• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement
  • Artikel13 mrt 2017

    Als je het niet meer weet, roep dan Proces!

    Procesmanagement

    Word je er ook niet helemaal gek van? Iedereen heeft het over processen! Als je het even niet meer weet roept iedereen dat je in processen moet denken. Als je vastloopt in een organisatie is procesgerichtdenken de smeerolie. Maar gaat het dan over de processen in de organisatie die aangepast moeten worden? Of gaat het over welke procesafspraken gemaakt moeten worden om te komen tot de volgende stap met een onderwerp? Niet alleen je directe collega’s hebben het erover. Ook de externe adviseurs, collega-organisaties en leveranciers hebben het over procesdenken. Maar wat bedoelen ze dan?

    Definitie

    Er bestaat niet één definitie van een proces. Overkoepelend aan alle definities is dat het een set van samenhangende activiteiten is en een verloop van een geleidelijke verandering. Om dit te vereenvoudigen kun je de volgende vuistregels hanteren:

    • een proces is een keten van activiteiten ofwel processtappen;
    • de processtappen zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van een resultaat (output);
    • indien een proces beschreven wordt kent elk (deel)proces dezelfde structuur en is opgebouwd uit een aantal elementen:
      • Actoren, mensen en/of rollen.
      • Middelen zoals informatievoorziening.
      • Input en output.
      • Handelingen/activiteiten

    Valkuilen

    Toch helpt deze definitie niet helemaal als je dan over processen wilt praten. Er zijn namelijk een drie zaken die het écht lastig maken:

    • Vanuit welk perspectief wordt er gekeken naar het proces?
    • Welk proces (duiding) wordt er nu precies bedoeld?
    • Welk niveau wordt er nu bedoeld?
    Perspectief

    Vaak wordt het proces benaderd vanuit het eigen perspectief of specifieke element. Leveranciers kijken bijvoorbeeld sec naar het proces waar hun middel bij betrokken is. De afnemer kijkt naar alle middelen die betrokken zijn bij een specifiek proces. Probeer dan nog maar eens over hetzelfde proces te praten.

    Hetzelfde kan zich voordoen als deelnemers aan proces het alleen over hun eigen rol hebben. De bril die dan vaak wordt opgezet is dat de stappen die zij zetten binnen een proces gezien worden als ‘het’ proces in plaats als een onderdeel van het grote geheel.

    Duiding

    Daarnaast is er bij het praten over processen vaak verwarring of het gaat over de huidige manier van werken of de ontwikkeling van nieuwe zaken. In het eerste geval gaat het over de huidige processen in een organisatie en bijbehorende set van beleid, werkafspraken en middelen die daarvoor gebruikt worden. In het tweede geval gaat het over het komen tot een nieuw ‘iets’ en welke stappen je wanneer zet en welke set van afspraken je hier telkens bij maakt.

    Niveaus

    In processen kunnen grofweg vijf verschillende niveaus worden aangebracht (klik voor grotere afbeelding)

    Vaak is niet helder op welk niveau ingestoken wordt. Hierdoor ontstaat verwarring. Deelnemers zitten verschillend in een gesprek op een verschillend procesniveau of er wordt te vaak en te lang bij het verkeerde niveau stil gestaan. Het meeste gedoe ontstaat vaak tussen niveau 4 en 5. Een logische set van activiteiten die door één actor wordt uitgevoerd is een processtap. Echter degene die het vaak uitvoert ziet dit als één proces, terwijl degene die het van een afstand bekijkt het ziet als processtap. Probeer dan nog maar eens bij elkaar te komen.

    Maar hoe wel?

    Gemeenschappelijke taal

    Het denken in processen creëert een gemeenschappelijke taal. Besteed daarom vanaf het begin aandacht welke definitie van proces en welke bijbehorende elementen worden gehanteerd. Dit schept duidelijkheid. Alleen werkende weg én samen lukt het om één definitie te creëren hoe een proces eruit ziet en welke elementen belangrijk zijn. Maak procesbeschrijvingen dus samen!

    Inzicht

    Procesbeschrijvingen bieden ook een startpunt van veel gesprekken, het geeft inzicht in bestaande afhankelijkheden en wat ieders bijdrage is aan dat proces. Benoem daarbij telkens op welk niveau je praat. Dit geeft inzicht en schept helderheid. Dan dienen processen toch opeens als smeerolie!

    Procesbegeleider

    Laat je begeleiden door een goede procesbegeleider. Doe je dat niet, dan loop je juist het risico in genoemde valkuilen te stappen!

    Door: Maria van Schaik en Véronique Kruize, adviseurs voor Management en Informatie

    Boekentips:

    • Lean: van hype naar verbetercultuur
    • Presteren met processen
    • Management van processen

    Laatste update: 10 dec 2019

    Reageren op dit artikel

    Gerelateerde tags

    Aan de slag Blog business process management Procesmanagement procesoptimalisatie

    Verder lezen

    15 aug 2022Procesmanagement
    De Customer journey map
    2 aug 2022Kwaliteitsmanagement
    Toekomstverkenning en leren in het MCS van Nederlandse ziekenhuizen (Longread)
    1 aug 2022Kwaliteitsmanagement
    CMMI: Capability Maturity Model Integration
    27 jul 2022Procesmanagement
    Het Enterprise-architectuurmodel
    4 jun 2022Procesmanagement
    Met deze stappen verhoog jij de productiviteit van je medewerkers
    2 jun 2022Kwaliteitsmanagement
    De vier kernelementen van een procesontwerp

    Geef een antwoord

    Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.

  • Blogs procesmanagement

    Een gezonde dosis Lean-allergie is een zegen voor je organisatie25 sep 2020
    Het belang van context bij veranderingen5 feb 2018
    'Ik hou niet van procedures'Procedures, waarom bestaan ze eigenlijk?25 okt 2017
    Een verbetercultuur verlangt het omarmen van onzekerheid.Voedend leiderschap als bron voor een Lean Verbetercultuur19 sep 2017
    Continu Verbeteren en aglie zijn onlosmakelijk met elkaar verbondenContinu Verbeteren, ook van je digitale processen: je klant verwacht niet anders!15 sep 2017
  • Boeken procesmanagement

    Regisseer de keten
    Handboek procesbegeleiden voor teamcoaches
    Cover Lean: van hype naar verbetercultuurLean: van hype naar verbetercultuur
    Project Canvas
    Procesbeheersing in de industrie
    Het Procesmanagement Modellenboek
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
    • Hidden
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

  • Recente reacties

    • Ina Vogel op DISC en MBTI zijn bagger, op één ding na
    • Martin Buil op Jouw medewerkers ontspannen op vakantie? Mooi niet!
    • Ed op Hoe geef je emoties een plek op het koude scherm?
    • ronald op Service design thinking: de ideale situatie als vertrekpunt
    • lee op Wat je als manager kunt leren van een psychopaat
  • Gratis downloads procesmanagement

    Whitepaper: Veerkrachtig organiseren met FRAM
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing