Hoe goed vergaderen bijdraagt aan vermindering van werkdruk

Hoe mooi zou het zijn als we alleen met die mensen besluiten nemen die het werkelijk aangaat. Ik stel voor om te stoppen met eindeloos praten totdat we een keertje consensus hebben; dat kost zoveel tijd en levert meestal besluiten wat voor velen een zwaktebod is. Garantie: weinig draagvlak voor de uitvoering. Als we meer zelfsturing wensen, moeten we ook bereid zijn zelfstandig besluiten te nemen, mits de procedure van besluitvorming zorgt voor voldoende raadpleging en advies.

 Zodra je de autoriteit delegeert, neemt de werkdruk af

Waarom zitten we met zijn allen nog zo vaak naar de leidinggevende te kijken met een blik: “Nou, zeg jij het dan maar!” Wie is hier nu een professional? Bespreek met de mensen die direct erbij betrokken zijn de dilemma’s en vragen van de thema-eigenaar die ook beslissingsbevoegd is, zodat hij/zij nog beter een gewogen besluit kan nemen.

Leg de verantwoordelijkheid daar waar die hoort

Geef en gun het elkaar een grotere mate van professionele autonomie, zodat we in onze meetings to-the-point kunnen komen en met kleurrijke discussies en dialogen de inzichten van de thema-eigenaar op een hoger plan brengen. Deze autonomie biedt de professional grotere zelfstandigheid om verantwoorde keuzes te maken en daarop elkaar aan te spreken. Daarmee wordt ons werk boeiender, omdat we zelf meer gaan voelen dat we ertoe doen. Laat elkaar maar los, dat versterkt de band.

Volwassen gedrag als norm

Wat doen we toch moeilijk als we kritische feedback krijgen op onze prestaties; bij het minste of geringste schieten we dan als ‘gekwetste kinderen’ in de gordijnen. Zeker, soms bakken we weinig van feedback geven en ontvangen en stellen we bij een gezamenlijke evaluatie ineens de persoon in kwestie ter discussie: “ik vraag me af of jij wel de aangewezen persoon hiervoor bent!” Dat kan natuurlijk niet. Maar wanneer we als volwassen mensen elkaar professionele, constructieve feedback geven, dan kan het ons geweldige inzichten en praktische handvatten geven voor de toekomst.

Eindeloos bakkeleien vergroot de werkdruk

Goed gemotiveerde feedback kan ons echt vleugels geven. Echter, zodra feedback ons niet bevalt, lijkt het wel of we ons direct moeten verdedigen en vatten we alles persoonlijk op. Voor je het weet zijn we met elkaar aan het bakkeleien over van alles behalve waar het over moet gaan; dat vreet energie en kan ons de hele dag achtervolgen. En al die akkefietjes blijven in ons hoofd ronddolen, we nemen ze de hele dag mee, ook naar huis: hoe nodeloos vermoeiend en overbodig.

Niet iedereen hoeft er een plasje over te doen, echt niet!

Waarom in hemelsnaam moeten we allemaal overal bij zijn? Zijn we dan zo bang dat we iets missen? Hoe moet dat dan met samensturing en zelforganisatie…? De wereld is echt complex geworden, laten we de alledaagse problemen vooral zo economisch mogelijk onderling verdelen, waardoor we netto veel minder hoeven te overleggen. Zo houden we meer tijd over voor onze eigenlijke werk. Uit onderzoek blijkt dat de optimale groepsgrootte voor samenwerking zes tot zeven is; waarom dat niet aanhouden voor de meeste meetings. Dan blijven er slechts enkele thema’s over die je met het hele team wilt bespreken. Dat scheelt ons allemaal bakken met tijd en energie die je dan voor jouw eigen kerntaken kunt gebruiken. Rest je veel minder netto vergaderen met ook nog eens de juiste mensen die zich goed hebben voorbereid!

Waardevolle besluiten geven ons een aangenaam gevoel van vooruitgang

Het is frustrerend als we steeds maar blijven vergaderen, maar geen of onduidelijke besluiten nemen. Dat is jammer want het nemen van waardevolle besluiten geeft ons het gevoel van vooruitgang: je hebt dan samen het idee dat je stappen neemt. En het nemen van een goed besluit geeft ons ook een goed gevoel, zeker als je daar zelf vorm en inhoud aan mag geven. Om die redenen is het belangrijk om bij afronding van een discussie of dialoog echt even de tijd te nemen voor het zorgvuldig formuleren van het genomen besluit: wat is het besluit precies?

Heldere besluiten geven rust

Het woord ‘besluit’ stamt af van het Latijnse ‘decire’, dat ‘het elimineren van alternatieven’ betekent: hoe fijn! We hoeven daar dus niet meer met zijn allen over na te denken en het kan dan uit ons hoofd… dat geeft rust. En ja, tegenwoordig is een besluit niet meer in beton gegoten, maar voor dit moment biedt het ons terecht relatieve rust. Bij voortschrijdend inzicht nemen de juiste mensen opnieuw een besluit, die past bij de werkelijkheid van dat moment. Door: Rob de Haas, zijn missie: making the world a better meetingplace