De betekenis van de activiteit ‘organiseren’ is niet eenduidig. Wanneer een manager zegt ‘ik heb het georganiseerd’, wil dat voor sommigen zeggen: ‘Ik heb Tillema opgedragen de klus voor het eind van de week te klaren, dus zij weet wat haar te doen staat.’ Voor een ander wil het zeggen: ‘ik heb de projectdoelen in een startdocument vastgelegd, een projectleider vrijgespeeld en in het startdocument de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven die nodig zijn om het project te realiseren, dus er kan begonnen worden’.
Verwarring
Hiermee samen hangt de verwarring rondom het begrip ‘organisatie’. Een organisatie is niet voor iedereen gelijk. Voor de jurist is de organisatie een nietnatuurlijk rechtspersoon met rechten en plichten. Voor de medewerker van de Kamer van Koophandel is de organisatie een inschrijvingsnummer in het Handelsregister met een omschrijving van de aard van de werkzaamheden van die organisatie. Voor een psycholoog is een organisatie een samenstel van individuen en voor een politicoloog een arena waarin om de macht wordt gestreden. Economen hebben weer een andere manier van kijken. Voor hen is een organisatie een eenheid die goederen en diensten voortbrengt om een zo hoog mogelijk rendement op het geïnvesteerd vermogen te genereren.
Organisatie kan betrekking hebben op het geheel: de fabriek, het departement, de divisie of het ziekenhuis. Maar ook op een onderdeel daarvan: een directoraat, een businessunit, een afdeling of een paviljoen. Daarbij komt dat een organisatie niet te zien is of is vast te houden. Een organisatie is feitelijk ‘onkenbaar’ en ‘onmaakbaar’. Een manager kan wel haar best doen om ‘er iets moois van te maken’, maar ze is slechts gedeeltelijk in staat om te bepalen wat er feitelijk gebeurt in haar organisatie.
Doelen en idealen
Wij beschouwen een organisatie als een groep mensen van wie het merendeel ervoor gekozen heeft om met elkaar dezelfde idealen of doelen na te streven en die daartoe met elkaar werk- en gedragsafspraken zijn overeengekomen. (Volledigheidshalve: een groep is een verzameling mensen die zich in psychologische zin van elkaar bewust zijn.)
Een organisatie als een ‘vuilnisvat’
Een organisatie is een verzameling keuzemomenten op zoek naar problemen, thema’s en gevoelens op zoek naar situaties waarin ze geuit kunnen worden, oplossingen op zoek naar problemen waarvoor zij een antwoord kunnen zijn,onderwerpen en gevoelens op zoek naar situaties waarin ze geuit kunnen worden en beslissers die op zoek zijn naar werk. Overal staan ‘vuilnisvaten’ met onopgeloste vragen en problemen en niet-genomen beslissingen, die – in plaats van geleegd te worden – steeds weer worden overgestort in nieuwe en grotere vaten. (Cohen, March en Olsen, 1972)
Afhankelijk van de wijze waarop iemand bij een organisatie betrokken is (als eigenaar, als vermogensverschaffer, als leverancier, als consument, als werknemer, als vakbondsbestuurder, als ambtenaar, enzovoort) kan dat doel betrekking hebben op bijvoorbeeld voortbestaan, winst, groei, macht, inkomen, zekerheid, plezier, tijdverdrijf, risico nemen, verbeteren van de wereld en andere mensen helpen.
Aard van de organisatie
De aard van de organisatie, overheid, not-for-profit en profit/bedrijfsleven, is voor ons onderwerp, het organiseren, niet van groot belang. Het ‘winstprincipe’ versus het ‘maatschappelijk belang’ heeft natuurlijk invloed. Onder andere op de medewerkers die men aantrekt. Maar ook op de prestatiecriteria. Wij zien echter vooral overeenkomsten tussen grote organisaties uit zowel het bedrijfsleven als de overheid en tussen kleine organisaties uit beide branches. Jim Collins onderschrijft in Good to Great in the social sectors (2006) bovenstaande opvatting met een nuance:
Non-profitorganisaties zijn toch anders
The social sectors do not have rational capital markets that channel resources to those who deliver the best results. For another, there is no underlying economic driver – the analogy to profit per ‘x’ – that applies across all sector organisations. The whole purpose of the social sectors is to meet social objectives, human needs and national priorities that cannot be priced at a profit. (Collins, 2006)
In zijn onderzoek onderkent Collins vier verschillende typen non-profitorganisaties (zie figuur 1.1). De eerste zijn de door de overheid gefinancierde organisaties (bijvoorbeeld de NASA, het leger, de politie, scholen). Van managers in deze organisaties wordt verwacht dat ‘they cultivate political skill and cultivate public support’.
Ander type organisatie
Een ander type organisatie is de liefdadigheidsorganisatie die door individuen wordt gesteund, zoals de Nierstichting, Greenpeace, Waddenstichting, Stichting Lekker Dier of het Astmafonds. Deze organisaties moeten een mechanisme ontwerpen dat hen in staat stelt fondsen te genereren en emotionele betrokkenheid op te bouwen met individuen. ‘Het voelt goed om kanker uit de wereld te helpen.’ Een derde type is de hybride organisatie die liefdadigheid en zakelijke inkomsten combineert. Een orkest is een voorbeeld. Het vraagt geld voor zijn optredens, maar kan niet buiten giften van particulieren en/of subsidie van de overheid. Hier moeten managers in staat zijn zowel fondsen te verwerven als ‘business acumen’ te tonen. De vierde groep bestaat volgens Collins uit organisaties die grotendeels afhankelijk zijn van een zakelijke inkomstenstroom. Deze organisaties verwerven inkomsten door het leveren van diensten en producten, lesgelden, contracten en dergelijke. Denk hierbij aan particuliere ziekenhuizen en particuliere onderwijsinstellingen.
De beloning voor goede financiële resultaten in het bedrijfsleven is dat anderen bereid zullen zijn geld in de organisatie te steken. In de non-profit gaat dit vaak niet op. Daar is geen een-op-eenrelatie tussen financieel succes en toegang tot financiële bronnen. Soms is daar zelfs het tegenovergestelde waar: als er in een bepaalde periode in een organisatie een overschot is, kan die organisatie in een volgende periode minder geld krijgen. Want waarom nog geld geven dat niet wordt opgemaakt, geld waaraan elders meer behoefte is?
Verkiezingen
Een belangrijk verschil tussen enerzijds overheidsorganisaties en anderzijds het bedrijfsleven, is de periodiciteit met betrekking tot doelstellende en strategiebepalende activiteiten in het licht van komende verkiezingen. In de periode voor en na elke verkiezing komt de gewenste inhoud van doelen en strategieën van veel overheidsorganisaties ongemeen expliciet ter sprake, vaak over de hoofden van de medewerkers van die organisaties heen. Dat betekent dat strategische beslissingen in de periode kort voor de verkiezingen doorgaans worden uitgesteld en dat men zich dan voornamelijk bezig wenst te houden met dagelijkse en politiek niet gevoelige zaken.
Bron: Meesterlijk Organiseren
Door: Rudy Kor, Gert Wijnen, Mathieu Weggeman |
