Merk jij ook regelmatig dat je eindeloos druk bent met je mail en dat die inbox desondanks maar niet leger wordt?
Je leest een mail, denkt: ‘oh ja, daar moet ik morgen dit en dat mee doen’. Actie bekend, mooi, dus klik je die mail weer weg. Je opent de volgende – een interessant artikel. Tja, die wil je wel bewaren, maar je weet nog niet waar. Dus laat je die mail maar even staan. En zo ga je je mailbox door.
Uiteindelijk, alle e-mails gelezen, je taken bedacht, veel werktijd verder en… vrijwel alle berichten nog in je inbox en geen actie uitgevoerd. Je onderneemt alleen concrete actie op de berichten waarvan de inhoud een alarmbel laat rinkelen. Als je zou tellen, kan het goed zijn dat je op deze manier 1 mail wel 5 keer leest en er nog niets mee gedaan hebt. Dat schiet natuurlijk niet op.
Het kan je zo’n moedeloos gevoel geven, want het lijkt of het eigenlijk niet uitmaakt wat je doet, het is toch nooit klaar. De kans is groot dat je hierdoor je mailbox steeds vervelender gaat vinden, hem gaat vermijden en dus almaar minder aandacht geeft. Zo loopt je inbox voller en voller. En in je achterhoofd blijft het onrustig: heb ik alles echt onder controle, ben ik niets vergeten?
In feite wil je niet bezig zijn met je mail, doe je liever de dingen die echt belangrijk zijn. Maar ja, e-mail is nu eenmaal een hygiënefactor, een cruciaal communicatieonderdeel van je werk. Die moet gewoon op orde zijn. Dus blijf je hangen in de eindeloze cirkel: tijd besteden aan je mail, merken dat je er niet doorheen komt, de balen hebben, geen aandacht geven aan je mail, nerveus worden omdat je niet weet wat er binnen gekomen is en weer, met nog meer stressgevoel oppervlakkig tijd besteden aan je mail.
De kern van het probleem is dat je niet met je volle aandacht bezig bent met je mail. Je vliegt er met je aandacht overheen, maar je doet er niets mee. Dit komt omdat we als mensen vaak de neiging hebben dat wat we vervelend vinden uit de weg te gaan. Onbewust verwacht je dat als je doet of het niet bestaat, het er ook niet is, of zich vanzelf wel oplost. Helaas is het tegenovergestelde waar.
Tijd voor actie met aandacht! Want échte aandacht voor je mail is de sleutel naar een opgeruimde mailbox en rust in je hoofd. Elke dag een afgebakende tijd geconcentreerd met je mail bezig zijn, gaat je een hoop tijd en veel rust opleveren. Die tijd en rust kun je goed gebruiken voor je echte prioriteiten. Deze manier werkt overigens net zo goed voor projecten, klussen thuis of relaties met achterstallig onderhoud;-)
Actie met aandacht doe je zo:
1. Bepaal wat je wél wilt. Met je mail kan dit bijvoorbeeld zijn dat je wilt dat je inbox elke dag leeg is en je overzicht hebt op de acties die hieruit voortgekomen zijn.
2. Bepaal hoe je meteen kunt beginnen met het op de juiste manier aanpakken. Alle achterstallige mail kun je in een aparte opruimmap zetten, dan is je inbox in 1 keer leeg. Plan wel (!) elke dag 15 minuten om de mails in de opruimmap stap voor stap weg te werken.
3. Bepaal de acties om dit daadwerkelijk voor elkaar te krijgen. Ik leerde jaren geleden van mijn secretaresse het volgende. Je opent een nieuwe mail 1 keer en leest wat er staat. Dan maak je meteen (!) een keuze uit de volgende 3 opties:
– Deleten: je hebt geen belang bij het bewaren van de inhoud, dus je kunt de mail verwijderen
– Archiveren: je hebt de inhoud gelezen, je hoeft er niets mee, maar wilt het wel terug kunnen vinden. Over het algemeen is 1 groot archief voldoende omdat je vaak toch met zoekfuncties de informatie weer terug haalt.
– Actie ondernemen: de mail vraag actie van je. Als het binnen een paar minuten kan doe je het meteen. Vervolgens delete of archiveer je de mail. Als het meer tijd vraagt zet je de actie op je to-do-lijst en archiveer je de mail. Die vind je dan gemakkelijk weer terug met de zoekfunctie.
4. Doe de acties! Je mailbox bijhouden is nu echt goed te doen, zolang je 1 ding goed in de gaten houdt. Doe je acties met echte aandacht! Vlieg niet gedachteloos over de mails heen, denkend aan al die andere prioriteiten, maar sluit je daarvoor af, lees de berichten echt en kies bewust wat je ermee doet.
5. Geniet van het resultaat! Dat is het prettige opgeruimde gevoel van een lege inbox, een up-to-date actielijst en rust in je hoofd, omdat je weet dat er niets is blijven hangen.
Kortom: de balen van een overvolle mailbox? Echte aandacht en concrete actie helpen je snel naar het gewenste resultaat.
Bron en meer informatie: Callista Roelofs, De Waanbrekers.
Leestip: Efficiënt werken met gratis webtools.
