Inspireren. Verbinden. Veranderen.

Boom Management

Artikelen Gevolgen van coronacrisis voor accreditatie

Gevolgen van coronacrisis voor accreditatie

24 maart 2020Leestijd: 4 minutenKwaliteitsmanagement

Als gevolg van de overheidsmaatregelen om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, kunnen alle conformiteitbeoordelingsactiviteiten niet doorgaan. Hoe de Raad voor Accreditatie hiermee omgaat, is beschreven in het document RvA-T051.

Het document RvA-T051 is in overeenstemming met IAF ID3:2011. Op basis hiervan zijn uitzonderingsmaatregelen vastgesteld voor de door NEN beheerde schema’s. Waar nodig worden voor schema’s de maatregelen nog specifieker ingevuld. De maatregelen zijn van toepassing zolang de overheidsmaatregelen in verband met corona gelden en met een maximum van zes maanden. Na deze periode worde indien nodig nieuwe uitzonderingsmaatregelen vastgesteld.

Definitie buitengewone omstandigheden

In het document RvA-T051 en IAF ID3:2011 wordt de volgende definitie gehanteerd:

Een omstandigheid buiten de controle van de organisatie, gewoonlijk naar gerefereerd als een ‘Force Majeure’ of een ‘daad van god’. Voorbeelden zijn oorlog, staking, plunderingen, politieke instabiliteit, geopolitieke spanningen, terrorisme, criminaliteit, pandemie, overstroming, aardbeving, kwaadaardige computer hacking, andere natuurlijke of door de mens veroorzaakte rampen. (Vertaald uit IAF ID3:2011)

Uitzonderingsmaatregelen

Initiële certificatie en scope uitbreiding

Gedurende de periode waarin vanwege buitengewone gebeurtenissen of omstandigheden normale werkwijzen en on-site auditing niet mogelijk zijn, is het uitvoeren van een volledige initiële certificatie of scope uitbreiding in principe niet mogelijk. 

Daar waar de aard van het certificatieschema zich ervoor leent, kan NEN toestemming geven om alternatieve auditmethoden toe te staan.

Hercertificering en opvolgingsaudits

Indien hercertificering of opvolgingsaudits als gevolg van de maatregelen niet of niet volledig kunnen worden uitgevoerd, mag de uiterste datum voor het afronden van de opvolgingsaudit, of het uitgeven van het nieuwe certificaat met maximaal zes maanden worden uitgesteld. Dit geeft de mogelijkheid om audits en eventuele locatiebezoeken uit te stellen. Voor het verlenen van uitstel zijn de volgende eisen van toepassing:

  • Uitstel is alleen tijdelijk toegestaan, zolang de regeling in dit document van kracht is en indien er echt geen andere optie is;
  • NEN wordt geïnformeerd over alle voorgenomen uitstelverleningen;
  • De uitsteltermijn wordt zo kort mogelijk gehouden en her-certificatie of opvolgingsaudits worden zo snel als mogelijk ingepland zodra versoepeling van de overheidsmaatregelen dit toelaten;
  • Bij hercertificatie wordt de geldig tot datum van het te verlengen certificaat als basis genomen voor de geldigheid van het nieuwe certificaat. Het nieuwe certificaat zal dus korter geldig zijn;
  • Bij een opvolgingsaudit worden voor de volgende opvolgingsaudit de termijnen weer gehanteerd ten opzichte van de uitgiftedatum van het certificaat, hetgeen kan resulteren in een snellere opeenvolging van opvolgingsaudits;
  • Indien de uitsteltermijn van zes maanden wordt overschreden, krijgt het certificaat de status verlopen.

Alternatieve auditmethoden

Beoordelingen op afstand 

Daar waar de aard van het certificatieschema zich ervoor leent, kan NEN toestemming geven om beoordelingen op afstand (remote auditing of remote assessment) toe te staan. Beoordeling op afstand wordt alleen tijdelijk toegestaan, zolang deze regeling van kracht is en indien er echt geen andere optie is. 

>> Bekijk hier de FAQ over COVID-19 crisis van het International Accreditation Forum.

Voor het uitvoeren van beoordelingen op afstand gelden de eisen uit IAF MD 4:2018 met daarbij de volgende aanvullende eisen:

  • De instelling of het bedrijf waar de beoordeling op afstand uitgevoerd wordt dient hiermee vooraf akkoord te gaan en er moet overeenstemming zijn over de wijze waarop de beoordeling wordt uitgevoerd;
  • NEN wordt geïnformeerd over alle voorgenomen beoordelingen op afstand;
  • De beoordelingen op afstand moeten zoveel als mogelijk uitgevoerd worden in overeenstemming met het oorspronkelijke auditprogramma;
  • Observaties van locaties en/of (gedrag van) operationele medewerkers/activiteiten kunnen niet op afstand worden uitgevoerd;
  • Interviews van functies waar (gedrags-)observatie niet van toepassing is, bijvoorbeeld “kantoorfuncties” zoals management, HR, calculatie etc. kunnen wel op afstand worden uitgevoerd indien aan de volgende eisen wordt voldaan:
  • de betreffende medewerker werkt thuis als maatregel i.v.m. de corona crisis;
  • het interview vindt plaats doormiddel van een veilige verbinding, zoals MS Teams of Skype, waarbij er een audio- en videoverbinding is, zodat de auditor(en) en de auditee elkaar goed kunnen zien en horen i.v.m. de verbale en non-verbale communicatie.
  • In het auditplan moet expliciet worden vermeld dat de beoordeling op afstand zal worden uitgevoerd en moet een volledige beschrijving worden opgenomen van de afwijkingen in het auditprogramma en hoe bij deze afwijkingen de betrouwbaarheid van de audit is geborgd;
  • Het auditplan dient voorafgaand aan de audit ter beschikking te worden gesteld aan NEN.
  • In het auditrapport moet expliciet worden vermeld dat de beoordeling op afstand is uitgevoerd en deze dient desgevraagd ter beschikking te worden gesteld aan NEN.

Meer informatie

Voor meer informatie over de uitzonderingsmaatregelen, stuur een e-mail naar schemabeheer@nen.nl. Voor andere informatie over schemabeheer, ga naar nen.nl/certificatie.

Bron: NEN.nl, 20-03-2020