In dit artikel lees je een mogelijke aanpak voor het A3 voortgangsgesprek.Dat gesprek gesprek kan in de praktijk worden opgedeeld in drie stappen: voorbereidng, het gesprek zelf en het vervolg.
Stap 1: Voorbereiding
De eerste stap, de voorbereiding, is de sleutel tot het bereiken van de gewenste resultaten. Daarom is het belangrijk dat dit A3-gesprek periodiek plaatsvindt, van weekstart tot bijvoorbeeld zo’n zes tot keer per jaar. De frequentie kan aangepast worden aan de situatie, waarbij geldt: wat je aandacht geeft gaat groeien. Vaak kost het voorbereiden van het voortgangsgesprek meer tijd dan het voeren ervan. Het belang van een goed voortgangsgesprek brengt met zich mee dat er over vorm en inhoud van de gesprekken duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen de leidinggevenden onderling. Deze afspraken betreffen de doelstelling van het gesprek, de agenda en het vervolg. Aan het begin van ieder kalenderjaar moet de leidinggevende bovendien stilstaan bij de frequentie en de verdeling van aandachtsgebieden en thema’s over het jaar (jaarkalender). Dit kan worden vastgelegd in A3 online.
Stap 2: Gesprek
Het A3 voortgangsgesprek is een bewuste markering van tijd en aandacht voor het bespreken van de onderlinge samenwerking tussen de betrokkenen bij een A3 jaarplan. Het is bijvoorbeeld een gesprek tussen managers en hun team, of tussen managers van twee verschillende managementniveaus.
Tijdens het gesprek staan de volgende vier agendapunten centraal:
- nieuwe ontwikkelingen (of beleid, met consequenties voor het A3 jaarplan);
- de drie belangrijkste successen;
- de drie belangrijkste punten van zorg;
- vervolgafspraken (afspraken over ondersteuning door derden bij zorgpunten en over uitdragen successen naar anderen).
Gezamelijk beeld
De agenda wordt bottom- up voorgesteld. Anders gezegd: de eigenaar van het A3 jaarplan stelt een eigen agenda voor die na een toets door het team of eventueel een derde wordt vastgesteld. Zodoende ontstaat er een gezamenlijk beeld over de situatie, de gewenste ontwikkeling en wat er nog nodig is om de prestaties in de toekomst te verbeteren.
In een goed voortgangsgesprek is er sprake van een balans tussen het praten over de resultaten en over de wijze waarop de resultaten bereikt zijn. Hoe staat het met de resultaten? Welke punten verdienen extra aandacht? En welke verbeteringen zijn er mogelijk? Ook de manager dient zichzelf de nodige vragen te stellen. Wat heb ik zelf ondernomen om vooruitgang te boeken? En heb ik daarbij alle opties afgewogen? Het is aan te bevelen de vorm van een open dialoog te gebruiken.
Varianten op het bilaterale A3 voortgangsgesprek
Bij mij zijn twee alternatieve hoofdvormen bekend. De eerste variant is een A3 MT -overleg dat periodiek plaatsvindt. Dit betekent dat de agenda van het A3 voortgangsgesprek per MT -lid wordt doorlopen wat betreft het eigen verantwoordelijkheidsgebied. Het voordeel van deze gespreksvorm is dat de managers de successen en zorgpunten direct met elkaar delen. Het nadeel is dat — juist omdat het gesprek plaatsvindt met en over verschillende managers — hierdoor de openheid van het gesprek mogelijk wordt beperkt en er in mindere mate aandacht kan worden besteed aan enkele persoonlijke punten.
Een tweede variant heeft de vorm van collectieve (bijvoorbeeld kwartaal) bijeen komsten waarin MT- leden, afdelingshoofden en medewerkers in subgroepen een korte presentatie geven over de voortgang van hun A3 jaarplan. Ze doen dit aan de hand van de hiervoor beschreven agenda. Een procesbegeleider bewaakt de gezamenlijk gemaakte vervolgafspraken. De resultaten uit de subgroepen worden daarna breder gedeeld.
Tip
De drie centrale vragen die tijdens het A3 voortgangsgesprek moeten worden beantwoord zijn achtereenvolgens:
- Hoe staat het met de resultaten?
- Waarom zijn sommige successen behaald?
- Op welke punten is extra aandacht nodig?
Stap 3: Vervolg
In deze fase is het belangrijk dat de managers voldoende aandacht besteden aan de follow-up van het gesprek. Het vervolg is essentieel om de energie die in het A3 voortgangsgesprek is gestoken, profijt te laten hebben. Een vervolg zorgt ervoor dat de afspraken die tijdens het gesprek zijn gemaakt ook daadwerkelijk worden nagekomen, en dat de gezamenlijk gestelde doelen dichterbij komen. Blijvende persoonlijke aandacht voor de afspraken die na het gesprek zijn gemaakt, is cruciaal.
Tip
Komen managers gemaakte afspraken over acties en resultaten niet na? Geef dan meer aandacht (en tijd) aan A3 voortgangsgesprekken. Dit versterkt het commitment aan de gemaakte afspraken.
Bron: Jaarplan op één A3
Door: Henk Doeleman