Er zijn vier kernelementen nodig voor een goed procesontwerp. dat zijn: openheid, bescherming van core values, voortgang, en inhoud. De vier kernelementen zijn gebaseerd op de volgende redenering.
Geschatte leestijd: 3 minuten
Openheid
Procesmanagement betekent dat een initiatiefnemer niet eenzijdig besluiten neemt, maar een open houding aanneemt. Andere partijen worden in de gelegenheid gesteld de besluitvorming mede richting te geven en kunnen dus ook aangeven wat de voor hen interessante onderwerpen zijn die een plaats op de agenda horen te krijgen. Openheid heeft dus betrekking op zowel de vraag wie meedoet, als op de agenda voor de besluitvorming.
Bescherming van ‘core values ’
Openheid is voor partijen die worden uitgenodigd om in een proces te participeren niet altijd aantrekkelijk. Iedereen brengt zijn eigen belangen in en het risico voor iedere partij is dus dat zij in onvoldoende mate haar eigen belangen kan realiseren. Het gevolg kan zijn dat een of meer partijen aan het einde van het proces niet tevreden zijn met het resultaat, terwijl het tegelijkertijd moeilijk voor hen is om zich nog terug te trekken uit het proces. Een tweede categorie ontwerpprincipes komt dan ook voort uit de gedachte dat de partijen die zich committeren aan een proces – en dus risico’s nemen, misschien wel hun nek uitsteken – zich in het proces voldoende veilig moeten weten. Hoe? Zij moeten er zeker van kunnen zijn dat, ongeacht de uitkomsten van het proces, de eigen kernwaarden niet worden aangetast.
Voortgang
De eerste twee kernelementen bieden onvoldoende garantie voor een goed besluitvormingsproces. Wanneer er wordt besloten tot een open besluitvorming (kernelement 1) waarbij de kernwaarden van de partijen worden beschermd (kernelement 2), is er een gerede kans dat er weliswaar overleg wordt gevoerd en dat er wordt onderhandeld, maar niet dat er tot besluitvorming wordt gekomen. De kans bestaat dat er alleen maar stroperige processen ontstaan, die nooit een duidelijk resultaat opleveren. Een derde categorie ontwerpprincipes heeft betrekking op de noodzaak dat het proces voldoende vaart en voortgang kent.
Inhoud
De partijen die participeren in een open proces (kernelement 1) moeten voldoende bescherming van de eigen positie krijgen (kernelement 2), terwijl er tegelijkertijd voldoende garantie moet zijn dat het besluitvormingsproces voortgang heeft (kernelement 3). Deze voortgang moet – in de vierde plaats – ook voldoen aan de eis van inhoudelijke kwaliteit. De partijen kunnen immers, gedwongen door de scherpe belangentegenstellingen, tot een besluitvorming overgaan die inhoudelijk gezien armoedig of zelfs onjuist is. Belangrijk is dan ook dat het proces voldoende inhoudelijke elementen heeft.
Het procesontwerp
Een procesontwerp zal altijd recht moeten doen aan de vier kernelementen en is dus ook altijd een ‘trade off’ tussen deze vier kernelementen. Een proces zonder openheid zal als een verkapte vorm van projectmanagement en command and control worden ervaren. Een proces waarin de core values van partijen niet worden beschermd, is voor deze partijen zeer onaantrekkelijk en onveilig. De kans is groot dat zij het proces uit wantrouwen voortdurend zullen vertragen of dat zij zelfs in het geheel niet tot het proces toetreden. Ontbreekt het aan voorzieningen om het proces voortgang en vaart te geven, dan zal het stroperig worden. Het proces kan dan zijn gezag verliezen. Ontbreekt het aan voorzieningen om inhoud en kwaliteit te creëren, dan kan een proces tot armoedige resultaten leiden.
Bron: Procesmanagement