De planning & control-cyclus

De planning & control-cyclus is het gestructureerde proces waarmee het management van de organisatie adequaat managementcontrol kan uitvoeren. Hierbij is planning de wijze waarop het management de toekomst wil beïnvloeden (met behulp van doelstellingen en actieplannen), en control de middelen die het management gebruikt om de uitvoering van de plannen te beheersen. De planning & control-cyclus bestaat uit meerdere stappen.

In figuur 1 zijn de stappen voor planning en implementatie met doorgetrokken lijnen aangegeven en de stappen voor control met stippellijnen. In stap 1 wordt, op basis van een analyse van de externe en interne omgevingen van de organisatie, een duidelijk ondernemingsplan voor meerdere jaren opgesteld. Dit plan moet goed afgestemd zijn op de marktontwikkelingen. Het ondernemingsplan wordt in stap 2 omgezet in duidelijke doelstellingen en richtlijnen voor het komende jaar. Vervolgens worden in stap 3 deze doelstellingen vertaald in operationele plannen en budgetten, voor de gehele onderneming en voor de afzonderlijke afdelingen. Gedurende het boekjaar worden de bedrijfsactiviteiten uitgevoerd, zoals in stap 4 te zien is. Tot slot vindt in stap 5 de evaluatie van de uitgevoerde activiteiten plaats en volgen eventueel corrigerende acties. Deze evaluatie vindt meerdere malen per jaar plaats. Aan het einde van het jaar worden de evaluatieresultaten meegenomen bij het opstellen van nieuwe doelstellingen, richtlijnen en operationele budgetten. De uitvoering van de activiteiten kan gedurende het hele jaar worden bijgestuurd.

Figuur 1. Schematische weergave van de planning & control-cyclus

Relatie met prestatiemanagement en het prestatiemanagementsysteem

Snelle veranderingen in de markt en binnen de organisatie vereisen dat de organisatie haar strategie en bedrijfsprocessen voortdurend aanpast. Hierdoor moeten ook het prestatiemanagementsysteem, de kritieke succesfactoren, de prestatie-indicatoren en de balanced scorecard van de organisatie steeds worden aangepast. Dit aanpassingsproces vindt vaak één keer per jaar plaats, tijdens het strategische planningsproces, waardoor het een integraal onderdeel van de planning & control- cyclus van de organisatie is. Voortschrijdende prognoses (rolling forecasts) kunnen aanleiding geven tot het tussentijds doorvoeren van aanpassingen.