Het woord ‘project’ wordt al net zo vaak misbruikt als het woord ‘team’. Maar als het echt een projectteam is dan komt het wel op goed samenwerken aan. Een project is immers bijzonder, uniek en belangrijk. Iets krijgt de vorm van een project als het niet improviserend en ook niet routinematig opgelost kan worden. Als het een belangrijk doel is waarvan je graag met enige zekerheid wilt weten dat het er komt. Dan is iets een project.
Geschatte leestijd: 3 minuten
Kopje koffie – Een simpele oefening om het principe ‘eerst denken, dan doen’ te begrijpen. Schrijf álle handelingen op die nodig zijn om een kop koffie in te schenken. Voer ze daarna precies volgens de instructie uit. En klopt het?
Een kenmerk van projecten is dat er een zorgvuldig gekozen methodiek wordt gebruikt. Een methode die ruimte geeft aan innovatie (want uniek) en die toch het resultaat voorspelbaar maakt (want belangrijk). Zo’n methodische werkwijze is voor veel teams aan te bevelen. Ook als het geen project in de zuivere betekenis van het woord is, dan toch kan een team voordeel hebben bij een projectmatige aanpak en wordt er een projectteam geformeerd
Kenmerken van een projectteam zijn:
- Er wordt eerst goed nagedacht over het op te leveren resultaat. Daarbij wordt bepaald wat wél, maar ook wat níet tot het resultaat hoort. Een beetje focus heeft een team zelden kwaad gedaan.
- Er is een heldere relatie met een opdrachtgever, die al dan niet namens klanten opereert. Daarmee worden afspraken gemaakt over het resultaat, over middelen en over randvoorwaarden.
- Het werk wordt verdeeld in fasen. De belangrijkste reden is dat er niet als een kip zonder kop wordt begonnen. Eerst denken, dan doen. Naarmate het werk vordert, worden de vrijheidsgraden kleiner. Het werk trechtert als het ware naar een steeds beter voorspelbaar eindresultaat.
- Tijdens het werk is er bewaking op een aantal (beheers)aspecten: op tijd en geld, op informatievoorziening en op specificaties van kwaliteit.
- Op afgesproken tijden worden er beslissingen genomen. Dit zijn belangrijke momenten waarop terug én vooruit wordt gekeken. Liggen we op schema? Wat wordt de volgende stap? Gaan we nog wel verder en zo ja, op deze manier?
Projectmatige aanpak
De projectmatige aanpak kan uitgebreid en zwaar worden ingezet, zoals bij het ontwikkelen van een nieuwe communicatiesatelliet. De aanpak kan ook licht worden ingezet, waarbij het projectteam enkele aspecten van de projectmethode gebruikt. Zoals het werk plannen, faseren en het inbouwen van speciale beslismomenten. In veel organisaties wordt vrijwel alles wat afwijkt van de routine, ondergebracht in projecten en dus in een projectteam.
- Martijn Vroemen is ook een van de sprekers op het Jaarcongres Teamcoaching. Klik hier voor meer info en aanmelden >>>
Bron: Team op vleugels
Door: Martijn Vroemen
