Wanneer je graag een helder hoofd en een lege inbox wilt, moet je voor elk binnenkomend bericht een aantal beslissingen nemen. Laten we eens proberen om een basis te leggen om al die inkomende post te verwerken
Stapsgewijs
1. Een e-mail komt binnen in je inbox.
2. Om je inbox elke dag minimaal eenmaal leeg te krijgen, moet je over elk bericht een weloverwogen beslissing nemen:
- – verwijderen uit inbox;
- – verplaatsen naar een andere map voor verdere verwerking.
3 Het nemen van beslissingen kost tijd en energie, dus proberen we het nemen van beslissingen zo gemakkelijk mogelijk te maken. Er zijn acht mogelijke bestemmingen voor elk bericht:
- Prullenbak/Verwijderde items – het bericht kan worden verwijderd.
- Archief – er is geen noodzakelijke actie te nemen, maar ik wil het bericht ook nog niet weggooien.
- Later/Misschien-map – er is actie nodig op dit bericht, maar dat ga ik niet deze werkweek doen.
- Tweeminutenregel – ik kan de actie in twee minuten afhandelen.
- Agenda – de actie (of informatie) in dit bericht is datum- en/of tijdgebonden.
- Wachten Op – ik kan de gewenste actie delegeren, of er is geen actie vereist van mijn kant, ik moet wachten totdat eenander de actie heeft ondernomen.
- Eerstvolgende Acties-map – ik moet de volgende actie zelf doen en dat ga ik deze week doen.
- Daarnaast kennen we binnen Getting Things Done® nog een Projectenlijst – op die lijst staan alle projecten die op dit moment spelen in jouw werk of privéleven. Die lijst kijk je één keer per week door om te bedenken of alle projecten nog op rolletjes lopen, of dat ze meer aandacht verdienen.
Projectenlijst
Wanneer een Gewenste Uitkomst meer dan één actie vereist, dan noem je het een project. Er zijn verschillende manieren om à la Getting Things Done® een overzicht met al je projecten bij te houden. Op dit moment werk ik zelf met een mindmap voor mijn projecten, omdat ik dan een beter overzicht heb tussen de verschillende rollen in mijn leven en de projecten die erbij horen. Maar omdat dit boek over Outlook gaat, zal ik in hoofdstuk 17 van het boek Elke dag je hoofd en je inbox leeg uitleggen hoe je een projectenlijst kunt maken en bijhouden in Outlook. Zo ben ik zelf ook begonnen, voordat ik later overschakelde naar een mindmap.
Opties nader bekeken
Laten we die opties eens nalopen. Voor het verwijderen van berichten of voor de tweeminutenregel hoef je niets op te zetten. De agenda zit standaard in het programma en we zullen ook de standaard-Takenlijst gebruiken als onze map Eerstvolgende Acties. Hiermee komen we uit bij het creëren van vier nieuwe mappen.
- Kort Archief
- Later/Misschien
- Wachten Op
- Projecten
Naast deze vier mappen kun je een extra map aanmaken die je XTadaaa noemt en een map Ideeën. De map XTadaaa kun je gebruiken om taken die ondertussen zijn voltooid naar te verplaatsen. Dit geeft je steeds een goed overzicht van wat je die dag daadwerkelijk hebt gedaan.
Bron: Elke dag je hoofd en je inbox leeg
Door: Taco Oosterkamp
