Waarin verschilt projectmatig werken van andere manieren van werken? Om dit duidelijk te maken, vergelijken we het met twee andere manieren om iets te realiseren: routinematig werken en improviserend werken.
Het kenmerk van routinewerk is herhaling. U volgt gebaande paden en benut bestaande procedures en communicatiekanalen. Het resultaat dat u nastreeft en de weg om daar te komen, zijn voorspelbaar en standaard. Routinematig werken is zeer passend als dezelfde resultaten met dezelfde middelen en onder dezelfde omstandigheden bereikt moeten worden, zoals bij het werken aan de lopende band.
Improviserend werken betekent: snel inspelen op nieuwe omstandigheden. Er zijn weinig afspraken en er is geen gebondenheid aan regels of procedures. U weet nog niet waar het heen gaat en werkt ‘werkendeweg’. Improvisatie biedt goede kansen als iets geheel nieuws tot stand gebracht moet worden en doel,middelen en omstandigheden nog onbekend zijn. Treff ende voorbeelden vinden we in elke onvoorziene crisissituatie, bijvoorbeeld tijdens de vuurwerkramp in Enschede: getroffenen zochten geen toevlucht bij de crisiscentra, maar gingen aanvankelijk zelf op zoek naar een passende oplossing.
Beide werkvormen hebben ook hun nadelen. Routinewerk is star, niet flexibel. En bij improvisatie is nooit op voorhand zeker wat het resultaat zal zijn. Daarom is er in de loop van de tijd een derde werkvorm ontstaan, die als het ware het midden vormt tussen improvisatie en routine. Dat is projectmatig werken.
Projectmatig werken is op zijn plaats als routinematig werken niet of nauwelijks mogelijk is en improvisatie niet gewenst is. Het wordt gekenmerkt door vier principes.
Eerst denken, dan doen
Ieder project heeft een eigen doelstelling, heeft een andere opdrachtgever en vereist inzet van andere mensen en middelen om het doel te realiseren. Sommige aspecten lijken wellicht op die van eerdere projecten, maar iedere nieuwe combinatie vraagt om een andere opzet, planning en inrichting. Improviseren doe je ad hoc, routines volg je, maar vóór de start van een project is het devies: denk eerst goed na over de probleemstelling en de mogelijkheden om binnen de voorwaarden het projectresultaat te behalen.
Beginvragen projectmatig werken
De beginvragen bij projectmatig werken zijn:
- Kan dit probleem projectmatig benaderd worden?
- Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
- Welke risico’s treden bij projectmatig werken op?
- Welke processen zullen optreden als we in onze organisatie over de afdelingen heen een project beginnen?
Werken met een plan
Een project kent een duidelijk doel en afgebakende middelen en tijd. De activiteiten en de inzet van mensen en middelen moeten daarom goed op elkaar afgestemd zijn, zodat het project ook werkelijk op tijd en binnen budget gereedkomt. Als in een bepaald stadium van het project hulpmiddelen als computers nodig zijn, moeten deze wel klaarstaan. Als projectonderdelen niet op elkaar aansluiten, kan dat enorme domino-effecten veroorzaken. Een voorbeeld uit het project ‘Nieuwe bedrijfsfolder’:
De drukproeven komen niet op tijd terug (de planning klopt niet). De projectmanager houdt de eindredactie stand-by (kosten omhoog). Als de drukproeven er eindelijk zijn, moet er overgewerkt worden (kosten weer omhoog). Onder druk van de deadline en de kosten besluit de projectmanager tot een kortere correctieronde (kwaliteit omlaag). De gedrukte brochures blijken fouten te bevatten en de cyclus herhaalt zich waarschijnlijk minstens één keer.
Projectmatig werken betekent de periode waarover het project uitgevoerd gaat worden zo in stukken opdelen dat alle activiteiten en middelen op het juiste moment ingezet kunnen worden. Projectmatig werken vraagt dus om het in kaart brengen van wat er gedaan moet worden en van wat daarvoor nodig is. Een plan is onontbeerlijk voor projectmatig werken. Zonder plan geen project. Werken met een plan creëert een zo groot mogelijke voorspelbaarheid. Improvisatie is soms nodig omdat niet alles te voorzien is, maar planmatig denken en handelen vormen de basis voor het werken in projectverband.
Afspraak is afspraak
In een project bestaan talloze afhankelijkheden. Iedereen die in een project actief is, is belangrijk. Op ieders bijdrage wordt immers gerekend. Afspraken maken en je daaraan houden is een gouden grondregel bij projecten. Hier moet elke betrokkene zich goed van bewust zijn. Projectmanager en opdrachtgever gaan daarin vanzelfsprekend voorop. Tijd is bijvoorbeeld een belangrijk aspect bij een project. Iedere stap in een project heeft zijn eigen deadline en kan druk opleveren op hen die erbij betrokken zijn. Sommige projecten lijken daardoor wel in een staat van hysterie te raken als een deadline nadert. Een houding van ‘komt morgen wel’ kan dan niet. Projectmatig werken vraagt dus een grote betrokkenheid van zowel medewerkers, opdrachtgever als van derden. Er is een projectmanager nodig die deze betrokkenheid op kan wekken en vast kan houden.
Gericht zijn op een resultaat
Een project is geconcentreerd rond het resultaat. Al degenen die bij het project betrokken zijn, moeten het beoogde resultaat kennen en als leidraad voor hun handelen accepteren. Eén aspect van het resultaat is bijvoorbeeld kwaliteit. Van projectmedewerkers wordt verwacht dat ze zich houden aan de kwaliteit die afgesproken is. Nóg mooier maken en nóg beter doen, zodat de vakman ook tevreden is, kan uit den boze zijn. Dit vraagt van medewerkers: de goede dingen goed doen. De combinatie van deze principes maakt projectmatig werken anders dan andere werkwijzen. Het is een manier van werken die gedragen wordt door een manier van denken.
Veel methoden voor projectmatig werken
Er zijn vele goede methoden en technieken om projectmatig werken mogelijk te maken. De kennis hebben en die kunnen toepassen, is belangrijk. In even grote mate zijn in projectmatig werken de sociale vaardigheden van belang: kunnen samenwerken, communiceren, motiveren en beïnvloeden, en kunnen omgaan met de verschillende belanghebbenden bij het project. Maar de methoden, technieken en vaardigheden komen pas goed tot hun recht door een manier van denken. Iedereen in het project moet van die manier van denken doordrongen zijn. In het boek Praktisch Projectmanagement komen deze drie aspecten, namelijk methoden, technieken en vaardigheden, integraal aan de orde.
Bron: Praktisch projectmanagement
Door: Ten Gevers, Tjerk Zijlstra
