Waarom is er een management control systeem?

De definitie van Management control is het beïnvloeden van het gedrag van mensen, zodat door de toepassing van de juiste methoden en technieken, binnen de gewenste periode de doelstellingen van de organisatie in continuïteit worden gerealiseerd, zeggen Maurice Franssen en Michelle Arets, die het boek Management Control schreven.

Een organisatie met veel ondernemerschap, creativiteit en innovatie zal haar organisatiedoelstellingen niet in een rechte lijn in de loop van de tijd gerealiseerd zien. Het klassieke voorbeeld is hier dat van Minnesota Mining and Manufacturing (ofwel 3M) Corporation. Richard P. Carlton (voormalig CEO van 3M) gaf in 1950 als reactie op een kritische vraag aan: ‘Our company has, indeed, stumbled onto some of its new products. But never forget that you can only stumble if you’re moving.’ Hij wilde daarmee aangeven dat je alleen maar kunt innoveren en daarin succesvol zijn als je de durf hebt om veel uit te proberen en je accepteert dat het vaak mis kan gaan.

Risicobereidheid en risicoacceptatie

Daardoor zijn er ups en downs, afhankelijk van het succes en de implementatie van ideeën. De hoogte van de ups en downs is enerzijds afhankelijk van het ondernemerschap en de risicobereidheid (rode draad) van de ondernemer en anderzijds van de risicoacceptatie van de diverse stakeholders. Indien de uitslagen te groot en te weinig voorspelbaar dreigen te worden, zal de organisatie beheersingsmaatregelen (controls, de blauwe lijn) invoeren, waardoor de bandbreedtes (uitslagen boven en beneden) in een bepaalde marge terechtkomen. Indien alleen maar sprake is van controls (zonder innovatie), dan is de kans groot dat de organisatie haar doelstellingen niet of in mindere mate bereikt, of staat in ieder geval de continuïteit van de realisatie onder druk. In een veranderende context is het noodzakelijk dat organisaties mee veranderen om bestaansrecht te behouden. De kunst is een goed evenwicht te vinden tussen de controls en de creatievrijheid in de organisatie.

In figuur 1.1 is duidelijk te zien dat de rode lijn, die het ondernemerschap weergeeft, zonder nadere maatregelen tot een out of control-toestand leidt waarbij pieken (kortstondig geluk) en dalen (noodzaak tot innovatie) elkaar op onvoorspelbare wijze afwisselen. Tevens laat de figuur zien dat de blauwe lijn, die het zonder enige aandacht voor ondernemerschap treffen van beheersingsmaatregelen weergeeft, eveneens leidt tot een out of control-toestand. Echter, nu niet vanwege de onvoorspelbaarheid van succes en falen, maar vanwege het niet creëren van de juiste voorwaarden voor succes. Daardoor resteert nog slechts een dalende lijn van falend ondernemerschap.

Happy flow

In de ideale situatie komt de organisatie in een happy flow waarin ongebreideld ondernemerschap wordt gedempt door gepaste beheersingsmaatregelen en waarin een overdaad aan beheersingsmaatregelen wordt gedempt door ondernemerschap. Als managers zich voortdurend afvragen of ze niet doorslaan in ondernemerschap dan wel in de behoefte aan beheersing is de weg naar boven gevonden. De organisatie komt dan in de situatie die door de paarse lijn wordt weergegeven. In onze visie leidt zowel over- als onderprestatie ertoe dat de organisatie niet duurzaam haar doelstellingen kan realiseren. Toepassing van management control is nodig om in continuïteit goede prestaties te kunnen leveren. Als de prestaties van de organisatie binnen de (verwachte) bandbreedte blijven, noemen we dit ‘in control’. De omvang van de bandbreedte is mede afhankelijk van de organisatiecultuur. Het is een illusie (en onverstandig) om alles te willen beheersen. De werkelijkheid is principieel onvoorspelbaar. Het inzetten van management control ondersteunt de organisatie bij de beheersing van en het omgaan met de onzekerheid. Door de invoering van een management control systeem tracht de organisatie de doelstellingen binnen een bepaalde bandbreedte te realiseren. Indien de organisatie sneller groeit dan verwacht (bijvoorbeeld in omzet en gekwalificeerd personeel), is het van belang na te gaan in hoeverre de interne organisatie ook is meegegroeid. Bron: Management Control Door: Maurice Franssen en Michelle Arets

Het boek: Management Control

Het nieuwe management control model verbindt klassieke methoden en technieken met moderne vormen van beheersing van het gedrag van mensen in de organisatie: past, present én future control. Het boek is toegankelijk geschreven. De geïnteresseerde lezer kan zijn kennis verdiepen door ook de wetenschappelijke onderbouwing te bestuderen.

• Meer informatie over Management Control >>>