Eén van de pluspunten die een werkgever interessant kunnen maken voor (potentiële) werknemers, is de mogelijkheid om een auto van de zaak te krijgen. Dit hoeft natuurlijk niet per se ook voor privégebruik te zijn, een auto van de zaak kan ook primair bedoeld zijn voor zakelijk vervoer. Dat verschil is echter wel relevant. We zetten nemen een aantal aandachtspunten bij een auto van de zaak voor medewerkers door.
Bijtelling en privégebruik
Een medewerker die een auto van de zaak tot zijn beschikking gesteld krijgt, moet daarover bijtelling betalen als hij of zij de auto ook voor privévervoer gebruikt. Tenzij dit privévervoer minder dan 500 kilometer per jaar bedraagt. In dat geval mag de bijtelling achterwege gelaten worden. Krijgt de medewerker de auto later dan op 1 januari, dan moet bekerend worden hoeveel kilometers privé gereden mogen worden zonder bijtelling. Een voorbeeld: krijgt de medewerker de auto op 1 juli, dan is het 250 kilometer, omdat het maar om half jaar gaat.
Het is verstandig om een werknemer die de auto niet voor privé zegt te gebruiken een verklaring geen privégebruik auto te laten aanvragen via de site van de Belastingdienst. Pas als de werkgever deze verklaring heeft, kan deze de bijtelling achterwege laten. Als blijkt dat de auto wel (meer) voor privé gebruikt is, wordt een eventuele naheffing opgelegd aan de werknemer. Zonder de verklaring moet de medewerker zelf met een rittenregistratie aantonen dat er minder dan 500 kilometer voor privégebruik geweest is.
Gewijzigde situatie
Situaties kunnen natuurlijk wijzen. Zo kan het zijn dat de medewerker de auto van de zaak alsnog privé gaat gebruiken. Hij of zij is dan verplicht om zelf de Belastingdienst daarover te informeren. Deze zal de eerdergenoemde verklaring dan intrekken en de werkgever informeren.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de medewerker een nieuwe auto van de zaak krijgt. Ook in dat geval moet hij of zij zelf de Belastingdienst daarvan op de hoogte stellen, zodat de verklaring over het privégebruik daarop aangepast kan worden. Als de werknemer in de loop van het jaar een nieuwe auto krijgt, ontstaat daardoor geen nieuwe grens van 500 kilometer.
Tijdelijk geen gebruik van de auto
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat een werknemer zijn of haar auto van de zaak tijdelijk niet gebruikt. In principe loopt de bijtelling voor privégebruik dan gewoon door. Om dat stop te zetten, kan de werknemer de auto inclusief de sleutels en papier bij de werkgever inleveren. Omdat de auto dan niet langer ter beschikking van de medewerker staat, kan voor deze periode de bijtelling achterwege blijven.
Autoverzekering auto van de zaak
Het is aan de werkgever om te bepalen hoe een auto van de zaak beschikbaar wordt gesteld. Dat kan zijn door auto’s van een leasemaatschappij te gebruiken. In dat geval is de verzekering van de auto inbegrepen bij de lease. Maar een bedrijf kan natuurlijk ook een eigen wagenpark hebben en auto’s daaruit beschikbaar stellen. Dan is het bedrijf zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van de auto. In dat geval is minimaal een beperkt casco verzekering verstandig, zodat de schade vergoed wordt bij diefstal. Om schade veroorzaakt door de bestuurder te verzekeren, is een volledig casco of allrisk verzekering nodig. Bekijk hier de opties voor autoverzekeringen voor jouw wagenpark.