Ideeën ontsluiten in een vergadering

Management is de ontsluiter van kennis: in een organisatie. Onderzoeker Tjip de Jong kwam tot de ontdekking (promotie-onderzoek, april 2010) dat het geen zin heeft projecten op te zetten en uit te rollen in de organisatie. Het management moet vooral het netwerken bevorderen, om zo ideeën bij mensen te ontsluiten.

De waarde zit dus vooral in het ondersteunen van het netwerk. Alle netwerken waarin kennisproductiviteit plaatsvond in de vorm van verbeteringen en vernieuwingen hadden vertakkingen naar buiten de organisatie, dus bijvoorbeeld met cliënten, klanten of leerlingen.

De voorzitter start de vergadering door vragen te stellen. Er zijn verschillende soorten vragen.

Sfeervragen

Wat zijn onze spelregels zodat iedereen aan de vergadering mee kan en wil doen?
Wat is belangrijk voor jullie om een goede bijdrage te leveren aan deze vergadering?
Wat moeten we hier beslist niet doen het komend uur?

Onderwerpvragen

Hoe gaat het? (simpeler kan niet)
Waar moeten we het in deze vergadering beslist over hebben?
Over welk onderwerp moet nú een besluit worden genomen?
Wat zijn je zorgen vandaag?

Feel-goodvragen

Deze vragen geven een goede sfeer in de groep deelnemers.

Waar ben je blij om?
Wat zijn je recente successen? Noem er een.

Vragen over een specifiek onderwerp/agendapunt

Wat is het probleem? Wie heeft er een andere kijk op dit probleem?
Hoe zitten we hierin?
Wie heeft er moeite met dit onderwerp/agendapunt?
Welke kansen en risico’s zien jullie voor deze situatie?
Wat zou de volgende stap moeten zijn bij dit agendapunt?

Door deze open en veelal generieke vragen geeft de nieuwe voorzitter ruimte aan de meningen. Ruimte geeft openheid. Openheid geeft vertrouwen. Vertrouwen maakt het voor de deelnemers stukken gemakkelijker zich te openen om hun kant van de zaak, hun ‘puzzelstukje’ van de oplossing, te willen delen. De voorzitter ontgrendelt zo de kennis in de hoofden van de mensen.

Door: Nathalie Vrancken, auteur van De Nieuwe Voorzitter

Het boek: De Nieuwe Voorzittter
De Nieuwe Voorzitter zorgt voor andere vergaderingen. Dit moet ook wel, nu organisaties veranderen; ze verdampen. Er wordt steeds meer in multidisciplinaire projecten gewerkt. In wisselende samenwerkingsverbanden. Vanuit verschillende locaties. Een vergadering is vaak de enige gelegenheid om zaken live met elkaar te bespreken. Maar dan wel graag met een andere voorzitter: de Nieuwe Voorzitter!