeltelijk’). Russen, Fransen, Duitsers en Israeli’s gebruiken veel upgraders als ze onenigheid kenbaar maken. Mexicanen, Thai, Japanners, Peruvianen en Ghanezen veel downgraders. Voor Russen is het gewoon om een vruchtbare discussie in te zetten met iets confronterends als: ‘Ik ben het volstrekt oneens met alles wat u zegt.’ Maar zeg tegen een Mexicaan waar je het volstrekt mee oneens bent liever: ‘Ik begrijp uw punt niet helemaal.’ Of: ‘Kunt u nog eens uitleggen waarom u dat denkt?’
Weet hoe je emotionele expressiviteit moet opvatten
Tijdens onderhandelingen je stem verheffen, hard lachen, de arm van de ander aanraken, een arm om iemand heen slaan: sommige culturen zijn emotioneel enorm expressief (Brazilië, Mexico, Saoedi-Arabië). Maar in andere culturen worden al die emoties als onprofessioneel gezien. Vaak gaat emotionele expressiviteit samen met een sterke voorkeur voor het minder openlijk uiten van onenigheid. En omgekeerd. In Nederland of Duitsland is de open confrontatie bijvoorbeeld heel gewoon, zolang het maar rustig en beheerst blijft allemaal.
Zoek uit hoe de ander vertrouwen opbouwt
Een grove tweedeling: de cognitieve manier (vanuit het hoofd) en de affectieve manier (vanuit het hart). Cognitief vertrouwen stoelt op andermans ervaring, kennis en vaardigheden: je weet er veel vanaf, dus ik vertrouw jou. Affectief vertrouwen stoelt op emotionele verwantschap, empathie, vriendschap: ik vind je aardig, dus ik vertrouw je. Je lacht en relaxt samen voordat er ook maar één zakelijk woord valt.
Vermijd ja-neevragen
In sommige culturen zeggen onderhandelaars uit beleefdheid ja terwijl ze nee bedoelen, in de verwachting dat je op grond van hun lichaamstaal wel begrijpt dat iets niet haalbaar is. Vraag in Zuidoost-Azië, Japan, Korea, Latijns Amerika en India daarom liever bijvoorbeeld niet ‘Doet u het?’ maar ‘Hoe lang zou het duren voordat u dat gedaan hebt?’
Pas op bij het schriftelijk vastleggen van afspraken
Twee uitersten: de VS en BRIC-landen. Amerikanen timmeren alles onmiddellijk tot in detail dicht met juridisch bindende contracten. In opkomende markten is een contract veel meer een stap in een proces waarin nog van alles kan veranderen, inclusief het contract zelf, en kan zo’n ‘Amerikaans’ contract als teken van wantrouwen worden gezien. Alles is er dynamisch, geen enkele deal is ooit 100% definitief. Maak dan een globaal conceptcontract en accepteer dat het onderweg meermaals zal worden aangepast.
Bron: Harvard Business Review, december 2015 (vertaald en bewerkt door Management Trends)
