Het toepassen van de A3 methodiek staat of valt met de inzet van leiders en managers. Wie de A3 methodiek implementeert is bezig met een cultuurinterventie in termen van waarden als discipline (geen adhocratie), inspiratie, waarderen, vertrouwen, respect, openheid, resultaatgerichtheid, samenwerken, leren en responsiviteit.
De A3 methodiek integreert leiderschap met planning & control en bestaat uit drie pijlers:- Het A3 jaarplan: een jaarplan op één A3-papierformaat.
- Het A3 managementgesprek: een periodiek gesprek tussen verschillende managementlagen waarin de thema’s vanuit het jaarplan worden besproken. Dit gesprek verbindt beleid met uitvoering.
- A3 digitaal: informatievoorziening die faciliteert in het verzamelen van managementinformatie die aansluit bij het jaarplan en de managementagenda (bijvoorbeeld via een daarvoor ontwikkelde webapplicatie, voor een demonstratie zie: www.A3methodiek.nl).
- Zijn alle resultaten en inspanningen voldoende in balans?
- Is er sprake van consistentie en samenhang binnen het plan?
Meer sturing, minder papier
Als u de A3 methodiek implementeert volgens bepaalde spelregels, dan bent u in staat de kenmerken van effectief leiderschap te vertalen in de planning & controlsystematiek van uw organisatie. De belofte van de A3 methodiek is daarbij meer sturing en minder papier. Het opstellen van de jaarplannen en het voeren van de dialoog daarover wordt met de A3 methodiek een inspirerend proces dat energie geeft in plaats van neemt. Wij zijn ervan overtuigd dat u met de A3 methodiek in uw organisatie meer duidelijkheid over de richting, meer consistentie in de doorvertaling ervan, meer samenhang tussen de jaarplannen op één managementniveau én een intensere dialoog rondom de voortgang (feedback) realiseert. Daarmee komt de planning & controlcyclus daadwerkelijk tot leven en krijgt hij ook betekenis in de ‘verbinding’ tussen managers onderling, en managers en medewerkers. Een groot aantal organisaties heeft inmiddels de A3 methodiek geadopteerd. Zij hebben de kracht van de methodiek ervaren aan de hand van betrokkenheid van leidinggevenden en medewerkers bij de sturing van de organisatie.
Planning&Control
Planning & control zijn twee bekende begrippen die gewoonlijk geassocieerd worden met termen als: het hebben van overzicht, weten waar je mee bezig bent, het kunnen plannen van activiteiten, het formuleren en bewaken van doelstellingen, informatie verzamelen, resultaten meten, verantwoording afleggen, enzovoort. ‘Planning’ is daarin eenvoudig te vertalen als: alle activiteiten die nodig zijn om een gewenst beeld van de toekomst te creëren en vervolgens te concretiseren in de benodigde acties om tot dit gewenste beeld te komen. Planning kan op korte, middellange en lange termijn plaatsvinden. Het plannen van activiteiten doen we dagelijks, zowel psychologisch als op papier, om binnen een bepaalde periode of op een bepaald tijdstip ons eraan te herinneren iets af te hebben, daarbij rekening houdend met alle andere geplande activiteiten.Control is geen controle
Volgens Van Dale is planning de ‘systematische regeling of organisatie van iets’. De woorden ‘control’ en ‘controle’ worden vaak verward. Controle dekt echter niet de lading van control zoals deze bedoeld is. Het zou onterecht suggereren dat men continu zou moeten controleren of iets wat moet worden uitgevoerd daadwerkelijk uitgevoerd is, en mogelijk ook nog of het wel op de juiste wijze is uitgevoerd. Soms wordt control beschouwd als methode voor beheersing, maar ook de definitie van ‘beheersing’ dekt niet de lading. Het lerend vermogen zit hier immers niet in verweven, wat zou suggereren dat planning & control niet het verder verbeteren en ontwikkelen van de organisatie betreft.— Planning & control: sturen, verantwoorden en ontwikkelen van de organisatie —
Het verder verbeteren en ontwikkelen van de organisatie door vernieuwing van de planning & controlcyclus is het doel van de A3 methodiek. Hierna onze definitie van planning & control die bij deze doelstelling aansluit.Definitie van planning & control
Het geheel van activiteiten en het daarbij getoonde gedrag om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet worden bereikt en wat de daarvoor benodigde acties zijn als uitkomst van een participatief proces (planning), de voortgangsgesprekken daarover, de uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten (control) en de bijdrage aan het continu verbeteren en vernieuwen. De door ons voorgestane definitie van planning & control komt dicht in de buurt van wat wij verstaan onder ‘performancemanagement’.Performancemanagement
Performancemanagement is ‘het continue proces van het identificeren, meten en ontwikkelen van de prestaties van individuen en teams, waarbij de prestaties worden gerelateerd aan de strategische doelen van de organisatie of het organisatieonderdeel’ (Neely, 2005). Alle activiteiten van planning & control zijn onderdeel van een cyclisch proces en worden in het algemeen jaarlijks herhaald. Dat proces bestaat uit meerdere stappen, hierbij is het principe van de invloedrijke Amerikaanse statisticus W.E. Deming (1982) in termen van Plan, Do, Check en Act duidelijk herkenbaar:
- het maken van plannen (Plan);
- het realiseren van plannen (Do);
- het toetsen of het resultaat voldoet aan de wensen (Check);
- het aan de hand van deze toets bijstellen van de uitvoering (Act).
