Wil je het resultaat van je online overleg vergroten en het proces verbeteren? Dan hebben we een paar gouden regels voor je.
Hoe het werkt
Het team overlegt met elkaar waar het online niet goed loopt in het overleg en welke gezamenlijke afspraken hier verbetering in kunnen brengen.
Waarom
Het gezamenlijk maken van afspraken voor online overleggen, creëert een open gesprek over hoe iedereen het online overleggen ervaart en maakt alle deelnemers verantwoordelijk voor het opstellen van regels en het naleven ervan.
Stap voor stap
stap 0 Voorbereiden
Maak een online prikbord of whiteboard aan.
stap 1 Deelnemers opwarmen
Vraag de deelnemers na te denken over online overleggen die goed én niet goed gingen. Laat
iedereen op het prikbord of whiteboard factoren noteren die de effectiviteit van online gesprekken beïnvloeden.
stap 2 Regels bepalen
Laat de deelnemers in duo’s via de chat of telefonisch regels bedenken die de in stap 1 genoemde punten kunnen oplossen. Vraag de duo’s om op het prikbord of whiteboard hun regels te delen.
stap 3 Stemmen
Laat in duo’s overleggen welke drie regels het belangrijkst zijn. Vraag hun keuze bekend te maken door op het prikbord duimpjes te geven of kruisjes te zetten op het whiteboard. Haal als begeleider de meest gekozen regels eruit.
stap 4 optioneel Scheidsrechters aanstellen
Wijs per overleg één of twee scheidsrechters aan die namens de groep de regels in de gaten houden.
stap 5 optioneel Tussentijds evalueren
Las eventueel halverwege de overleggen een korte time-out in om met elkaar te evalueren hoe het gaat. Zo nodig kun je regels toevoegen, weglaten of aanpassen.
Gouden regels in de praktijk
Wesley is inkoopadviseur bij een overheidsorganisatie. In zijn teamoverleg ervaart hij vaak veel onrust. Zijn collega’s, en ook hijzelf, zijn geneigd door elkaar heen te praten, niet mee te doen of zelfs online af te haken. Hij ziet steeds vaker mensen hun telefoon checken, een andere kant op staren, typen of het beeld uitzetten. Zelf heeft hij ook veel moeite om met zijn aandacht bij het overleg te blijven. Hij stelt daarom voor om met elkaar de werkvorm Gouden online regels te doen. Tijdens de sessie merkt Wesley dat het gesprek over de regels al heel waardevol is, doordat iedereen aangeeft wat er nodig is voor een goed gesprek. Als scheidsrechters wijst hij twee collega’s aan die erg goed zijn in observeren. Het uitbesteden van deze rol geeft hem ruimte om inhoudelijk met het gesprek bezig te zijn.
Tips
Soms kan het helpen om een paar regels ter inspiratie te geven. Hieronder staan wat suggesties. Kies regels waarvan je denkt dat ze jouw team inspireren:
- Begin- en starttijd van het online overleg zijn heilig.
- Iedereen is 5 minuten van tevoren online aanwezig.
- Je mag alleen wat zeggen als je het woord hebt gekregen van de gespreksleider.
- Als je een vraag of inbreng hebt, typ je ‘hand’ in de chat.
- Argumenten worden maar één keer genoemd.
- Iedereen krijgt 1 minuut spreektijd om te reageren op een voorstel.
- Bij het inbrengen van een nieuw agendapunt wordt eerst besproken wat het op moet leveren en wat de vraag aan het team op dit moment is.
- Iedereen laat de camera het hele online overleg aanstaan.
- Als je het online overleg verlaat, geef je dit met reden aan in de chat.
Bron: Het Groot Online Werkvormenboek
Door: Sasja Dirkse, Angela Talen, Annemarieke van Rumpt, Lotte Bons