Een BPM maturity model is te zien als een karakterisering van verschillende stadia waarin een organisatie zich kan bevinden op weg naar volledige procesgerichtheid. In welke mate heeft een organisatie inzicht in haar processen en wordt ze daarop gestuurd? Hoe sterk is de focus op toegevoegde waarde voor de klant? Is de organisatie ingericht op basis van processen? Is proceseigenaarschap, zijn processen leidend voor de inrichting van IT-voorzieningen?
Het gebruik van een maturity model voor procesvolwassenheid kan diverse doelen dienen, afhankelijk van de situatie en behoefte. Allereerst wordt een maturity model gebruikt om met een (quick)scan inzicht te bieden in het volwassenheidsniveau van een organisatie, al dan niet met als doel om te kunnen benchmarken. Vaak wordt een dergelijke scan uitgevoerd als nulmeting, nog los van eventuele conclusies en aanbevelingen voor vervolgacties.
Drie toepassingen BPM maturity model
Hierbij gaat het niet zozeer om het objectief scoren op verschillende dimensies van het model. Kernvragen zijn vooral: waar gaat de aandacht van het management naar uit? Zijn dat de verwachtingen van de klant? Worden er bewuste keuzes gemaakt om de besturing en organisatie af te stemmen op de processen? Is het voortdurend meten en verbeteren een duidelijk onderdeel van de organisatiecultuur? Doel is dat het management een gezamenlijk bewustzijn ontwikkelt van de huidige stand van zaken en dat er een gedeelde overtuiging ontstaat over de te nemen stappen om hogerop te komen.
In de tweede plaats helpt een maturity model om een gedachtewisseling op gang te brengen (met name tussen management en BPM’ers) over de voortgang van lopende BPM-initiatieven en de noodzaak en mogelijkheden om hierin volgende stappen te nemen. Daarbij verschaft het model een gezamenlijk begrippenkader waarmee het procesgeoriënteerde denken over de organisatie en de organisatie-inrichting verder vorm krijgt.
De derde toepassing is het maturity model als basis voor het identificeren van verbetermogelijkheden
(de gap tussen het huidige en het gewenste niveau van procesmanagement). Het is dan een hulpmiddel om het ambitieniveau van de organisatie te bepalen en om vast te stellen wat de meest effectieve acties zijn om huidige belemmeringen te doorbreken. Zo kan een pad worden uitgezet dat past bij de situatie waarin de organisatie zich bevindt en het procesvolwassenheidsniveau dat de organisatie ambieert: variërend van een eenvoudig actieplan om een aantal eerste stappen te zetten, tot een omvangrijke veranderagenda met een strategische transformatie, tot het zich tot doel stellen een procesgerichte organisatie te worden.
BPM Maturity Model helpt bij procesdenken
Kortom, een BPM maturity model helpt een beeld te vormen van de huidige stand van zaken met betrekking tot procesdenken, dient als hulpmiddel om een gedachtewisseling over procesmanagement op managementniveau te stimuleren en is een instrument om ambitieniveau en veranderagenda richting grotere procesvolwassenheid te formuleren.
Bron: Het BPM-boek
Door: Aty Boers, Nico de Graaf
