In omgevingsanalyses worden issues regelmatig abstract geformuleerd. Met als risico dat niemand zich aangesproken voelt en het lastig wordt om te bepalen welke partijen nodig zijn om het issue op een goede manier gezamenlijk op te oplossen. Aan de hand van een voorbeeld over de verbouwing en herinrichting van een ziekenhuis laten we zien hoe je issues concreet kunt uitwerken.
Er zijn vier belangrijke redenen om samen na te denken over welke issues er zijn.
- Door gezamenlijk issues te benoemen vindt een inventarisatie en afweging plaats. Er kan direct verkend worden hoe anderen tegen de issues aankijken of hoe het eigen team of de organisatie zich ertoe verhoudt.
- Het helpt om eigenaren te benoemen. Het gaat voor een canvassessie te ver om alle issues een voor een uit te werken. Dat moet later gebeuren, bijvoorbeeld in aparte werksessies. Daarom is het van belang om een interne eigenaar aan te wijzen die verantwoordelijk wordt voor het betreffende issue en de uitwerking ervan. Doe dit expliciet. Stel bij elk issue de vraag: onder wiens verantwoordelijkheid valt dit?
- De issues helpen om op een andere manier naar de omgeving te kijken. Welke personen of groepen worden door het issue geraakt en zijn nodig om dit issue zorgvuldig te bespreken? Deze benadering brengt andere stakeholders in beeld dan een klassieke omgevingsscan met de usual suspects. Als partijen tijdig in beeld komen, kunnen ze tijdig worden opgezocht.
- Door de issues te inventariseren vindt ook direct een gedeelte van de voorbereiding op het eerste gesprek met stakeholders plaats. Het geeft de initiatiefnemer de kans om direct de mogelijke pijnpunten bij de stake- holders te benoemen. Als dat in een vroeg stadium gebeurt, krijgen stakeholders ook de kans om erover na te denken of actie te ondernemen.
Concreet formuleren
Issues worden geregeld abstract geformuleerd. Met als risico dat niemand zich aangesproken voelt en het lastig wordt om te bepalen welke partijen nodig zijn om het issue op een goede manier gezamenlijk op te oplossen. Houd als leidraad aan: Hoe concreter hoe beter.
Prioriteren blijkt in de praktijk ook best lastig als er een canvas vol met geeltjes hangt, rijp en groen door elkaar. Zeker als het gaat om een opgave die langer duurt, is het raadzaam om je te concentreren op die issues die nu aandacht nodig hebben en die direct aangepakt kunnen worden.
Issues verder uitwerken
Na een canvassessie is het tijd voor verdere uitwerking:
• Inhoudelijke verdieping: waar gaat het precies over?
• Rolverdeling: welke personen of organisaties zijn nodig bij een oplossing?
• Oplossingsruimte: welke ruimte is er om het issue op te lossen?
• Onderzoek of er een alternatief is als het lastig wordt om met stakeholders tot een oplossing te komen.
Per issue kan vervolgens een redeneerlijn gevormd worden die houvast biedt bij gesprekken met stakeholders. Niet om hun te vertellen hoe de wereld in elkaar zit, wel om een eigen mening te vormen en deze te toetsen en waar nodig aan te passen. Ook draagt het hanteren van redeneerlijnen bij aan de geloofwaardigheid van de initiatiefnemer in de ogen van de stakeholders. Het voorkomt dat er verschillende verhalen verteld worden.
Het voorbeeld Verbouwing en herinrichting ziekenhuis laat zien op welke wijze een issue in een aparte sessie kan worden uitgewerkt.
Verbouwing en herinrichting ziekenhuis
Wat is de opgave en wat wil men bereiken?
Het ziekenhuis wil beter toegerust zijn voor zijn regionale functie. Om voorbereid te zijn op de te verwachten toename van het aantal patiënten heeft de directie besloten een project te starten. Het gaat om de verbouwing en herinrichting van het bestaande ziekenhuis.
Issues
Bij de start van het project dienen zich enkele issues aan:
• Daglicht: Met de aankondiging van de verbouwing steekt de oude discussie over het gebrek aan dag- licht op bepaalde afdelingen en kamers van specialisten weer de kop op.
• Continuïteit van de zorg: Tijdelijk een operatie- kamer sluiten in verband met de verbouwing is eigenlijk niet bespreekbaar. Dit geldt ook voor de intensivecareafdeling.
• Nut en noodzaak: Parallel aan de verbouwing loopt een grote efficiencyoperatie, gericht op een stevige kostenreductie. Velen vragen zich af of de verbouwing in deze tijd noodzakelijk is.
Waar gaat de discussie over?
De projectleider besluit met het eerste issue te be- ginnen en onderzoekt het samen met medewerkers van het ziekenhuis. Bij een nadere analyse van het issue ‘daglicht’ blijkt dat dit raakt aan een bredere dis- cussie over de indeling van het ziekenhuis. Er is des- tijds gekozen voor zo veel mogelijk ruimte voor de patiënten (grote kamers) en dat is ten koste gegaan van de beschikbare ruimte voor het personeel. De directie en de projectleider hebben op voorhand besloten hier geen verandering in te brengen. Medewerkers vragen zich af waarom deze keuze niet heroverwogen kan worden. Zijn wij als personeel dan niet belangrijk, is een vraag die gesteld wordt. Sommigen opperen om deze discussie mee te nemen in de onderhandelingen over de nieuwe ziekenhuis-cao.
Hoe kijken wij ertegen aan?
Het projectteam heeft vooralsnog geen uitgesproken mening, maar vindt het wel belangrijk dat de kosten niet te veel uit de hand lopen. Ook kiest het team als uitgangspunt dat de belangen van alle stakeholders zo veel mogelijk gediend moeten worden.
Wie zijn de stakeholders?
Bij het issue ‘daglicht’ zijn de volgende stakeholders betrokken: de medisch specialisten, de arts-assistenten, de verpleegkundigen, de arbomedewerkers en de baliemedewerkers.
Wat zijn de standpunten en belangen?
In een aparte issuesessie met genoemde stakeholders worden de verschillende standpunten en belangen geïnventariseerd. Aan de hand van stellingen is onder andere gevraagd of zij het noodzakelijk vinden dat er meer daglicht in de spreekkamers en afdelingen moet komen. Uit de geïnventariseerde standpunten blijkt dat bij de medisch specialisten een onderscheid gemaakt moet worden tussen specialisten die een spreekkamer met raam hebben en specialisten die aan de binnenkant van het gebouw een spreekkamer heb- ben. Ditzelfde geldt voor de verpleegkundigen en de afdeling waar ze werkzaam zijn. In het tweede gedeelte van het gesprek is gesproken over ‘het waarom’ en wat zij belangrijk vinden voor hun werk. Hier was veel ge- meenschappelijkheid: een prettige, gezonde werkomgeving en ook een goede interactie met de patiënt.
Wat is de oplossingsruimte?
De eerste gedachten zijn dat er veel gewonnen kan worden met een meer flexibele indeling van de af- delingen, de locaties van de recepties voor de verpleegkundigen (waar zij een deel van de tijd werken) en een roulatie van de spreekkamers. Ook kwamen er voorstellen voor grote fotoprints op muren en deuren, waardoor de ruimtes minder steriel lijken. Het lijkt erop dat daarmee het andere principe, eenpersoonskamers voor patiënten, gehandhaafd kan blijven.
Welke aanpak?
Deze afspraken zijn als ontwerpprincipe meegenomen in het voorlopige ontwerp van de herinrichting van het ziekenhuis. Afgesproken is dat bij het definitieve ontwerp de indeling getoetst zal worden bij alle stakeholders.
Bron: Canvas Omgevingsmanagement
Door: Johanneke de Lint, Thijs Kraassenberg, Roelof Benthem.
