Een online vergadering modereren: zo doe je dat

Navigeren in de mist

Een groot extra aandachtspunt is dat je steeds expliciet elke verandering in de interactie moet benoemen: aangeven wie spreekt, mensen erop wijzen dat ze hierna mogen spreken, doorvragen naar overtuigingen en verduidelijking, zelf jouw gevoel delen als zaken mistig of emotioneel gaan worden, enzovoort. Al met al een flinke kluif waarin de meesten geheel niet thuis zijn. Virtuele communicatie biedt weinig soelaas voor ons hoog ontwikkelde en uiterst subtiele communicatiesysteem. De kunst is daar toch het beste van te maken, met de moderator aan het stuur.

Voorbereiding is de kritieke succesfactor voor goed vergaderen: zonder voorbereiding worden discussies weggekaapt door de dominante, praatgrage types en hebben veel overleggen meer weg van betaald borrelen. Als we in de voorbereiding op de vergadering de vijf dimensies van flow leren toepassen, ontstaan boeiende to the point meetings. Dat vraagt om vaardige moderators. Effectieve, boeiende online besprekingen ontstaan niet zomaar: dat vraagt altijd voorbereiding van alle deelnemers, maar vooral van de moderator. Het is vooral de taak van degene die het gesprek leidt om online het beste uit het team naar boven te halen.

Proces boven inhoud

Welk type overleg je voorzit, ongeacht of het een fysieke of virtuele vergadering is, de gouden regel is: proces boven inhoud. Het is een hele kluif om in de virtuele dynamiek iedereen actief erbij te betrekken, conflicten in de kiem te smoren, emoties te stimuleren en goede besluiten te nemen binnen de afgesproken tijd. Als moderator moet je daarom de handen vrij hebben om dit proces in goede banen te leiden.

Als de moderator of voorzitter zich inhoudelijk met de discussie gaat bemoeien, wordt het troebel voor iedereen. Daarbij komt dat zodra je als leidinggevende je inhoudelijk met de zaak gaat bemoeien, hoe goed bedoeld ook, de overige teamleden zich minder veilig voelen en zodoende niet meer zo open willen of durven reageren. Proces boven inhoud is met stip de succesfactor voor goed voorzitterschap, digitaal en fysiek.

Uitgangspunten goed moderatorschap:

• De wijsheid zit in de groep.
• Structuur bepaalt gedrag: heb een plan voor elke bespreking.
• Focus op ‘wij-denken’.
• Intervenieer vanuit ‘ik-perspectief’
• Werk met maximale groepsgrootte van vijf tot zeven personen.
• Focus op besluiten met impact.
• Zorg voor een transparante besluitvormingsprocedure.
• Neem jezelf vooral niet te serieus.

Scripts om de discussie op gang te houden

Proactieve interventies zijn erg belangrijk om de discussie of dialoog in flow te houden. Naarmate je er beter in slaagt het gesprek echt vanuit het proces te leiden, zal het je gemakkelijker afgaan de juiste interventies te doen.

Een dreigend conflict in de kiem smoren

Vooral doordat we vanaf het scherm gedwongen worden de eendimensionale informatie zelf te interpreteren, is de kans groter dat verwarring en verschil van mening over taakuitvoering overslaan naar het persoonlijke vlak. ‘Ik vind het oké’ kan door de ander vanwege het gebrek aan non-verbale signalen worden opgevat als ‘het maakt mij niet uit waar jij mee bezig bent’. Voor je het weet verhuist de discussie van taak naar persoon, van inhoud naar relatie. Het is belangrijk dat je daar als moderator alert op bent. Als je dit laat gaan, kan de discussie gemakkelijk de verkeerde kant op gaan en kost het onnodig veel energie om de groep weer in het gareel te krijgen.

Scripts

▸ ‘Ik proef hier een verschil van mening over hoe we hierin staan; wat gebeurt er?’

▸ ‘Antoon, zo’n reactie op de persoon past helemaal niet bij jou. Zit je er doorheen, of is er iets anders aan de hand?’

▸ ‘Zullen we het bij de inhoud van het programma houden?’

▸ ‘Ik maak me zorgen om je, maar jij zo te horen niet. Kun je ons ervan overtuigen dat je de feedback niet persoonlijk oppakt?’

▸ ‘Fatima, weersta de verleiding je collega’s persoonlijk te beoordelen; wil je je met je feedback beperken tot opmerkingen over de kwaliteit van het werk?’

Het goede conflict stimuleren

We hoeven echt niet bijeen te komen voor vlakke, te brave discussies waarin heel veilig een paar voor de hand liggende vragen worden gesteld. Om goede en impactvolle besluiten te nemen, moet je als professionals het beste bij elkaar oproepen. Dus doorvragen, kritische kanttekeningen plaatsen en vriendelijk provoceren is belangrijk om als team te komen tot een besluit dat past bij het team en de organisatie.

Scripts

▸ ‘Voor mij is het allerbelangrijkste dat de klant tevreden de deur uitloopt, maar ik heb de indruk dat dat voor jullie niet zo interessant is?’

▸ ‘Mij bekruipt het gevoel dat we blijven hangen op inhoudelijke details. Die komen later wel. Ik wil hier vooral boven tafel hebben wat jullie er echt van vinden.’

▸ ‘Als wij gastvrijheid zo hoog in het vaandel hebben staan, hoe kan het dan zijn dat we dit toelaten met z’n allen?’

▸ ‘Oké, dit is echt een heel boeiende discussie. Wat levert dit ons nu op met het oog op al of niet doorgaan met deze aanpak? Welke lessen kunnen we hieruit trekken?’

Creativiteit stimuleren

‘Als je situaties wilt oplossen met hetzelfde denken waarmee ze zijn ontstaan, krijg je nooit andere typen oplossingen.’ Deze uitdrukking van Albert Einstein is bekend en wordt alom erkend. Er is niets vaags of exotisch aan creativiteit. Iedereen kan met creatieve ideeën komen, de een wat gemakkelijker dan de ander. De crux zit hem in de ander verleiden zich te verplaatsen in een andere invalshoek, een ander perspectief. Zodra dat lukt, komen er gegarandeerd nieuwe inzichten en ideeën. Dat is een mathematische wet, geen mystiek. Bespreek voordat je het team echt wil inzetten voor nieuwe en gave ideeën kort met ze de spelregels voor creativiteit, zodat iedereen weet wat de bedoeling is.

Voor in de praktijk

Spelregels zakelijke creativiteit:

• Ga voor veel (kwantiteit boven kwaliteit).
• Stel oordeel uit.
• Foute, verkeerde ideeën bestaan niet (binnen eigen culturele waarden).
• Voorkom ‘diknekkerij’: niet te verliefd worden op dat ene idee, dat blokkeert jezelf en de ander.
• Ga voor gek, vreemd, belachelijk.
• Heb er lol in!

Bron: Praktijkgids online vergaderen

Door: Rob de Haas