• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement
  • Artikel15 dec 2020

    5 do’s en don’ts om online vergaderen leuker en productiever te maken

    Organisatie

    Als we ons oude vergadergedrag kopiëren naar het scherm is dat de snelweg die leidt naar thuisburn-outs en uitputting. Een van de grootste boosdoeners is het verleidelijke (maar stompzinnige) idee dat we allemaal de hele dag beschikbaar zijn voor vergaderingen, omdat we toch thuis zijn. We schieten achteloos elkaars agenda vol, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg dat iedereen het gevoel heeft nauwelijks op adem te kunnen komen, alsof je de hele dag ‘aan’ staat.

    Met deze vijf do’s en don’ts kun je snel veel winst boeken en worden je online vergaderingen niet alleen productiever, maar ook leuker:

    De 5 do’s

    1. Spreek met elkaar etiquetteregels af

    De een zit uitgebreid te eten, de ander schuift aan in trainingspak of badjas, mensen die ineens van het scherm weglopen. Om onnodige ergernis te voorkomen, kun je samen een paar gedragsregels afspreken om digitaal goede discussies met elkaar te voeren. Denk daarbij aan dresscode, gezamenlijk inloggen voor wat ‘small talk’, altijd beeld aan en aangeven dat je even weg moet.

    • Maak vooraf rollen bekend

    Bij virtueel samenwerken is het nog belangrijker dat we elkaars verwachtingen managen, zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Op die manier weet iedereen vanuit welk perspectief hij aanschuift. De meest voorkomende rollen zijn:

    • De moderator (regie)
    • De verslaglegger
    • De expert (specialisme en ervaring)
    • De deelnemer (teamperspectief)
    • De observator (check op aandachtspunten)
    • Vergader maximaal 45 minuten
    Leestip

    Niets meer missen?

    Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief

    Onze natuurlijke manier van communiceren wordt via het scherm sterk beperkt. Omdat we via het scherm eigenlijk alleen onze stem tot onze beschikking hebben,  gaan we overcompenseren om de boodschap zo goed mogelijk te verstaan. Uitermate vermoeiend. Om die reden zouden we niet langer dan drie kwartier achter elkaar moeten vergaderen. Duurt de vergadering langer, pauzeer tijdig.

    • Knip lange discussies op in kleinere eenheden

    Belangrijke discussies vragen veel aandacht van alle deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat we hooguit zo’n 10 tot 15 minuten naar iemand kunnen luisteren, daarna verslapt onze aandacht snel. Zo’n eendimensionale woordenstroom vergt het uiterste van ons. Hoe kunstmatig het ook mag overkomen, vanuit deze wetenschap is het goed met elkaar een aangenaam ritme te hanteren voor langere discussies, waarin je op tijd pauzeert.

    • Streef naar maximale groepsgrootte van 5 tot 7 mensen

    De grondregel ‘je hebt 1 gesprek met een groep van maximaal 7 mensen, je hebt twee of meer gesprekken bij een grotere groep’ is nog meer van toepassing nu we online vergaderen. Dan zijn discussies gemakkelijker te voeren en kom je ook sneller tot een besluit. Wil je toch dat de hele groep van vijftien of twintig met elkaar discussieert, deel de groep op in subgroepjes en laat ze in break-out rooms discussiëren.

    De 5 don’ts

    1. De mute-knop gebruiken

    Als je mensen na afloop vraagt waarom dit nou zo’n goede discussie was, dan geven ze eigenlijk altijd terug dat iedereen actief en betrokken was. Dat gaat niet werken als mensen tijdens de discussie ineens de mute-knop aanzetten, en zich daarmee buiten de discussie plaatsen.  Spreek met elkaar af dat op het moment dat je actief de discussie ingaat, niemand de mute-knop gebruikt. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en gaan ze hun e-mail checken, whatsappen, de hond uitlaten, vakantie boeken, enzovoort.

    • Continu achter elkaar vergaderen (back-to-back)

    Er zijn nogal wat mensen die bijna continu virtueel aan het vergaderen zijn; eigenlijk onmenselijk. Niet gek dat mensen aangeven dat thuiswerken zoveel vermoeiender is. Doorbreek deze slopende gewoonte door regelmatig wandelend beloverleg in te plannen, of  met elkaar een vergaderloze dag af te spreken. Want hoe je het ook wendt of keert, vier meetings van drie kwartier achter elkaar betekent namelijk gewoon drie uur continu vergaderen!

    • Notulen maken en rondsturen

    Wie leest na de meeting nog alle notulen? Waarom zou je nog eens willen nalezen wie wat heeft gezegd? De notulen zijn zoals de aantekeningen van de colleges tijdens je opleiding, die lees je achteraf nooit meer. De focus moet bij verslaglegging liggen op de kern waarvoor we bijeenkomen: samenkomen om via nieuwe inzichten besluiten te nemen die de wereld erna veranderen. Alle meetings zijn dan ook samen te vatten in vijf categorieën: besluiten, acties, tijdlijn, eigenaar, communicatie intern/extern (BATEC).

    • De rondvraag
    Praktijkgids online vergaderen
    Bestel in onze Businezz-shop

    De rondvraag kan nogal eens ontaarden in ongewenste discussies en improvisaties die je zeker op het scherm dient te voorkomen. De een komt met iets, waarop de ander dan spontaan reageert, wat bij nummer drie de nodige associaties oproept… Voordat je er erg in hebt, zit je op het niveau van kroegpraat en loopt de vergadering weer uit. Er zijn andere manieren en kanalen om nieuwe agendapunten of inzichten naar aanleiding van de vergadering met elkaar te delen. Maar niet nu, onvoorbereid en net voor het einde van het overleg. Organiseer ‘uitlogtijd’, waar je samen kunt uitblazen en hardop nog wat mijmert over wat gezegd is; mogelijk komen er dan thema’s op die je wilt agenderen op de volgende meeting.

    • Steeds dezelfde fouten blijven maken (doordat we niet evalueren)

    We hebben al eeuwen fysieke ontmoetingen, en nu ineens moet dat allemaal virtueel. We doen hartstikke ons best, met alle goede intenties. Maar er gaat nog best veel mis. Om ervoor te zorgen dat we steeds iets beter worden, is evaluatie onmisbaar. Je kunt meetings ook even kort evalueren met elkaar door iedereen vooraf en na afloop de ‘energie’ aan te laten geven met een score van 0 tot 10.

    Rob de Haas schrijft, spreekt en traint over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van Praktijkgids online vergaderen met daarin  spelregels,  scripts en  workshops om zelf aan de slag te gaan. Op www.robdehaas.nl/onlinevergaderen kun je de spelregels voor online vergaderen downloaden,

    Laatste update: 15 dec 2020

    Reageren op dit artikel

    Gerelateerde tags

    Aan de slag effectief communiceren online vergaderen organisatiecultuur organisatieontwikkeling Rob de Haas vergaderen

    Verder lezen

    14 jan 2021Organisatie
    Teamsucces: wat is dat eigenlijk?
    13 jan 2021Organisatie
    Zelfsturing: kaders zijn absolute voorwaarde
    12 jan 2021Organisatie
    Werken aan emotionele integriteit: Workshop Filminspiratie
    11 jan 2021Organisatie
    "Een organisatie moet bloeien en bruisen"
    30 dec 2020Organisatie
    Organisatorische cholesterol
    28 dec 2020Organisatie
    Check-in: zo doe je het goed

    Geef een reactie Antwoord annuleren

    Lees voordat u gaat spelen de spelregels

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • Blogs organisatie

    Organisatorische cholesterol30 dec 2020
    Wat een slak ons kan leren over snelheid17 dec 2020
    Ver-Dragen: het jaar in 12 columns van Danielle Braun16 dec 2020
    Hoezo groeien?10 dec 2020
    Breek je tent af23 nov 2020
  • Reflectief en krachtig veranderen in het NU

  • Boeken organisatie

    Advieswerk in verwaarloosde organisaties
    Tribaal kantoorgedoe
    Bezonomics - Leren en winnen van Amazon
    Ondernemen met impact
    Teamtastisch - kaartenset
    Oogst van oplossingen
  • Recente reacties

    • Martin van Staveren op Complexiteit: wat is het én wat kan je er mee?
    • Cor Lubach op Complexiteit: wat is het én wat kan je er mee?
    • Harm op Zelfsturing: kaders zijn absolute voorwaarde
    • tarsi windey op ‘Het streven naar geluk kan en mag onze taak niet zijn’ – Longread
    • De sociale textuur van Schouwen-Duiveland – Ria Geluk (75) blijft breien – Ithaca op Annemieke Roobeek: ‘Vergroot innovatiekracht in een ecosysteem’
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
  • Gratis downloads organisatie

    Whitepaper: Diversiteit en Verandering
    Whitepaper: Met de opgave verbonden
    Whitepaper: het beste van 2017
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing