Hoe slaag je er als ziekenhuisorganisatie in om innovatie een centrale plek te geven? In een organisatie die 24/7 zorg moet leveren, terwijl innovatie vraagt om ruimte, rust en een frisse blik? Irene Reiziger is innovatiemanager in Het HagaZiekenhuis: ‘Innovatie is veel meer dan een mooie ruimte en een leuk idee, het gaat om de implementatie, zodat je echt resultaten boekt.’
Het InnovatieLab van het HagaZiekenhuis ging formeel van start begin 2017 en komt voort uit het project ‘HagaVernieuwt’. De renovatie en nieuwbouw van het ziekenhuis in 2014-2015 werden aangegrepen om ‘vernieuwd werken’ te introduceren in de ziekenhuisorganisatie. HagaVernieuwt was daarom meer dan alleen een nieuw gebouw neerzetten. Het betekende ook kijken naar de toekomst, wat past bij de inrichting van de zorg, welke concepten kunnen we gebruiken en welke ICT-ondersteuning is daarvoor nodig? De steun van de toenmalige voorzitter van de Raad van Bestuur, Chiel Huffmeijer, was hierin onontbeerlijk. En al gauw werd duidelijk: dit kun je nooit stoppen, innoveren is een blijvende activiteit.‘Al gauw werd duidelijk: dit kun je nooit stoppen, we moeten altijd blijven innoveren en de flow van het vernieuwen vasthouden.’
HagaInnovatieteam
Onder leiding van Caroline Bestebreurtje, destijds directeur HagaAcademie en Innovatie, werd er een innovatieteam opgericht dat de opdracht kreeg om een InnovatieLab te bouwen. Irene Reiziger werd aangesteld als Innovatiemanager. Zij maakten deel uit van het HagaInnovatieteam, waarin ook een ict-projectleider, zorgmanager, financieel adviseur, radioloog en een lid van de Verpleegkundige Adviesraad zitting hebben. ‘Een InnovatieLab starten is een mooi idee, maar dan moet je wel weten wat je ermee wil bereiken’, zegt Caroline. ‘We hebben aan de hand van het Canvas-model eerst doelen gedefinieerd. Heel bewust zijn we breed begonnen: innovatie is voor ons alles wat waarde toevoegt, het gaat om het verhogen van de patiëntwaarde. Zo staat het ook in onze missie en visie.’ Na de startfase bracht het HagaInnovatieteam meer focus aan in de innovatie-activiteiten. In het jaarplan worden nu vier inhoudelijke thema’s benoemd. Een van de thema’s is gericht op het vergroten van de eigen regie bij de patiënt, met ondersteuning van E-Health. Een ander thema is slimmer werken, wat zich richt op procesinnovatie gecombineerd met technologische innovatie. Initiatieven die ondersteunend zijn aan het verder vormgeven van het gedachtegoed van positieve gezondheid, waaronder lifestyle. Maar ook de relatie met leren is uitdrukkelijk benoemd, als onderdeel van innoveren.Zichtbaar
‘We wisten al snel waar het InnovatieLab moest komen, midden in het ziekenhuis, niet ergens in de catacomben.’
Inspiratiesessies
In het InnovatieLab worden elke drie weken inspiratiesessies georganiseerd. Het onderwerp van een sessie kan uit verschillende hoeken worden aangebracht, legt Irene uit: ‘Via mijn eigen netwerk, collega’s in het ziekenhuis, via LinkedIn of andere nieuwsbronnen kom je op ideeën die wellicht interessant zijn voor het HagaZiekenhuis. Via de nieuwsbrief in het ziekenhuis en andere communicatiemiddelen kondigen we een sessie aan. Ook nodigen we gericht mensen uit waarvan we denken dat ze het interessant vinden. Elke keer komen er zo’n 25 à 30 mensen naar een sessie. We bespreken de toegevoegde waarde van het idee, is het opschaalbaar, kunnen we er iets mee in het HagaZiekenhuis? Zo ja, dan volgt een sessie met de opdrachtgever of afdeling, die wordt eigenaar van het project. Caroline vult aan: ‘Wat je ziet is dat het nu vooral aanbodgestuurd is, Irene haalt de ideeën van buiten naar binnen. Het is nog veel minder vraaggestuurd, dat mensen naar ons toekomen met een idee of met een probleem dat ze willen oplossen. We moeten mensen dus inspireren, dat is heel erg belangrijk. Een andere rol is het verbinden van mensen. Je wil niet dat drie afdelingen met hetzelfde bezig zijn en allemaal het wiel opnieuw gaan uitvinden. Zo ontdekten wij dat een paar afdelingen bezig zijn met beeldbellen. Het is fijn dat ze zich nu melden, dan kunnen wij het oppakken en ziekenhuisbreed ontwikkelen, een visie formuleren, eisen vaststellen e.d. Dat is mooi want dan kun je de motor gaan vormen.’Projectondersteuning
Naast het innovatieteam is er in het HagaZiekenhuis een innovatieplatform. Deze groep mensen heeft speciale belangstelling voor innovatie. Enkelen van hen zijn werkzaam bij de HagaAcademie en komen uit het project HagaVernieuwt. Zij helpen met de bezetting van het InnovatieLab, maken daar hun eigen innovatieafspraken en bieden proces- en projectondersteuning aan collega’s die een innovatief idee van de grond proberen te krijgen. Irene: ‘Als er goedkeuring is voor een project, dan helpen wij de projecteigenaar met het opzetten van een plan van aanpak of een pilot. Je ziet dat mensen daar hulp bij nodig hebben, vooral om de vaart erin te houden als ze eenmaal begonnen zijn. De projecteigenaar blijft verantwoordelijk voor de realisatie en de resultaten.’
Tips van het HagaInnovatieTeam
Belangrijk voor zowel de leden van het innovatieteam als het innovatieplatform is dat mensen geïnspireerd zijn door innovatie, zegt Caroline. ‘Op basis van onze ervaringen tot nu toe hebben we een structuur opgezet voor de mensen die je nodig hebt om te blijven innoveren. Dat is heel dynamisch, maar de kern is het HagaInnovatieteam. Je hebt een mix van mensen nodig die de organisatie goed kennen en dingen kunnen regelen, maar ze moeten er ook voor kunnen gaan, dus niet alleen op basis van positie. Je moet er ook wel beetje verstand van hebben, de strategische lijnen kunnen zien om te bepalen of een idee ertoe doet of niet.’
- Begin klein, met dingen die al bestaan, pluk eerst het laaghangend fruit. Als je te groot begint, dan gebeurt er niets.
- Betrek mensen bij innovatie die de organisatie heel goed kennen, die weten wie je waarvoor moet hebben. Het gaat vaak om goodwill.
- Reserveer tijd en geld voor de implementatie. Anders blijft het bij mooie ideeën.
- Ga regelmatig ‘naar buiten’, naar congressen, voer gesprekken, om te netwerken, innovatie-ideeën binnen te halen en om samenwerkpartners te zoeken.
- Zorg voor commitment van de mensen in je innovatieteam. Voorkom dat mensen te vrijblijvend zijn met hun inbreng. Alleen ideeën brengen is niet genoeg.
‘De implementatie is essentieel, daar moet je echt tijd op inzetten. Als je dat niet doet, dan verdampen veel mooie ideeën.’Mensen krijgen geen formele rol of uren voor hun werk in het innovatieplatform. Dat is wel een bottleneck. ‘Je ziet dat bij veel innovatieprogramma’s. Maar de implementatie is essentieel, daar moet je echt tijd op inzetten. Als je dat niet doet, dan verdampen veel mooie ideeën. Innovatie lijkt vaak te gaan om een mooi idee en dan komt het wel goed, maar innovatie gaat om implementatie, zodat je echt resultaat boekt. Daar heb je kennis en kunde voor nodig. Die bieden wij in ons InnovatieLab.’
