Lean is de westerse vertaling van methoden voor organiseren en produceren zoals die bij de Japanse autofabrikant Toyota zijn ontwikkeld. Daar noemt men het niet lean, maar Toyota Productie Systeem (TPS). De focus van TPS lag oorspronkelijk vooral op het voorkomen van fouten, het kwaliteitsdenken. Dit werd later gecombineerd met het idee van pull-productie.
Maar het TPS gaat niet alleen over methoden. Het gaat ook om de omgangsvormen en cultuur die daar bij Toyota onlosmakelijk mee verbonden zijn. Bij Toyota is het bijvoorbeeld vanzelfsprekend dat iedereen zich bezighoudt met het oplossen van problemen, waar hij of zij ook staat op de hiërarchische ladder.
Essentieel is leren door doen. Daar hoort bijvoorbeeld bij dat nieuwe werknemers – onder begeleiding – meteen in het diepe worden gegooid om al doende te leren zelf problemen op te lossen. Belangrijke basis van het TPS is het signaleren van ‘verspillingen’ en het in teams gestructureerd werken aan het tegengaan daarvan. Dit is bekend geworden als Kaizen-denken (kai = verandering en zen = voortdurend).
Van TPS naar LMS
De term lean (eigenlijk Lean Management Systeem, LMS) als etiket voor het Toyota Productie Systeem werd bedacht door een groep onderzoekers aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT) onder leiding van James P. Womack, de latere oprichter van het Lean Enterprise Institute. Het LMS is inmiddels uitgegroeid tot een complete managementfilosofie met zeer uitgebreide en goed gedocumenteerde how-to’s. Inmiddels wordt Lean in alle denkbare typen bedrijven en instellingen toegepast. Daarbij concentreren veel westerse bedrijven zich vooral op de methodische kant van lean en op efficiencyverbetering als beoogd effect. De bijbehorende mindset krijgt meestal veel minder aandacht dan in het TPS.
Kernbegrippen
Het Lean Management Systeem is gebaseerd op vijf uitgangspunten:
1 Start vanuit klantwaarde.
Focus op klantwaarde is de leidraad voor al het handelen op alle niveaus in de organisatie en de drijfveer om dat handelen steeds effectiever te laten zijn. Bij dit principe hoort ook het achterhalen van wat een klant precies wil, zodat je niets doet of maakt waar de klant geen behoefte aan heeft waardoor je producten complexer en duurder zou maken dan nodig.
2 Verhelder de waardestroom en zorg dat elke stap toegevoegde waarde heeft.
Optimale klantwaarde wordt bereikt door ervoor te zorgen dat alle activiteiten waarmee die klantwaarde tot stand wordt gebracht toegevoegde waarde hebben. Activiteiten moeten een logische samenhang hebben en zo veel mogelijk bijdragen aan klantwaarde.
Men stelt dat elke stap toegevoegde waarde moet hebben. Alles wat je meer doet dan dat is in principe ‘verspilling’. Toegevoegde waarde van een totale waardestroom is er als een klant bereid is meer te betalen voor een product of dienst dan alle kosten die een organisatie maakt voor het inkopen van grondstoffen en het tot stand brengen van het product of de dienst. Het begrip ‘toegevoegde waarde’ legt zo de link tussen klantwaarde en waardestroom. Bij dit principe hoort dat het van belang is om te zorgen voor een helder beeld van de manier waarop het werk stroomt en van de wijze waarop het werk
gepland wordt.
3 Flow: streef naar een gelijkmatig (productie)proces.
Werk moet niet het ene moment door de organisatie stromen als een wild kolkende rivier en het volgende moment stilstaan voor een versperring. Een gelijkmatig productieproces en processen die soepel stromen, wordt flow genoemd. Stilstand leidt tot tussenvoorraden en is verspilling. Om flow te bereiken, moeten er zo min mogelijk stuks tegelijk worden verwerkt. De ultieme vorm van flow is one piece flow: verwerking per stuk. Flow staat dan tegenover batchverwerking, waarbij werk ‘in stapels’ aan volgende processtappen wordt doorgegeven.
4 Pull: een product moet beschikbaar komen op het moment dat de klant het nodig heeft.
Dat betekent ook dat iets pas wordt gemaakt als de klant, of de volgende stap in het proces, daar behoefte aan heeft. Zo ‘trekt’ de vraag van de klant een product als het ware door het proces. Men noemt dit het pull-principe. Voordeel is dat er geen overbodige voorraden meer nodig zijn. En ook geen ingewikkelde productieplanningen; of een gewenste leverdatum gehaald gaat worden of niet is heel snel zichtbaar.
5 Perfectie
Kijk telkens opnieuw wat een volgende verbeterslag kan zijn in het vergroten van klantwaarde en het komen tot meer flow en pull. In termen van lean is perfectie een (productie)systeem met steeds lagere buffers qua (tussen)voorraad, tijd en/of capaciteit. Elke keer een stapje verder komen richting dit ideaal gebeurt via wetenschappelijk experimenteren. Dat wil zeggen dat een hypothese wordt geformuleerd die vervolgens wordt getest en waarvan wordt geleerd.
Six Sigma
Bij veel westerse bedrijven wordt lean gecombineerd met Six Sigma, een andere verbetermethode. Men heeft het dan over LeanSixSigma, LSS of L6S. Six Sigma richt zich op het terugbrengen van het aantal afwijkingen via een projectgerichte aanpak met een sterke focus op kostenverlaging en een nadruk op meten en feiten. De aanduidingen van de competentieniveaus die binnen lean worden gebruikt (verschillende kleuren belts zoals die ook in het judo voorkomen), zijn ook afkomstig uit Six Sigma. In Nederland zijn er volop voorbeelden van succesvolle toepassing van lean en LeanSix-Sigma, ook in niet-productieomgevingen. Al lijkt dit succes niet altijd blijvend.
Wat opvalt, is dat veel organisaties de ideeën wel gebruiken, maar het etiket ‘lean’ vermijden. Zo noemde Achmea zijn op lean gebaseerde aanpak Sens, ABN Amro had het over Customer Excellence en Rijkswaterstaat over KR8. Ook zijn er sectorgerichte benaderingen met een eigen naam, zoals leerKRACHT (onderwijs), Productive Care (verpleeghuizen), Value-Based Healthcare (ziekenhuizen) en Vanguard (Jeugdzorg).
Een mogelijke reden om het niet over lean te willen hebben, is dat veel mensen die term associëren met afslanken, en daarmee met efficiency, bezuinigingen en ontslagen. Een insteek die overigens niet past bij de oorspronkelijke filosofie van lean.
Bron: De 10 principes van agile-lean teamcoaching
Door: Aty Boers, Marijke Lingsma
