• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement
  • Artikel24 jun 2022

    Het A3 voortgangsgesprek: een stappenplan

    Kwaliteitsmanagement

    In dit artikel lees je een mogelijke aanpak voor het A3 voortgangsgesprek.Dat gesprek gesprek kan in de praktijk worden opgedeeld in drie stappen: voorbereidng, het gesprek zelf en het vervolg.

    Stap 1: Voorbereiding

    De eerste stap, de voorbereiding, is de sleutel tot het bereiken van de gewenste resultaten. Daarom is het belangrijk dat dit A3-gesprek periodiek plaatsvindt, van weekstart tot bijvoorbeeld zo’n zes tot keer per jaar. De frequentie kan aangepast worden aan de situatie, waarbij geldt: wat je aandacht geeft gaat groeien. Vaak kost het voorbereiden van het voortgangsgesprek meer tijd dan het voeren ervan. Het belang van een goed voortgangsgesprek brengt met zich mee dat er over vorm en inhoud van de gesprekken duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen de leidinggevenden onderling. Deze afspraken betreffen de doelstelling van het gesprek, de agenda en het vervolg. Aan het begin van ieder kalenderjaar moet de leidinggevende bovendien stilstaan bij de frequentie en de verdeling van aandachtsgebieden en thema’s over het jaar (jaarkalender). Dit kan worden vastgelegd in A3 online.

    Stap 2: Gesprek

    Het A3 voortgangsgesprek is een bewuste markering van tijd en aandacht voor het bespreken van de onderlinge samenwerking tussen de betrokkenen bij een A3 jaarplan. Het is bijvoorbeeld een gesprek tussen managers en hun team, of tussen managers van twee verschillende managementniveaus.

    Tijdens het gesprek staan de volgende vier agendapunten centraal:

    • nieuwe ontwikkelingen (of beleid, met consequenties voor het A3 jaarplan);
    • de drie belangrijkste successen;
    • de drie belangrijkste punten van zorg;
    • vervolgafspraken (afspraken over ondersteuning door derden bij zorgpunten en over uitdragen successen naar anderen).

    Gezamelijk beeld

    De agenda wordt bottom- up voorgesteld. Anders gezegd: de eigenaar van het A3 jaarplan stelt een eigen agenda voor die na een toets door het team of eventueel een derde wordt vastgesteld. Zodoende ontstaat er een gezamenlijk beeld over de situatie, de gewenste ontwikkeling en wat er nog nodig is om de prestaties in de toekomst te verbeteren.

    In een goed voortgangsgesprek is er sprake van een balans tussen het praten over de resultaten en over de wijze waarop de resultaten bereikt zijn. Hoe staat het met de resultaten? Welke punten verdienen extra aandacht? En welke verbeteringen zijn er mogelijk? Ook de manager dient zichzelf de nodige vragen te stellen. Wat heb ik zelf ondernomen om vooruitgang te boeken? En heb ik daarbij alle opties afgewogen? Het is aan te bevelen de vorm van een open dialoog te gebruiken.

    Varianten op het bilaterale A3 voortgangsgesprek

    Bij mij zijn twee alternatieve hoofdvormen bekend. De eerste variant is een A3 MT -overleg dat periodiek plaatsvindt. Dit betekent dat de agenda van het A3 voortgangsgesprek per MT -lid wordt doorlopen wat betreft het eigen verantwoordelijkheidsgebied. Het voordeel van deze gespreksvorm is dat de managers de successen en zorgpunten direct met elkaar delen. Het nadeel is dat — juist omdat het gesprek plaatsvindt met en over verschillende managers — hierdoor de openheid van het gesprek mogelijk wordt beperkt en er in mindere mate aandacht kan worden besteed aan enkele persoonlijke punten.

    Een tweede variant heeft de vorm van collectieve (bijvoorbeeld kwartaal) bijeen komsten waarin MT- leden, afdelingshoofden en medewerkers in subgroepen een korte presentatie geven over de voortgang van hun A3 jaarplan. Ze doen dit aan de hand van de hiervoor beschreven agenda. Een procesbegeleider bewaakt de gezamenlijk gemaakte vervolgafspraken. De resultaten uit de subgroepen worden daarna breder gedeeld.

    Tip

    De drie centrale vragen die tijdens het A3 voortgangsgesprek moeten worden beantwoord zijn achtereenvolgens:

    1. Hoe staat het met de resultaten?
    2. Waarom zijn sommige successen behaald?
    3. Op welke punten is extra aandacht nodig?

    Stap 3: Vervolg

    In deze fase is het belangrijk dat de managers voldoende aandacht besteden aan de follow-up van het gesprek. Het vervolg is essentieel om de energie die in het A3 voortgangsgesprek is gestoken, profijt te laten hebben. Een vervolg zorgt ervoor dat de afspraken die tijdens het gesprek zijn gemaakt ook daadwerkelijk worden nagekomen, en dat de gezamenlijk gestelde doelen dichterbij komen. Blijvende persoonlijke aandacht voor de afspraken die na het gesprek zijn gemaakt, is cruciaal.

    Tip

    Komen managers gemaakte afspraken over acties en resultaten niet na? Geef dan meer aandacht (en tijd) aan A3 voortgangsgesprekken. Dit versterkt het commitment aan de gemaakte afspraken.

    Bron: Jaarplan op één A3

    Door: Henk Doeleman

    Laatste update: 24 jun 2022

    Reageren op dit artikel

    Gerelateerde tags

    A3 methodiek Aan de slag dialoog Henk Doeleman Kwaliteitsmanagement Lean

    Verder lezen

    11 aug 2022Kwaliteitsmanagement
    Lean: Gestandaardiseerd leiderschap
    2 aug 2022Kwaliteitsmanagement
    Toekomstverkenning en leren in het MCS van Nederlandse ziekenhuizen (Longread)
    1 aug 2022Kwaliteitsmanagement
    CMMI: Capability Maturity Model Integration
    27 jul 2022Kwaliteitsmanagement
    Luisteren, positieve verwondering & twijfel: 5× waarom
    2 jun 2022Kwaliteitsmanagement
    De vier kernelementen van een procesontwerp
    2 jun 2022Kennisfestival
    Vliegende KPI’s en de faalparadox
  • Blogs kwaliteitsmanagement

    Hoe ziet de complimentenprocedure eruit? (Met podcast)1 mrt 2022
  • Boeken kwaliteitsmanagement

    Zeg dat nog eens
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
    • Hidden
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

  • Recente reacties

    • Ina Vogel op DISC en MBTI zijn bagger, op één ding na
    • Martin Buil op Jouw medewerkers ontspannen op vakantie? Mooi niet!
    • Ed op Hoe geef je emoties een plek op het koude scherm?
    • ronald op Service design thinking: de ideale situatie als vertrekpunt
    • lee op Wat je als manager kunt leren van een psychopaat
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing