Misschien heeft u het als begeleider van een groepsproces meegemaakt: de groep komt tot een beslissing, maar u heeft het gevoel dat niet iedereen erachter staat. Terwijl de deelnemers toch echt zeggen dat dit de beste oplossing is. De groep gaat uit elkaar en er gebeurt niets. Sterker nog, na een tijdje begint de discussie opnieuw…
Marjolijn en Edwin de Graaf herkennen dit uit eigen praktijk. Besluitvorming in groepen kan beter, is hun overtuiging. Het kan ook beter worden voorbereid met een heldere structuur. Zo’n structuur (of architectuur) beschrijven ze in Decisions by Design. Het zijn vier duidelijke stappen die ervaren, voelen, denken en actie met elkaar verenigen. In dit mooi vormgegeven boek, met een lekkere knalkleur en verhelderende plaatjes, legt het schrijversechtpaar hun model uit. De stappen van Decisions by Design zijn de volgende: feiten delen, reflecteren, nieuwe inzichten, en besluiten. Het zijn afwisselend convergerende en divergerende activiteiten, waarbij sommige stappen individueel en andere groepsprocessen zijn. Feiten delen, de eerste stap, zorgt ervoor dat alle informatie op tafel komt. Daarmee krijgt iedereen eenzelfde beeld van de situatie. Het gaat in deze stap om feiten, niet om oordelen. Wel is het belangrijk de situatie vanuit verschillende oogpunten te bekijken. Marjolijn en Edwin de Graaf beschrijven mogelijke valkuilen voor deze stap en hoe ze te voorkomen. Bovendien brengt deze stap focus en afbakening aan. Reflecteren (stap 2) is een stap die iedereen in de groep voor zichzelf uitvoert. Wat doet het probleem met je? Wat vind je last? Dit is voor iedereen anders en kan voor sommige mensen best een moeilijke stap zijn. We zijn niet gewend de onderstroom bewust naar boven te laten komen. Toch is het belangrijk deze stap niet over te slaan, want door emotie een plek te geven naast ratio (de feiten), kunnen rijke besluiten ontstaan. In stap drie, nieuwe inzichten, mag de informatie beoordeeld worden. In dit groepsproces kijken de deelnemers naar de impact van het probleem, naar verschillende scenario’s. Er zijn veel technieken mogelijk om deze stap te begeleiden, maar het is belangrijk te letten of deelnemers niet de bekende weg kiezen. Als facilitator help je de groep te stimuleren nieuwe ontdekkingen te doen. Ten slotte, in stap vier volgt het besluit. Een besluit dat door alle aanwezigen wordt gedragen. Consensus over het besluit is dus essentieel. Een actielijst is ook een belangrijk resultaat, want anders gebeurt er nog niets. In Decisions by Design leren we besluiten te ontwerpen in vier stappen. De vier stappen worden uitgebreid beschreven, afgewisseld met voorbeelden en intermezzo’s. Daarnaast vinden we in het boek nog veel bronverwijzingen naar technieken die voor elke stap gebruikt kunnen worden. De auteurs geven ook duidelijk aan waarom de verschillende stappen nodig zijn en waar de facilitator op moet letten. Dat helpt het model te begrijpen. De uitleg is zo helder dat ik het gevoel heb hier meteen mee aan de slag te kunnen.
