De missie van de organisatie, we hebben het er vaak over, maar wat is die missie eigenlijk? De begrippen visie en missie worden nogal eens door elkaar gebruikt. Het zijn echter verschillende begrippen. Een missie is een afgeleide van de visie. Bovendien is de missie in tegenstelling tot de visie relatief statisch. Het is iets wat in de loop van de jaren nauwelijks verandert. De missie van de organisatie geeft de primaire functie, de identiteit van de organisatie aan: waar ligt de toegevoegde waarde van de organisatie? Waarvoor is de organisatie opgericht? Wat wil de organisatie zijn? Wat is de plaats van de organisatie in de toekomstige omgeving?
Missie is concretisering van de visie
De missie is een concretisering van de visie. Is de missie eenmaal bepaald, dan is deze redelijk stabiel en staat ze niet voortdurend ter discussie. De veranderende omgevingsfactoren komen in de discussies over visie aan de orde. Hun invloed op de missie bepaalt mede de strategie waarmee de organisatie de missie, als overall doel, wil verwezenlijken. Een missie is meestal kort en kernachtig geformuleerd.
De missie geeft de primaire functie, de identiteit van de organisatie aan.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Veel organisaties leggen hun missie vast in een missiestatement. Enkele voorbeelden. De missie van Philips is: ‘Een toonaangevende aanbieder van gezondheidstechnologie die zich richt op het verbeteren van de gezondheid van mensen en het bereiken van betere zorgresultaten binnen het gehele gezondheidscontinuüm.’ Die van ASML is: ‘Our mission is to invent, develop, manufacture and service advanced technology for high-tech lithography, metrology and software solutions for the semiconductor industry.’ En die van DSM: ‘Onze missie is bij te dragen aan een beter, aangenamer leven – voor mensen nu en komende generaties. Wij verbinden onze unieke competenties in Life Sciences en Materials Sciences om oplossingen te scheppen die voeden, beschermen en prestaties verbeteren.’
Ambitie, doelen en benefits
Als de visie op de toekomst en de bijbehorende missie zijn vastgelegd wordt de ambitie van de organisatie bepaald. Waarnaar streeft de organisatie precies? Daarbij worden ook de kritieke succesfactoren (ksf’s) benoemd. Dit zijn de punten die doorslaggevend zijn voor het succes of falen van de ambitie van een organisatie.
Uitgaande van de missie, ambities en ksf’s definieert een organisatie haar doelen. Een doel is een na te steven situatie. Ze geven aan wat de organisatie wil bereiken en hebben een tijdshorizon van twee tot vijf jaar. Ze zeggen iets over zaken als marktaandeel, omzet, winst en bij overheden over de toestand van een gemeente bijvoorbeeld op het vlak van veiligheid, werkgelegenheid en infrastructuur.
Stel de ambitie van een organisatie is: de snelste online shop zijn. Dan is een van de ksf’s: producten sneller leveren dan de concurrent. Vervolgens kun je hier weer een doel voor definiëren met een norm (bijvoorbeeld levering binnen 24 uur na bestelling). Ten slotte kan de organisatie een verbetering gaan realiseren als het nog niet aan de norm voldoet.
Wil je succesvol zijn dan heb je een doel nodig. Het menselijke brein heeft namelijk een doel nodig om zich te kunnen focussen. Hetzelfde geldt voor organisaties. Geen succes zonder focus en geen focus zonder doelen en hoe duidelijker ze deze doelen formuleren hoe beter de focus. Doelen worden ook wel aangeduid met de term outcome: wat wil je bereiken?
Twee soorten doelen
Een organisatie heeft twee soorten doelen: interne doelen en externe doelen. Het overall externe doel van een organisatie, stad of regio is levensvatbaar zijn, zorgen voor continuïteit. Alleen als de omgeving behoefte heeft aan datgene wat de organisatie doet c.q. de regio of stad te bieden heeft, blijft ze voortbestaan. De organisatie zal de behoefte van de markt vervullen door het produceren en verkopen van wat de markt vraagt of zelf een nieuwe markt creëren, zoals bijvoorbeeld Apple heeft gedaan.
Mocht er geen markt zijn, dan kan die ook door de overheid worden gecreëerd middels het geven van subsidies. Het interne doel van een organisatie is erkenning, ontwikkeling en ontplooiing van medewerkers: ervoor zorgen dat mensen graag voor de organisatie werken.
ER-doelen
Om het stellen van doelen gemakkelijker te maken bepalen we in eerste instantie ER-doelen (woorden die eindigen op ER). ER-doelen geven de ideale effecten aan die een organisatie wil bereiken. Het gaat om beter, sterker, meer, minder, groter, winstgevender, klantvriendelijker, milieuvriendelijker enzovoort. ER-doelen geven de richting aan van veranderingen, maar zijn te weinig specifiek om als focuspunt te dienen. Voorbeelden van ER-doelen zijn: het versterken van de marktpositie, het vergroten van de winst en het veiliger maken van de stad.
SMART-doelen
We moeten een doel concreet beschrijven om het werkbaar te maken. Het wordt daarom SMART geformuleerd:
- specifiek – eenduidig betrekking hebben op het doel;
- meetbaar – te kwantificeren;
- geaccepteerd – agreed upon, zijn we het erover eens;
- realistisch – haalbaar, maar ook passend bij de ambitie;
- tijdgebonden – wanneer is het doel bereikt?
Het doel wordt SMART geformuleerd met behulp van kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s). Dit zijn indicatoren die kritiek, dat wil zeggen cruciaal, beslissend, maatgevend zijn voor de betreffende prestatie. Per kpi bepalen we hoe we deze meten. Een voorbeeld. Stel, een ER-doel is het leveren van betere kwaliteit. Een kpi is het aantal schadeclaims per jaar. Daarna vindt een nulmeting plaats: er zijn momenteel acht claims per jaar. Vervolgens wordt het SMART-doel gedefinieerd: het aantal schadeclaims per jaar met betrekking tot product X verlagen van acht naar drie binnen een termijn van twee jaar.
Benefits
Nadat de SMART-doelen zijn bepaald, worden deze vertaald in benefits. Een benefit is een meetbare verbetering die betrekking heeft op een SMART-doel. In dit voorbeeld is de benefit die moet worden behaald, het verminderen van het aantal schadeclaims met vijf per jaar (binnen een periode van twee jaar).
Benefits zijn alle voordelen die worden behaald. Het gaat dus niet alleen om financiële voordelen, de baten (in relatie tot kosten). De term benefits wordt gebruikt voor alle, ook niet-financiële, voordelen. Projecten leveren een bijdrage aan de benefits. Bijvoorbeeld: project A levert een output die bijdraagt aan een vermindering van twee claims per jaar en project B levert een output die zorgt voor een vermindering van drie claims per jaar. De organisatiedoelstelling is dat het aantal claims vermindert met vijf per jaar en de projecten hebben dan een specifieke projectdoelstelling: het verminderen van twee c.q. drie claims per jaar.
Bron: Projecten en projectportfolio in control
Door: Guido Fröhlichs
