Digitale dienstverlening steunt voor een belangrijk deel op betrouwbare en nauwkeurige vastlegging van gegevens. Die gegevens wil je gedurende de zaakafhandeling uitwisselen met betrokken actoren en na archivering moeten die gegevens vindbaar zijn. Om gegevensuitwisseling en toegankelijkheid van gegevens te realiseren moet je werken met metadata: informatie over de informatie.
Metadata zijn zogenaamde zoeksleutels waarmee je een document of informatiedrager later weer gemakkelijk kunt vinden. Hoe diep en ver je wilt gaan met metadata, hangt af van het werkproces en de mate waarin je wilt kunnen analyseren. Bij informatiegestuurd werken zul je meer metadata vastleggen. Het toekennen van metadata aan informatie heeft meerdere doelen. Het komt ten goede aan de vindbaarheid, de interpreteerbaarheid, de uitwisselbaarheid, de betrouwbaarheid, de beveiliging, de toegankelijkheid en het beheer van informatie. In praktijk wordt het gemak waarmee je zaken terug kunt vinden sterk bepaald door de hoeveelheid metadata die is toegevoegd aan documenten. En zoals eerder gesteld: het succes van digitaal werken begint met het vertrouwen dat je documenten weer makkelijk terugvindt. Soms is vastlegging eenvoudig automatisch te regelen (zoals datum en auteur), maar vaak vereist het menselijke handelingen. Het toekennen van metadata en daarmee registreren van gegevens staat daarmee soms op gespannen voet met lean werken. Bij het toekennen van metadata moet je ook rekening houden met eisen die anderen stellen aan de wijze van registreren en de wijze waarop je gegevens kunt delen. Jouw organisatie wisselt informatie uit met ketenpartners en/of landelijke basisregistraties gedurende de afhandeling van een zaak. Degenen die met elkaar aan een zaak werken, moeten erop kunnen rekenen dat voor elke zaak het betreffende dossier actueel en compleet is, en ook direct beschikbaar, liefst locatie-, tijd- en platformonafhankelijk. Je zult dus echt volledig digitaal moeten werken en tijdens het proces al moeten borgen dat de informatie volledig en betrouwbaar is, wat niet lukt als je gegevens pas op het eind toevoegt. Tenslotte zul je ook kritisch moeten kijken naar de wijze waarop belangrijke besluiten tot stand komen en gecommuniceerd worden met belanghebbenden. Zeker voor overheidsorganisaties geldt dat zij te maken hebben met wet- en regelgeving waarbij bezwaar mogelijk is tegen beslissingen. In het ideale geval wordt van ieder gegenereerd en naar de klant of aanvrager verstuurd document de volledige historie vastgelegd. De aanvrager zal zijn exemplaar wellicht printen en meenemen naar de rechtbank. Zeker als er geen handtekening meer op staat, komen er vragen op tafel als: Is dit daadwerkelijk hetzelfde document als hetgeen digitaal verstuurd is? Is de datum van verzending doorslaggevend of de datum waarop het document is aangemaakt? Een goed zaaksysteem zal een vorm van track & trace bevatten waarbij het zaaksysteem volledig vastlegt hoe een document is gemaakt, hoe en door wie het is goedgekeurd en hoe het document als pdf een definitieve vorm krijgt. Een handtekening op stukken is dan niet alleen vervangen door een digitale goedkeuring, het digitale document bevat ook metadata die het uniek identificeren. ZO aan de slag: Digitaal archief- Wie is archiefhouder van bepaalde dossiers (jouw organisatie of wellicht een ketenpartner)?
- Welke stukken, dossiers moet je archiveren op grond van de Archiefwet?
- Welk documentmanagementsysteem of systemen voor gegevensopslag gebruik je in je werkprocessen?
- In hoeverre zijn deze systemen archiefwaardig?
- In hoeverre en hoe wil je gebruikmaken van een e-depot?
- Wat moet jouw organisatie nog regelen om substitutie te krijgen?
- Welke metadata wil of moet je gebruiken voor gegevensuitwisseling en documentopslag?
- Welke data wil je migreren naar jouw nieuwe (digitale) archief en op welke wij ze organiseer je dit?
Het boek: Digitale transformatie: ZO doe je dat
Bij de overgang naar digitaal werken gaat het niet om een simpele IT-wijziging, maar om een ingrijpende, strategische keuze. Een keuze die van organisatie én medewerkers een herbezinning vraagt op bestaande werkprocessen, rollen, verantwoordelijkheden, houding en gedrag. Digitale transformatie laat zien hoe je jouw organisatie in tien stappen succesvol door de transitie loodst.
