Instrument: routinematig, improviserend en projectmatig werken

Een hoeveelheid werk kan op verschillende manieren worden opgepakt, namelijk routinematig, improviserend of projectmatig. Een organisatie heeft met alle drie de manieren te maken. Wanneer kies je nu voor welke manier?

 

De keuze of je een hoeveelheid werk routinematig, improviserend of projectmatig aanpakt hangt af van wat het resultaat moet zijn van de uit te voeren werkzaamheden. De volgende vragen zijn hierbij relevant:

• Gaat het om iets nieuws, gaat het om een verandering?
• Gaat het om een concreet resultaat binnen randvoorwaarden?

Routinematig werken

Routinematig werken wordt toegepast wanneer je herhaaldelijk een resultaat wilt bereiken onder nagenoeg gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. De organisatie van het werk is steeds min of meer gelijk gestructureerd, waarbij mogelijk (prestatie)normen worden afgesproken.

Het voordeel van routinematig werken is dat het efficiënt is omdat het vaste communicatiekanalen en standaardprocedures volgt en omdat mensen zich niet uitvoerig op nieuwe taken hoeven voor te bereiden.

Het voordeel van routinematig werken is dat het efficiënt is omdat het vaste communicatiekanalen en standaardprocedures volgt.

Bij routinematig werken gaat het om het efficiënt bereiken van een resultaat en het verspillen van zo weinig mogelijk tijd en middelen. Het uiteindelijk opgeleverde resultaat zal de wereld echter niet ingrijpend veranderen.

Denk bij deze manier van werken aan een loket bij een gemeente, de kassa in een winkel, telefonisten in callcenters, eenvoudige operaties in een ziekenhuis en lopendebandwerk in een fabriek. Alle telefonische aanvragen van klanten bijvoorbeeld moeten dagelijks correct worden beantwoord en afgehandeld. Daarvoor hebben de medewerkers een taakomschrijving met bijbehorende werkprocedures.

Improviserend werken

Het werk wordt per klus verschillend uitgevoerd of volgens bepaalde richtlijnen, waarbij echter geen concreet resultaat wordt afgesproken, maar een inspanning wordt geleverd.

Improviserend werken heeft het voordeel dat het flexibiliteit biedt. Als zich plotseling nieuwe omstandigheden voordoen, kan een organisatie daarop sneller inspelen, juist omdat ze niet aan vaste procedures en regels is gebonden. Improviserend werken ligt voor de hand als iets volstrekt nieuws moet worden aangepakt, onder volstrekt onbekende omstandigheden en met (deels) onbekende werkwijzen en technieken. De uitkomst, het resultaat, is in grote mate onvoorspelbaar.

Improviserend werken heeft het voordeel dat het flexibiliteit biedt.

Denk bijvoorbeeld aan onderzoek naar de werking van medicijnen, hulpverlening bij rampen of de vervaardiging van kunst. Improviserend werken heeft meestal wel een min of meer gepland einde, maar er is geen resultaatverplichting. Het gaat bij improviserend werken om een inspanningsverplichting.

Voorbeeld: een winkel/woonhuis is uitgebrand en er zijn enkele slachtoffers gevallen. De politie zal moeten uitzoeken wat er aan de hand is. Was het een ongeluk, kortsluiting in apparatuur, verzekeringsfraude of een aanslag? Een ander voorbeeld van improviserend werken is lobbyen, partijen bij elkaar brengen en onderzoeken of dit mogelijke partners kunnen zijn in een nieuw te starten project. Research is ook een voorbeeld van improviserend werken.

Projectmatig werken

Bij projectmatig werken gaat het niet om een inspanningsverplichting (je doet je best), zoals bij improviserend werken, maar om een resultaatsverplichting (je spreekt af wat je oplevert). Is het resultaat (vastgelegd in de scope) bereikt, dan is het project ‘klaar’. Projecten hebben dan ook een gepland einde. Daarnaast zijn er bij het projectmatig werken nog andere randvoorwaarden, zoals scope, informatie, kwaliteit, tijd, capaciteit en organisatie.

Het verschil tussen projectmatig en routinematig werken is dat bij projectmatig werken gedurende een langere tijd een resultaat wordt opgeleverd, waarmee of waardoor uiteindelijk een verandering wordt bewerkstelligd. Je hoort wel eens: ‘Na een project ziet de wereld er een beetje anders uit’.

Projectmatig werken is gericht op effectiviteit. De taken bij routinematig werken duren relatief kort en zijn zoveel mogelijk evenredig gespreid in de tijd. Projecten zijn verdeeld in fasen en hebben een bepaalde levenscyclus, waardoor een gelijkmatige inzet van middelen lastiger is. Ook omzet, winst, kasstromen en risico’s fluctueren in een organisatie met projecten veel meer dan in een organisatie die vooral routinematig werkt.

Projectmatig werken is gericht op effectiviteit.

Ten slotte vindt routinematig werken over het algemeen binnen een afdeling plaats, terwijl projectmatig werken ook geschikt is voor werkzaamheden waarbij meerdere afdelingen zijn betrokken. Enkele voorbeelden bij de drie manieren van werken zijn de volgende.

Voorbeeld: als projectresultaat is geformuleerd: op 31 maart 2020 zijn al onze klanten aangesloten op ons nieuwe automatiseringssysteem. De uit te voeren werkzaamheden (taken) worden bepaald, gepland en uitgevoerd, waarvoor medewerkers uit verschillende afdelingen worden ingezet. Dit moet alles binnen een bepaald budget worden gerealiseerd.

Een ander veelgebruikt voorbeeld is de vakantie. Bij routinematig op vakantie gaan, ga je steeds naar dezelfde plek, via dezelfde weg. Improviserend betekent in dit verband: alles in de auto laden en gewoon zien waar je uitkomt en wanneer je terugreist. Projectmatig houdt in dit voorbeeld in dat je naar een nieuwe bestemming gaat en van tevoren een plan opstelt wat je wanneer wilt doen, hoeveel het gaat kosten en welke weg je neemt.

De verschillen

Binnen een organisatie komen alle drie de werkwijzen voor en ook een medewerker zelf maakt meestal gebruik van meer dan een werkwijze (iedereen neemt bijvoorbeeld wel eens deel in een project). Het is ook mogelijk dat medewerkers vanuit een projectenorganisatie, zoals een consultancy-organisatie, worden gedetacheerd bij een routinematig werkende organisatie en daar routineklussen uitvoeren.

Onderstaande figuur geeft de belangrijkste verschillen tussen de drie manieren van werken weer. A is de situatie bij de start, B is de eindsituatie.

Waarom kiest een opdrachtgever voor het projectmatig werken?

De middelen die een organisatie ter beschikking heeft zijn meestal beperkt en mogen dan ook niet worden verkwist.

• De opdrachtgever wil een bepaald resultaat en laat dit realiseren door de projectmanager (opdrachtnemer) en zijn team.
• De opdrachtgever stelt hiervoor de middelen ter beschikking en wil dan ook graag van tevoren weten wat concreet wanneer wordt opgeleverd en met welke kwaliteit enzovoort.
• De opdrachtgever wil enige mate van zekerheid; hij wil een resultaatverplichting binnen de ter beschikking staande middelen en tijd. Hij neemt geen genoegen met alleen een inspanning waarbij de resultaten onbekend zijn.

Bron: Projecten en portfolio in control, door ir. Guido H.J.M. Fröhlichs rc