Je moet 10 procent van je tijd besteden aan het probleem en 90 procent aan de oplossing. Dat is een mooie tegeltjeswijsheid, en bijna iedereen zegt: ‘ja, dat is zo’ als ze aan deze spreuk herinnerd worden. Toch blijkt de praktijk weerbarstiger.
Eens had ik een overleg bij een opdrachtgever waarvoor ik werkte als freelancer, want er was iets fout gegaan met een website. Ik heb vooral bij het overleg gezeten en heb geluisterd. Goed geluisterd. En hoe meer ik hoorde, hoe verbaasder ik raakte. Het overleg ging ongeveer zo: “Het is fout gegaan! Hoe kan dat nou?” Waarna allerlei mensen duiten in zakjes deden over hoe het fout kon gaan. De volgende vraag was: “Maar wiens schuld is het nu?”
Daarop vlogen de verwijten over tafel, het was niemands schuld, want er zaten veel stappen in het proces, maar uiteindelijk werd er toch een schuldige gevonden: het is zijn schuld! Vervolgens werd het probleem nog een keer kort samengevat, het waarom het probleem ontstaan was werd ook benoemd, en vervolgens werd de schuldige nogmaals aangewezen: (het is zijn schuld) tot grote tevredenheid van iedereen, behalve van de schuldige, natuurlijk.
En nu de oplossing?
En toen waren we ongeveer 35 minuten verder, en ik dacht: ‘nu gaan we dus vijf uur werken aan een oplossing’. Maar dat gebeurde niet. Het overleg was afgelopen. Vastgesteld was dat er een probleem was (dat wisten we al voor het overleg), hoe het probleem kwam (maar verder dan die vaststelling kwamen we niet) en wie het gedaan had (nou, geweldig). Kortom, totaal ineffectief, niet efficiënt, zonde van de tijd zo’n overleg.
Nu ging dit om een website waarvan de hosting niet goed was aangevraagd, en de bouw vertraagd was, dus heel spannend was het niet. Maar ik besloot op het eind toch in te grijpen. Ik vroeg: “En nu, wat is nu de oplossing?”. Glazige blikken alom. Ik dacht: deze communicatie van mij is niet effectief, ik moet anders communiceren: “Goed, dat er iets mis was gegaan wisten we al. En omdat we weten dat het niet goed is, weten we ook wat de uitkomst was geweest als het wel goed was gegaan, toch? “ Ja, dat wisten ze wel: “Dan had er nu een website in de lucht geweest, tenminste als het goed was gegaan” , was de conclusie.
“Mooi”, vervolgde ik: “En wat hebben we dan geleerd van het probleem?”. Wederom glazige blikken. Ik besloot zelf het antwoord te geven: “Dat het op die manier niet werkt om een website in de lucht te krijgen. Dus moeten we het op een andere manier proberen!” Ja, daar had ik wel gelijk in, zag ik aan de begrijpende knikjes van iedereen.
Eerste stap?
“Dus, wat kunnen we nu als eerste stap doen, om te zorgen dat die site volgende week wel in de lucht is?”, vroeg ik. De antwoorden kwamen ogenblikkelijk: Een nieuwe domeinnaam aanvragen, met simpele hosting en een open source pakket, want een andere collega kon daar snel in bouwen, we konden de templates die we hadden dan hergebruiken, hosting aanvragen bij die andere partij kostte 10 minuten en dan konden we gelijk beginnen. Ik zei: “Mooi dan gaan we dat doen”.
De focus van iedereen was totaal veranderd, de sfeer ook, want er werd namelijk gewerkt aan het oorspronkelijk doel, een mooie website in de lucht brengen. Weg waren de verwijten, weg was de ineffectieve houding, weg was de slechte sfeer. En dat kostte ongeveer 3 minuten.
Wat had ik precies gedaan?
Ik bedacht me later wat ik nu precies had gedaan. Ik was eerst verbijsterd geweest over de probleemveroorzakende vragen die gesteld werden, en verbijsterd dat het overleg blijkbaar geen ander doel had dan te bevestigen dat er een probleem was, en dat er iemand de schuld van moest hebben. Waarom dat was, is mij nog steeds volslagen onduidelijk. Het gebeurde altijd zo, werd mij verteld. En als je doet wat je altijd hebt gedaan, krijg je wat je altijd hebt gehad. Nu hadden ze dus een ander resultaat: “We hebben nog nooit iemand zo snel een oplossing zien bedenken”, zeiden ze tegen mij. Terwijl ik niets had bedacht: ze hadden het zelf gedaan!
Wat ik deed was het veranderen van de focus van iedereen. Weg van het probleem. Dat is namelijk zelden interessant. Het is alleen belangrijk om vast te stellen wat het probleem is, en het is handig om te weten hoe het probleem precies gebeurde, zodat je het niet nog een keer op die manier probeert, maar op een andere manier. Maar het allerbelangrijkste is om te weten wat je in plaats van het probleem wilt.
En daarvoor kun je jezelf effectieve vragen stellen. Vragen die je bij een oplossing brengen. Want waarom zou je in hemelsnaam tijd besteden aan iets wat je niet wilt hebben, aan iets wat niet leuk is? Je gaat een superslechte film toch ook niet voor de tweede keer kijken?
Oplossingsgerichte vragen
Wil je een oplossing? Stel jezelf dan de volgende vragen:
- Wat is het probleem?
- Wat wil ik in plaats van het probleem/wat wil ik wel?
- Hoe kan dat bereikt worden?
- Wat kan ik nu doen om de oplossing dichterbij te brengen?
Dat is namelijk wel effectieve tijdsbesteding. En dan voldoe je aan de tegelwijsheid: 90% van de tijd is voor de oplossing!
Door: Eduard van Brakel
Eduard van Brakel is eindredacteur van Management Impact. Samen met managementwetenschapper en leiderschapscoach Bas Kodden schreef hij het boek Leidinggeven is omgekeerd opvoeden. Hij is ook oplossingsgericht coach.
