De A3 methodiek (ook wel kaizen-cirkel genoemd) is een instrument waarmee gestructureerd kan worden gewerkt aan het oplossen van problemen en het doorvoeren van verbeteringen. De methode is oorspronkelijk ontwikkeld bij Toyota, waar het routine is om continu en gestructureerd te werken aan verbeteringen.
De A3 methodiek kent een aantal duidelijke stappen en helpt zo bij een gestructureerde aanpak van een probleem:
A3 methodiek: Definieer het probleem
Allereerst moet het probleem helder en concreet worden beschreven. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een medewerker tegen een probleem in het proces aanloopt of dat er klachten van klanten komen over een product of dienst. Prestatie-indicatoren, berichten van medewerkers, klachten van klanten en het verbeterbord zijn allemaal bronnen die kunnen helpen bij het identificeren van problemen.
Beschrijf de huidige situatie en maak deze meetbaar (0-meting)
Met de A3 methodiek verschaf je inzicht in de huidige situatie door middel van metingen, procesbeschrijvingen, voorbeelden van het probleem en beschrijvingen van medewerkers. De waardestroomanalyse is een goede tool om een duidelijk overzicht te maken van het proces en het probleem zoals dat zich in de bestaande situatie voordoet.
Beschrijf de kernoorzaak van het probleem
Om ervoor te zorgen dat een probleem niet tijdelijk wordt opgelost en het zich binnen de kortste keren weer voordoet, is het belangrijk om diep door te graven tot de echte oorzaak van een probleem aan het licht komt. Instrumenten zoals het visgraatdiagram en ‘5× waarom’ zijn hier goed bruikbaar.
Beschrijf de ideale situatie
Tijdens deze stap is er ruimte om te dromen over het ideale proces, maar er moet ook sprake zijn van realisme. Rekening houdend met de invloed die een organisatie zelf kan uitoefenen en de beschikbare tijd en middelen die daarvoor beschikbaar zijn wordt een beschrijving gemaakt van de gewenste situatie.
Bedenk verbeteringen met de A3 methodiek
Zodra de oorzaak van het probleem duidelijk is en we ook vooruit hebben gekeken naar de ideale of verbeterde situatie, is het tijd om verbeteringen te bedenken. Deze kunnen voortkomen uit data-analyse, zoals de waardestroomanalyse, de FMEA (zie voor uitleg paragraaf 5.10) of brainstormsessies. Het doel van deze stap is om passende maatregelen te bedenken die de oorzaken van het beschreven probleem aanpakken.
Test mogelijke oplossingen uit
Ga niet direct tot een andere werkwijze over, maar zoek eerst goed uit welke oplossing binnen de A3 methodiek het beste is. Daarvoor kan in een testsetting een 1-meting worden gedaan. Om deze test goed te kunnen uitvoeren moet er wel eerst een actieplan worden gemaakt. Hierin staat precies beschreven wat er moet gebeuren, wie waar verantwoordelijk voor is en wat de tijdsplanning is.
Evalueer de testresultaten
Bekijk of de testen dié resultaten opleveren die je verwachtte en of er nog ruimte voor verbetering is. Eventueel volgt een nieuwe test om uit te zoeken of er nog een nadere verbeterslag kan worden gemaakt. Ook hiervoor is weer een concreet actieplan nodig.
Implementeer de A3 methodiek
Als tijdens de testfase is gebleken dat de verbetermaatregelen een positief effect hebben op het proces of op het resultaat, dan kan de nieuwe werkwijze worden ingevoerd. Als een probleem evenwel nog steeds niet helemaal opgelost blijkt te zijn, zullen enkele stappen terug moeten worden gezet en zal een deel van het actieplan opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Door: Daniel Niezink, Manon Diepenmaat, Paul van Tiel en Erik Ruijters, auteurs van Lean: van hype naar verbetercultuur
