artikel

Valkuilen bij werken met KPI’s

Tools

In KPI’s die wél werken legt Peter Geelen uit waarom mensen die met KPI’s aan de slag gaan onbewust barrières opwerpen voor de uitvoering van de strategie van hun bedrijf of organisatie. Het gevolg is dat in heel veel gevallen KPI’s de schuld krijgen en de resultaten achterblijven bij de verwachtingen. Aan de hand van de […]

Valkuilen bij werken met KPI’s

In KPI’s die wél werken legt Peter Geelen uit waarom mensen die met KPI’s aan de slag gaan onbewust barrières opwerpen voor de uitvoering van de strategie van hun bedrijf of organisatie. Het gevolg is dat in heel veel gevallen KPI’s de schuld krijgen en de resultaten achterblijven bij de verwachtingen. Aan de hand van de stapsgewijze uitleg in dit boek leer je hoe je de meest voorkomende valkuilen bij het werken met KPI’s kunt voorkomen.

KPI’s zijn van het gehele bedrijf of organisatie
De grootste valkuil bij het opzetten en gebruiken van KPI’s is het vertalen van de indicatoren via het organogram. Daardoor creëren afdelingen hun eigen eilandjes die niet met elkaar samenwerken. Iedere afdeling concentreert zich op zijn eigen indicatoren en werkt daarmee contraproductiviteit in de hand. Het resultaat: KPI’s die niet werken en collega’s die elkaar vliegen proberen af te vangen. Hoe frustrerend kan dat zijn? De oplossing zoals gepresenteerd in KPI’s die wel werken zit hem in de integrale aanpak en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Auteur Peter Geelen noemt dit integraal Performance Management (iPM®). De inrichting van een goed werkende KPI-structuur vormt daarvoor het startpunt.

Compact en makkelijk leesbaar
Net als een groot aantal andere auteurs gebruikt Peter Geelen in zijn boek een uitgewerkte praktijkcase als rode draad voor het verhaal dat hij over de bühne wil brengen. Het bedrijf eHomes heeft in deze case een aantal technische oplossingen ontwikkeld die het huis van de toekomst ook in bestaande huizen tegen betaalbare prijzen mogelijk maakt. Het bedrijf onderscheidt zich daarmee van de concurrentie, maar heeft moeite om de strategie aan de hand van KPI’s te vertalen naar betere prestaties. In twintig compacte en daardoor overzichtelijke hoofdstukken schetst Peter Geelen op een makkelijk leesbare manier de worsteling van eHomes en zijn medewerkers met de implementatie van het KPI-programma. Ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een ultrakorte samenvatting van de belangrijkste tips uit dat betreffende hoofdstuk.

Vier pijlers KPI-programma
De vier pijlers van het KPI-programma (procesverbetering, teamontwikkeling, leiderschap en samenwerking) komen successievelijk aan bod in het boek. Daardoor realiseer je je als lezer vrij snel dat het werken met KPI’s meer behelst dan alleen het formuleren van de belangrijkste prestatie indicatoren en het bewaken daarvan. Als je op een juiste manier met KPI’s aan de slag gaat, betekent de aanpak dat de medewerkers een veranderingstraject ingaan waarbij zij op een andere, efficiëntere manier naar hun werkprocessen moeten kijken. In plaats van het denken vanuit de organisatiestructuur en de individuele afdelingen neem je de klantketens als uitgangspunt voor de vertaling van KPI’s naar de werkvloer. Bij het definiëren van de klantketens redeneer je vanuit de producten en diensten die je bedrijf of organisatie levert.

Begin met het waarom
Bij de uitwerking van het KPI-programma nieuwe stijl speelt verder de waarom-vraag een belangrijke rol (Simon Sinek – Begin met het Waarom). Peter Geelen benadrukt dat je de reis van het KPI-programma start met de achterliggende droom (waarom) en de verandering die nodig is om deze droom te realiseren (hoe). Via een nadere uitwerking van de KPI’s die je relateert aan de doelstellingen van je bedrijf of organisatie (wat), gaan de KPI’s op deze manier meer leven voor de medewerkers die er mee moeten werken. Dit staat in schril contrast met de traditionele manier van werken met KPI’s, waarbij de (financiële) doelstellingen het uitgangspunt vormen.

Proces KPI’s in combinatie met resultaat KPI’s
Van huis uit gebruikt men binnen veel bedrijven en organisaties resultaat-KPI’s (voor het overgrote deel zelfs financiële KPI’s) waarvan de medewerkers de uitkomsten achteraf en dus reactief rapporteren. Vanzelfsprekend heb je deze KPI’s nodig, maar daarnaast introduceert Peter Geelen proces-KPI’s die je eerder in de tijd (proactief) kunt monitoren en via oorzaak- en gevolgrelaties aan de resultaat-KPI’s dient te koppelen. Het verandert de insteek voor de medewerkers aanzienlijk. Bij het rapporteren van resultaat-KPI’s voelt dit voor hen als verantwoording afleggen over iets waar ze geen invloed meer op kunnen uitoefenen, bij het rapporteren van proces-KPI’s kunnen ze als medewerkers nog wel actief invloed uitoefenen. Dat vergroot de acceptatie van het KPI-programma en levert op termijn de resultaten op die de organisatie voor ogen had toen ze haar droom formuleerde.

KPI’s die wel werken is beslist een aanrader voor iedereen die zich op strategisch niveau bezig houdt met de ontwikkeling van de organisatie binnen zijn bedrijf. Door de integrale aanpak en het denken in klantketens wordt je bijna als vanzelf ‘gedwongen’ om de gewenste organisatie ontwikkeling en de daarmee gepaard gaande interne prestatieverbetering in samenwerking met de andere organisatie onderdelen op te pakken. Zelf noemt auteur Peter Geelen in zijn laatste hoofdstuk een groot aantal specifieke vraagstukken waarbij het werken met KPI’s ook van pas kan komen. Onder meer bij de invoering van operational excellence, de integratie van organisaties of organisatieonderdelen, de introductie van nieuwe ICT systemen en de verbetering of uniformering van processen.

Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij houdt zich bezig met interim management, advisering, projectmanagement, training en coaching. Hij is auteur van de boeken ‘Inkopen voor Dummies’, ‘Inkoop’ en een groot aantal artikelen over inkopen. Zijn recensies verschenen eerder op www.inkopers-cafe.nl 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels