Stadsgesprekken, raadsbesprekingen, productpresentaties, stakeholdersbijeenkomsten, conferenties en congressen, gericht op een groter publiek, gaan nu veel meer naar een hybride opzet: een combinatie van live-interactie en presentatie met daarnaast ‘deelnemers op afstand’. Hieronder volgen een aantal stappen die je kunnen helpen bij de voorbereiding ervan.
Net als bij onlinevergaderingen geldt hierbij: denk vooraf na wat je met de bijeenkomst of conferentie beoogt; dit geeft richting aan zowel vorm als inhoud. Daarnaast is het relevant je af te vragen wat het beoogde publiek van de bijeenkomst echt bezighoudt en raakt, en hoe je dat tijdens dat event ‘live’ in beeld brengt.
Toon drama
Voor deze livemomenten is het wezenlijk dat je drama toont, omdat emoties en overtuigingen ons als mens raken. Dat kan bijvoorbeeld door enkele scenes te creëren waarin sleutelfiguren en ‘influencers’ met elkaar in gesprek gaan, een debat voeren, of elkaar via interview of verhaal meenemen in een persoonlijk, emotioneel geladen betoog. Dit vereist een script, omdat je een goede discussie en een goed verhaal niet kunt laten afhangen van toeval. Op die manier kun je, net zoals via film en tv, de deelnemers op afstand emotioneel raken en actief betrekken via chats en andere technologie.
Werk in duo’s
Werk bij grotere, hybride bijeenkomsten in duo’s. Als je zelf als gespreksleider aan de bak moet en er geen ervaren moderator beschikbaar is, is het verstandig de bijeenkomst met een ‘partner in crime’ voor te bereiden en te leiden. Kies dan enkele voorbeeldscripts zoals beschreven in de Praktijkgids Online Vergaderen, zodat je toch een paar interventies achter de hand hebt om de bijeenkomst in flow te houden.
Voorkom dat de vergadering wordt weggekaapt door dominante types en je de regie kwijtraakt. Het is belangrijk dat je vooraf een beeld hebt van de gewenste opbrengst, en op basis hiervan zelf een plan hebt hoe je de vergadering stapsgewijs hier naartoe begeleidt. Daarvoor kun je bijvoorbeeld ontwerpkaarten gebruiken.
Bron: Praktijkgids online vergaderen
Door: Rob de Haas
